Como melhorar as operações da empresa com XaaS

As empresas hoje enfrentam uma ampla gama de problemas operacionais, desde processos ineficientes até infraestrutura desatualizada e a necessidade de implantação mais rápida de produtos. O conjunto de soluções conhecido como Everything as a Service (XaaS) pode ajudar a resolver todos esses problemas, bem como ajudar as empresas a reduzir custos e contribuir para aumentar a colaboração e a produtividade entre os trabalhadores.

XaaS inclui Software como Serviço (SaaS), Plataforma como Serviço (PaaS) e Infraestrutura como Serviço (IaaS). Cada um é uma versão em nuvem da implementação local tradicional. Por exemplo, o SaaS substitui os discos ou o processo de download anteriormente necessários para instalar software em uma máquina física local. As soluções XaaS também eliminam ou reduzem significativamente o custo e o esforço necessários para manter hardware e aplicativos locais.

Nas seções a seguir, discutiremos as vantagens que as soluções XaaS podem oferecer, como saber se o XaaS é adequado para sua empresa, como mapear uma estratégia de XaaS, obstáculos comuns de implementação de XaaS a serem observados e práticas recomendadas para uma implementação de XaaS tranquila. . Mas primeiro, vamos falar um pouco mais sobre o que é XaaS.

O que é XaaS?

XaaS pode ter um significado mais amplo, que é literalmente qualquer coisa como serviço, incluindo ativos físicos e equipamentos disponibilizados aos clientes por assinatura. No entanto, aqui estamos discutindo uma definição mais restrita, que é uma gama de serviços de computação em nuvem fornecidos sob demanda ou usando um modelo de assinatura pela Internet. Eles são fornecidos em três categorias gerais:

SaaS. Uma das primeiras ofertas “como serviço”, o SaaS é hospedado centralmente e entregue pela Internet por meio de assinatura. Os usuários acessam e usam o software por meio de um navegador da Web, eliminando a necessidade de hardware e software local que devem ser mantidos manualmente. Os benefícios incluem transferência da instalação e manutenção para o fornecedor, atualizações automáticas, escalabilidade e confiabilidade.

PaaS. Oferecendo uma plataforma completa de desenvolvimento e implantação na nuvem, o PaaS permite que os desenvolvedores criem, testem e implantem aplicativos sem se preocupar com configuração e manutenção do sistema. A plataforma inclui tudo o que é necessário para o desenvolvimento, incluindo ferramentas, estruturas e serviços de suporte. Os benefícios incluem simplificação do processo de desenvolvimento, maiores oportunidades de colaboração e redução do tempo de lançamento no mercado.

IaaS. Além do SaaS e do PaaS, o IaaS oferece recursos de computação virtualizados que fornecem os componentes fundamentais da infraestrutura de TI. A IaaS permite que as organizações reservem servidores virtuais, armazenamento e recursos de rede em vez de investir tempo e dinheiro consideráveis ​​em equipamentos físicos no local. Os benefícios incluem maior controle, flexibilidade para aumentar ou diminuir conforme as necessidades mudam e transferir a responsabilidade pelo gerenciamento de sistemas operacionais, aplicativos e dados para o provedor de IaaS.

O vídeo a seguir descreve e fornece exemplos desses tipos de XaaS.

Benefícios do XaaS

O desperdício de recursos humanos e técnicos quando as condições mudam é amplamente eliminado para empresas que usam uma abordagem XaaS. A capacidade de expandir e contratar o uso de armazenamento, hospedagem e acesso a dados, software, ferramentas e aplicativos é um dos principais benefícios dessa abordagem. Esta flexibilidade para ajustar a utilização destes serviços conforme necessário proporciona às empresas benefícios adicionais como se segue:

