PROCEDIMENTOS DE COMPRA:
As declarações políticas são orientações e devem ser difíceis de compreender. É necessário evitar políticas extensas e demasiadas. A política de compras fornece diretrizes e orientações nas categorias a seguir. Ele define:
(a) Regras de compra
(b) Conduta do pessoal de compras
(c) Objetivos empresariais sociais e minoritários
(d) Questões operacionais
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O procedimento descreve a sequência de etapas que levam à conclusão de uma tarefa específica identificada. O procedimento de compra compreende as seguintes etapas conforme indicado na Fig.
procedimento de compra1. Reconhecimento da necessidade:
O início do procedimento começa com o reconhecimento da necessidade pelo setor necessitado. A reclamação é apresentada ao departamento de compras através do Formulário de Requisição de Compra prescrito, enviado pela pessoa autorizada, diretamente ou através do Departamento de Lojas. A requisição de compra especifica claramente os detalhes, como especificação de materiais, qualidade e quantidade, fornecedor sugerido, etc. Geralmente, os artigos diversos e de uso comum de baixo valor são adquiridos para estoque, enquanto os itens mais caros e especiais são adquiridos de acordo com os programas de produção. . Geralmente, os executivos de nível corporativo são signatários autorizados de tais demandas. Tais compras são aprovadas pelo Conselho de Administração. A referência da aprovação é feita na requisição e uma cópia da requisição é enviada ao secretário para efeitos de planeamento e orçamentação global.
2. A Seleção do fornecedor:
O processo de seleção de fornecedor envolve dois aspectos básicos: busca de todas as fontes possíveis e listagem das fontes identificadas. As informações completas sobre o fornecedor estão disponíveis em diversas fontes, tais como, diretórios comerciais, anúncios em revistas especializadas, mala direta dos fornecedores, entrevistas com fornecedores, vendedores, sugestões de parceiros comerciais, visita a feira, participação em convenção do setor, etc. A identificação de mais e mais fontes ajuda na seleção de fornecedores melhores e mais econômicos. Deve-se notar que o licitante com lance mais baixo nem sempre é o licitante com melhor lance. Quando tudo, exceto o preço, for igual, o licitante com lance mais baixo será selecionado. As considerações importantes na seleção são o preço, capacidade de fornecer a quantidade necessária, manutenção dos padrões de qualidade, situação financeira etc. Ressalta-se que não é necessário seguir esse processo para todos os tipos de compras. Para os pedidos repetitivos e para as compras de itens de baixo valor e lotes pequenos, geralmente são preferidos os fornecedores anteriores com bons registros.
3. Fazendo o pedido:
Uma vez selecionado o fornecedor, o próximo passo é fazer o pedido de compra. Ordem de compra é uma carta enviada ao fornecedor solicitando o fornecimento do referido material. Pelo menos seis cópias do pedido de compra são preparadas pela seção de compras e cada cópia é assinada separadamente pelo responsável por compras. Dessas cópias, uma cópia de cada é enviada ao almoxarifado, ao fornecedor, à seção de contabilidade, ao departamento de inspeção e ao departamento que faz a requisição e uma cópia é retida pelo departamento de compras para registro
4. Acompanhamento do pedido:
O procedimento de acompanhamento deve ser empregado sempre que os custos e riscos resultantes do atraso nas entregas de materiais forem maiores que o custo do procedimento de acompanhamento. O procedimento de acompanhamento tenta garantir que o pedido de compra seja confirmado pelo fornecedor e a entrega está prometido. Também é necessário revisar os pedidos pendentes em intervalos regulares e comunicar-se com o fornecedor em caso de necessidade. Geralmente, uma solicitação rotineira é feita ao fornecedor por meio do envio de um cartão postal impresso ou de uma circular solicitando que ele confirme se a entrega está a caminho ou será feita conforme combinado. Na ausência de qualquer resposta ou resposta insatisfatória, o fornecedor poderá ser contatado através de carta pessoal, telefone, telegrama e/ou mesmo visita pessoal.
5. Recebimento e inspeção dos materiais:
O departamento de recebimento recebe os materiais fornecidos pelo fornecedor. A quantidade é verificada e computada com o pedido de compra. O recebimento dos materiais é registrado em recibos ou formulários de recebimento especialmente elaborados, que também especificam o nome do fornecedor e o número do pedido de compra. Também registra qualquer discrepância, estado de dano da remessa ou inferioridade dos materiais. O departamento de compras é informado imediatamente sobre o recebimento dos materiais. Normalmente, uma cópia do recibo de recebimento é enviada ao departamento de compras.
6. Pagamento da fatura:
Quando a mercadoria é recebida em condições satisfatórias, a fatura é verificada antes de ser aprovada para pagamento. A fatura é verificada para verificar se a mercadoria foi devidamente autorizada para compra, se foi devidamente encomendada, se o preço está de acordo com os termos acordados, se a quantidade e a qualidade confirmam o pedido, se os cálculos estão aritmeticamente corretos, etc.
7. Manutenção dos registros:
A manutenção dos registros é uma parte importante da função de compra eficiente. Nas empresas industriais, a maior parte das compras são encomendas repetidas e, portanto, os registos passados servem como um bom guia para a acção futura. São muito úteis para decidir os horários das compras e selecionar a melhor fonte de abastecimento.
8. Manutenção de relações com fornecedores:
A quantidade e a frequência das transações com os mesmos fornecedores-chave fornecem uma plataforma para o departamento de compras estabelecer e manter boas relações com eles. Boas relações desenvolvem confiança mútua e segurança ao longo do tempo, o que é benéfico para ambas as partes. A eficiência do departamento de compras pode ser medida pelo valor do ágio que possui com seus fornecedores.
