Um guia para relatórios e relatórios de construção
As empresas de construção mais bem sucedidas optam por gerar diferentes relatórios que partilham todas as informações cruciais necessárias para que os trabalhos de construção possam continuar dentro do prazo e do orçamento. Esses relatórios costumavam ser distribuídos em papel e depois enviados por e-mail a todos os envolvidos. No entanto, nos últimos anos, à medida que a tecnologia avança, todos podem simplesmente clicar num programa e ter todos os relatórios arquivados na ponta dos dedos.
Isso significa que todos podem facilmente consultar outros relatórios onde quer que estejam e manter-se atualizados com as informações compartilhadas ao longo do dia de trabalho. Os relatórios digitais podem aliviar sérios encargos administrativos e mentais dos responsáveis, como os encarregados, os líderes do projeto e os arquitetos do projeto.
O que são relatórios de campo?
O reporte de campo é um dos principais pilares para o sucesso de todo projeto de construção na construção. Dá à equipe no local visibilidade total do projeto e uma boa compreensão do que precisa ser feito. Todos no local fazem parte do processo de relatório, com todas as tarefas e atividades intimamente ligadas. O menor atraso em uma tarefa pode ter um sério impacto no orçamento e no prazo de todo o projeto.
A forma como o progresso é documentado desempenha um papel substancial. Os relatórios tradicionais exigem muito tempo e recursos no dia a dia, uma carga administrativa séria que pode prejudicar a produtividade. A forma como esses relatórios são compartilhados com o restante da equipe também é importante. Excel e Word eram boas opções há dez anos, mas na maioria dos casos hoje podem causar grandes problemas. Naquela época, todos trabalhavam de forma isolada, impedindo que as diferentes partes interessadas do projeto permanecessem no controle do processo de relatórios de campo. Historicamente, isso levou a mal-entendidos dispendiosos e atrasos nos projetos.
O que é um relatório de construção?
Existem muitos tipos diferentes de relatórios de construção que cobrem um amplo espectro de atividades. Algumas das categorias mais comuns de relatórios de construção podem ser resumidas como:
Os relatórios de tendências são amplamente utilizados na indústria da construção. Eles oferecem o que há de mais moderno em diferentes tipos de construção civil e analisam se sua importância no mercado está aumentando ou diminuindo. Estes relatórios são produzidos anualmente para ajudar as partes interessadas do setor a obter uma boa visão geral das últimas tendências e mudanças do mercado.
Relatórios de materiais
Novos materiais têm perturbado o processo de construção ao longo dos últimos anos. As empresas de construção baseiam-se em relatórios de materiais num esforço para se manterem atualizadas com as últimas mudanças e aumentar a produtividade e a qualidade da construção. Para adquirir relatórios de materiais, os empreiteiros terão de adquirir ou inscrever-se em organizações/serviços que criam esses relatórios de mercado.
Relatórios de custos
Os relatórios de custos são substanciais para cada projeto de construção. São sempre utilizados na fase de licitação de uma obra para oferecer uma estimativa precisa dos custos da mão de obra e dos materiais que serão utilizados. Normalmente, um relatório de custos é elaborado pelo empreiteiro e construído de acordo com o projeto apresentado pelo cliente.
O que é um relatório de progresso da construção?
Um dos relatórios de construção mais populares é o relatório de progresso da construção, também conhecido como relatório diário, que é fundamental para o sucesso de cada projeto. Estes relatórios de progresso normalmente contêm notas de campo e uma lista de atividades realizadas diariamente. Assim que os relatórios de progresso da construção forem compartilhados, todos os envolvidos no projeto serão informados sobre a situação atual e o que ainda precisa ser concluído.
Os relatórios diários são essenciais para todos os projetos de construção e o único caminho para um processo de construção eficiente em termos de custo e tempo. Mas para que os relatórios diários sejam alcançados de forma eficiente, é necessária uma abordagem mais digital.
Como você prepara um relatório de campo na construção?