• Poupança de custos. O uso de XaaS elimina a necessidade de investimento inicial em hardware, software e infraestrutura dispendiosos e transfere essas despesas de CapEx para OpEx, proporcionando maior previsibilidade de custos e gerenciamento de orçamento. O risco de gastar muito com recursos que acabam sendo subutilizados é bastante reduzido.
• Escalabilidade. Com hardware e software físicos no local, é difícil mudar o uso com base na necessidade. Aumentar o equipamento pode levar semanas ou até meses, mas reduzi-lo é um desperdício. Os recursos virtuais permitem que as empresas resolvam esse problema porque podem ser aumentados ou reduzidos quase instantaneamente e sem desperdício. Por exemplo, com IaaS, as organizações podem provisionar e implantar rapidamente servidores virtuais, armazenamento e recursos de rede conforme necessário.
• Eficiência operacional. Ao usar XaaS, uma empresa libera uma quantidade significativa de tempo da equipe de TI, que pode ser desviado para atividades mais estratégicas e essenciais que apoiam a missão da empresa. Além disso, as próprias soluções XaaS podem melhorar a eficiência de todos os trabalhadores da empresa.
• Produtividade. Com as soluções XaaS, os funcionários podem acessar aplicativos e dados de qualquer dispositivo, proporcionando-lhes liberdade e flexibilidade para trabalhar remotamente. Além disso, essas soluções oferecem recursos de colaboração que melhoram a comunicação, o compartilhamento de informações e o trabalho em equipe, contribuindo ainda mais para a produtividade.
• Segurança melhorada. Os provedores de soluções XaaS investem pesadamente em medidas de segurança física e digital para proteger os dados e a infraestrutura dos clientes. Os procedimentos normalmente incluem criptografia de dados, controles de acesso, detecção de ameaças e auditorias regulares de segurança, bem como recursos integrados de backup e recuperação de desastres. Essas melhorias costumam ser mais robustas do que as empresas individuais poderiam fornecer para implantações de hardware e software no local.
• Agilidade na resposta às exigências do mercado. Todos os benefícios acima resultam na capacidade das empresas serem mais ágeis em suas operações. Por exemplo, um provedor de jogos on-line que subitamente obtiver um aumento repentino no número de inscrições pode criar infraestrutura adicional para lidar com o aumento da carga. Um fornecedor de software empresarial pode facilmente criar um sandbox para iniciar o desenvolvimento de uma nova ideia de produto.

O XaaS é particularmente útil para departamentos e funções específicas, incluindo TI, RH, vendas e suporte ao cliente. Por exemplo, o RH pode usar ferramentas eficientes baseadas na nuvem para recrutamento, integração e gerenciamento de desempenho, bem como fornecer portais de autoatendimento convenientes e seguros para funcionários para acessar informações de seguros, solicitar folga e funcionalidades semelhantes na nuvem.

O XaaS é ideal para sua empresa?

Não há dúvida de que o XaaS oferece inúmeros benefícios. Mas é certo para sua empresa? Pode ser se você enfrentar os seguintes desafios:

• Infraestrutura desatualizada. Os sistemas legados podem trazer certas vantagens, mas também podem ser caros de manter e não ter a escalabilidade necessária às empresas modernas, fatores que podem impedir o crescimento dos negócios.
• Orçamento de capital limitado. Como já mencionado, o equipamento físico no local exige um elevado investimento inicial, bem como custos de manutenção desconhecidos e contínuos. Para as empresas, especialmente as start-ups, esse dinheiro poderia ser melhor gasto em coisas como pesquisa, desenvolvimento e marketing.
• Recursos de TI limitados. Muitas empresas desejam limitar sua equipe apenas ao pessoal essencial, o que significa que as equipes de TI podem ser escassas. Ocupar seu tempo com instalações e manutenção de infraestrutura e software deixa pouca largura de banda para tarefas mais críticas que têm maior probabilidade de apoiar os objetivos estratégicos da empresa.
• Acesso limitado a tecnologia avançada. Empresas ambiciosas podem querer executar tarefas complexas que envolvem o uso intensivo de IA ou operações de análise de dados. No entanto, estas operações podem estar fora das suas capacidades com a tecnologia que possuem ou podem pagar.
• Preocupações com segurança. As empresas que retêm dados de clientes devem fazer todo o possível para mantê-los seguros, especialmente em setores como saúde e finanças, onde esses dados são particularmente sensíveis. Mas mesmo as melhores soluções de segurança às quais têm acesso podem ser suscetíveis a violações.
• Processos ineficientes. Softwares antigos podem ser um impedimento para comunicação e colaboração eficientes. Esses problemas podem levar a fluxos de trabalho ineficientes, compartilhamento de documentos e controle de versão que podem retardar as operações e deixar as empresas menos competitivas.

As empresas que consideram o uso de soluções XaaS devem inicialmente realizar uma auditoria para determinar quais preocupações são mais problemáticas. A próxima etapa é identificar áreas onde as soluções XaaS poderiam ser benéficas e procurar fornecedores confiáveis.

Mapeando uma estratégia XaaS

Se, após realizar sua auditoria e análise, você decidiu que as soluções XaaS poderiam funcionar para sua empresa, o próximo passo é criar um roteiro estratégico para integrá-las às suas operações. O plano deve incluir os seguintes elementos:

Objetivos e metas

Indique claramente os resultados que você espera alcançar, as melhorias que espera fazer e as metas de alto nível da empresa que deseja alcançar. Quanto mais específico você for, melhor será capaz de avaliar se as soluções XaaS selecionadas estão funcionando bem.

Avaliação da Infraestrutura Atual

Conduza uma avaliação completa da infraestrutura, aplicativos e sistemas de TI existentes. Identifique os pontos fortes, os pontos fracos e as dependências para compreender o impacto da migração e encontrar áreas que possam exigir atenção especial.

Estratégia de Migração

Desenvolver uma estratégia de migração que apoie os objetivos e metas, tendo em mente o estado da infraestrutura atual. Os fatores a serem considerados incluem qualquer tempo de inatividade que possa ser necessário, como lidar com a migração de dados, o cronograma e riscos potenciais.

Provedores de serviço

Encontre prestadores de serviços que possam fornecer as soluções de que você precisa e que possam ajudar no processo de migração, se necessário. Ao avaliar os provedores de XaaS, considere fatores como acordos de nível de serviço, localização de dados, recursos de recuperação de desastres e suporte ao cliente.

Plano de Migração

O plano de migração detalhado deve descrever as tarefas necessárias, quem é responsável pela sua execução e quanto tempo levará cada fase da transição. Certifique-se de incluir estratégias para gerenciar qualquer tempo de inatividade ou interrupções de serviço necessárias. Inclui requisitos de migração de dados, integração e personalização.

Plano de comunicação

Crie um plano de comunicação para informar as partes interessadas, funcionários e clientes sobre o processo de migração. Concentre-se nos aspectos positivos que a transição resultará, e não nos inconvenientes. Para todos os públicos, determine formas de coletar e abordar suas preocupações.

Treinamento

Assim que você tiver sua estratégia XaaS implementada, determine como você treinará os funcionários e os ajudará a mudar para o novo sistema. Esteja preparado para enfrentar a resistência ou os desafios associados à migração. Aqui, novamente, concentre-se nos aspectos positivos (como maior eficiência) que a mudança trará.

Avaliação

Crie um plano para avaliar as soluções XaaS que você implementou e determine quais serão os critérios para essa avaliação. Use os objetivos e metas que você criou no início deste processo como ponto de partida para esta etapa.

Superando obstáculos

O processo de adoção de soluções XaaS nem sempre é tranquilo. Os obstáculos a seguir são alguns dos mais comuns, portanto você deve estar preparado para enfrentá-los e enfrentá-los:

• Segurança e privacidade. Conforme mencionado anteriormente, as soluções XaaS podem fornecer um alto nível de segurança para suas operações digitais e privacidade confiável para os dados de seus clientes. No entanto, alguns provedores têm melhores procedimentos de segurança e privacidade de dados do que outros. Para resolver esse problema, realize a devida diligência com cada fornecedor que você está considerando, certificando-se de que eles tenham práticas robustas em vigor.
• Problemas do fornecedor. Infelizmente, os problemas dos fornecedores podem abranger uma ampla gama de desafios. Uma delas é a confiabilidade. Embora uma empresa possa fazer certas promessas, ela pode não cumprir. Outros incluem dependência de fornecedor e interoperabilidade. Para resolver o problema de confiabilidade, leia avaliações online ou procure outras maneiras de aprender a experiência dos clientes existentes. Para a dependência e interoperabilidade do fornecedor, inclua estratégias de saída claras e termos contratuais que protejam os dados da organização e permitam uma transição tranquila para outro fornecedor, se necessário.
• Personalização limitada. Outro desafio que você pode enfrentar é a personalização limitada na solução XaaS escolhida. Para resolver esse problema, certifique-se de que o fornecedor escolhido ofereça o nível de opções de configuração que você precisa. Tente determinar antecipadamente algumas de suas necessidades de configuração e pergunte especificamente aos fornecedores em potencial sobre elas.
• Adoção de funcionários. Um dos aspectos mais difíceis da mudança tecnológica é, por vezes, o elemento humano. Você pode ter uma transição tranquila para uma nova tecnologia, mas encontrar resistência e dificuldades entre sua equipe. Para resolver esse problema, comece bem cedo a informar os funcionários que a mudança está chegando e o que se espera deles. Forneça amplo treinamento para aprender as habilidades necessárias e múltiplas oportunidades para expressar preocupações.
• Gerenciamento de custos. Embora as soluções XaaS sejam geralmente mais econômicas, nem sempre o são. Antes de se encontrar em uma posição financeiramente precária com um serviço que você não pode pagar ou que não fornece ROI adequado, realize uma análise completa de custos e uma comparação entre soluções XaaS e opções alternativas, considerando tanto o curto quanto o longo prazo. custos. Este exercício não deve ser uma operação única. Em vez disso, avalie regularmente se o XaaS, em geral, e o provedor que você está usando são soluções econômicas.
• Questões regulatórias e de conformidade. A regulamentação e a conformidade são outra área em que os fornecedores podem dizer que farão algo, mas não o fazem. Para garantir que sua empresa esteja seguindo os regulamentos e leis, certifique-se de que seu fornecedor ofereça documentação adequada e apoie auditorias de conformidade. Colabore com sua equipe jurídica e de conformidade para garantir que o fornecedor escolhido esteja alinhado com as regulamentações aplicáveis.