Aqui estão as 10 coisas que devem ser incluídas em cada relatório diário:
- Data: A data a que se refere a informação, que também deve ser a data em que o relatório é redigido e apresentado.
- Condições climáticas: As condições climáticas daquele dia, pois mostrarão por que certas tarefas não foram concluídas ou por que todos saíram mais cedo do local de trabalho ou chegaram atrasados.
- A condição do canteiro de obras: As condições físicas do canteiro de obras, que podem ter afetado a quantidade de trabalho realizado naquele dia.
- Visão geral dos recursos: os recursos que estavam disponíveis e indisponíveis naquele dia. Esta lista pode incluir funcionários, equipamentos e materiais.
- Tipo e status do trabalho executado em campo: O trabalho que foi executado e o status de cada trabalho.
- Lista de interrupções/atrasos: uma lista de quaisquer interrupções ou atrasos que ocorreram naquele dia.
- Lista de verificação de estoque: A lista de verificação de estoque que mostrará o que está em estoque e o que pode chegar depois do planejado.
- Riscos futuros: Os riscos potenciais para atrasos futuros, para que todos possam trabalhar para evitar estes problemas.
- Questões relacionadas à segurança e ao meio ambiente: Quaisquer incidentes ocorridos, sejam relacionados à segurança ou ao meio ambiente. O nome dos funcionários, bem como dados específicos e fotos, também devem ser incluídos.
- Notas e comentários adicionais: Pode haver dias em que notas ou comentários adicionais sejam necessários, e eles deverão ser incluídos no final caso não se enquadrem em nenhuma das outras categorias.
Por que os relatórios de construção são importantes?
Deixar qualquer uma dessas informações fora do relatório diário, ou optar por pular um relatório diário de campo aqui e ali, pode causar estragos em qualquer projeto. A falta de um relatório pode fazer com que os trabalhadores não saibam quando precisam estar disponíveis ou pode fazer com que um trabalho específico no local fique inacabado porque ninguém sabe que o trabalho ainda não foi concluído.
Os relatórios diários também podem ser úteis no final do projeto se o proprietário tiver um problema e quiser ir a tribunal por algo que foi ou não feito. Essas anotações podem comprovar que tudo foi feito como deveria, não deixando perguntas sem resposta.
Tornar o seu processo de reportagem digital garante que nenhuma informação se perca e que haja uma fonte objetiva de verdade para tudo o que aconteceu em campo. Esquecer uma pequena coisa nos relatórios de construção pode fazer a diferença entre permanecer dentro do orçamento e obter lucro e ultrapassar o orçamento e acabar endividado.
Itens essenciais para relatórios baseados em dados
A construção precisa de digitalizar o seu processo de elaboração de relatórios, a fim de coordenar melhor as equipas no terreno e preparar o caminho para um setor menos sujeito a erros. Aqui estão alguns dos elementos mais cruciais para relatórios baseados em dados:
Geração e compartilhamento de relatórios de construção
Responsabilidade clara por meio de relatórios de trilha de auditoria
Para relatórios baseados em dados, você precisa de uma ferramenta digital capaz de armazenar automaticamente todos os dados e as alterações mais recentes neles. Também torna mais fácil para os gerentes de projeto recuperar todas essas informações valiosas quando necessário.
Com um sistema como este, a equipe do projeto nunca terá que se perguntar quem fez o quê e pode ter certeza de que fotos, vídeos, comentários, relatórios de progresso e alterações de datas estarão todos registrados no sistema.
Registros diários automáticos e diário do site
A capacidade de registrar automaticamente todas as informações cruciais do projeto pode ajudar os gerentes de projeto a manter seus registros diários e diários do local atualizados, ao mesmo tempo que eliminam completamente a papelada manual. Isso leva à economia de tempo e espaço.
Relatórios personalizados
Os projetos diferem uns dos outros e, por extensão, o processo de elaboração de relatórios também difere. Portanto, ser capaz de personalizar totalmente seus relatórios e construí-los de acordo com as necessidades do seu projeto é poderoso.