Melhores Práticas

As empresas que desejam adotar soluções XaaS devem realizar pesquisas e perguntar aos colegas sobre sua experiência para reunir as melhores práticas para esse processo. Vamos revisar alguns que já discutimos.

• Planejar com antecedência. As soluções XaaS por si só não são uma resposta para problemas comerciais comuns, como falta de eficiência ou gastos excessivos. No entanto, estas soluções utilizadas no contexto de uma estratégia global de infraestrutura e software podem ser altamente eficazes. Portanto, é importante entender por que você deseja usar as soluções, para que elas serão utilizadas e os resultados esperados.
• Construa parcerias fortes. Na seção anterior, observamos alguns desafios que podem surgir ao escolher o provedor XaaS errado. É por isso que é importante examinar minuciosamente todos os fornecedores que você está considerando e escolher aqueles que mais se alinham com suas necessidades e objetivos.
• Comunicar e treinar. A importância de treinar os funcionários e de promover uma cultura de adoção não pode ser exagerada. Embora a tecnologia possa ser exatamente o que você precisa, ela será inútil se seus funcionários acharem difícil usá-la ou sentirem que não foram considerados no processo de tomada de decisão.
• Monitore o desempenho. A chave para o sucesso de muitas iniciativas empresariais é monitorar seu progresso. A adoção do XaaS não é exceção. Aqui, novamente, entra em jogo a importância de um planejamento cuidadoso. Se você conhece os resultados esperados, poderá encontrar maneiras de medir para saber o quão perto você está e ajustar seus processos quando necessário.
• Considere os custos. O custo é um dos principais motivos para adotar soluções XaaS. Portanto, tenha muito cuidado ao determinar o custo de quaisquer soluções futuras em comparação com aquelas que você está incorrendo agora.

O futuro do XaaS

Por mais potencialmente transformacional que o XaaS possa ser agora, o futuro é ainda mais promissor. Por exemplo, os fornecedores de XaaS estão a alargar as suas ofertas até ao limite, aproximando estes poderosos recursos de computação das fontes de dados. De acordo com um recente VOZ DA MARCA Forbes artigo sobre o poder do XaaS na manufatura, “Com sensores acionados por software incorporados… as máquinas agora operam na borda inteligente, tornando-as parte do fluxo de informações digitais.”

As soluções XaaS também incorporam cada vez mais recursos de IA e ML que permitem análises avançadas, insights preditivos, automação e tomada de decisões inteligentes. As estratégias híbridas e multicloud estão se tornando mais comuns à medida que as empresas combinam ofertas de XaaS de vários provedores, resultando em maior flexibilidade, redundância e otimização da carga de trabalho.

Estes desenvolvimentos proporcionarão benefícios ainda maiores no futuro, incluindo maior agilidade e escalabilidade, tomada de decisões baseada em dados, acesso a tecnologias avançadas e melhor experiência do cliente. Embora os recursos XaaS possam não ser apropriados para todas as empresas, os líderes empresariais são espertos em pelo menos explorar as possíveis vantagens que eles podem oferecer.