Os Pedidos de Informação (RFIs) tornaram-se cada vez mais indispensáveis, especialmente em todos os grandes projetos de construção. Eles são, no entanto, versáteis a tal ponto que muitos Engenheiros MEP adotaram seu uso para diversos fins. Focaremos nos pedidos de informação em obras e na forma de emiti-los na busca de informações complementares.
Os RFIs desempenham um papel fundamental na conclusão eficiente e económica dos projectos de construção, uma vez que facilitam a comunicação entre as várias partes interessadas. Sem eles, a qualidade dos projetos residenciais pode ser comprometida porque, por exemplo, os subcontratados não entendem certas especificações ou há falta de informações. No entanto, observe que as RFIs não substituem a comunicação verbal rotineira, pois muitos a confundem. Em vez disso, uma RFI é uma forma formal e profissional de solicitar informações às partes interessadas.
Quer você seja o contratante principal ou o subcontratante, você deve estar familiarizado com a forma como as RFIs são fornecidas. Na verdade, todas as partes interessadas num projecto de construção devem estar bem informadas sobre a forma como os RFIs funcionam, pois isso evita erros que possam surgir ao fornecer ou responder aos RFIs. Desdobraremos os aspectos que você precisa saber ao fornecer RFIs.
Qual é o conteúdo da RFI?
Um RFI constitui um processo formal através do qual o subempreiteiro, o empreiteiro principal ou qualquer parte interessada procura clareza sobre certos aspectos não inferíveis ou encontrados nos contratos de construção originais. Embora mais esforços sejam feitos para garantir que tudo esteja perfeito antes do início dos projetos, acontece que algumas confusões podem surgir durante o fluxo de trabalho. A falta de comunicação eficiente de tais aspectos em tempo hábil poderia interromper o projeto ou levar a resultados abaixo do padrão, cuja correção poderia custar uma quantia exorbitante de dinheiro. Por esta razão, a importância de um RFI não deve ser negligenciada.
Dependendo da escala do projecto, poderão ser fornecidos numerosos RFIs porque grandes projectos, por exemplo, têm muitas variáveis. Para citar alguns, os RFIs podem ser classificados nas categorias abaixo:
- Solicitações sobre alterações no design – pode haver erros no design que não foram detectados imediatamente antes do início do projeto. Um engenheiro ou arquiteto pode ser solicitado a fazer algumas alterações no projeto original.
- Solicitação de substituição de material – se determinado material não estiver disponível ou custar exorbitantemente alto, uma RFI poderá ser emitida solicitando substituições de material. Vários fornecedores poderiam receber essas solicitações para descobrir quem tem os materiais da melhor qualidade para o projeto de construção.
- Pedido de esclarecimentos – podem existir especificações, conflitos ou normas que necessitem de clareza durante a vida do projecto, pelo que um pedido de informação pode ser utilizado para esclarecer tais aspectos.
- Avaliação da capacidade do fornecedor para participar do projeto; seja para fornecer materiais ou como participantes na conclusão do projeto. Nesses casos, a RFI geralmente precede outros processos documentados relacionados, como RFP, RFT e RFQ. Muitas vezes, é feito um pedido de informação para obter informações gerais de vários fornecedores antes do início do projeto para saber se existe algum fornecedor que possa ajudar na resolução de problemas. A emissão de uma RFI não constitui um contrato juridicamente vinculativo.
Conforme indicado, estas categorias não são todas inclusivas. Uma RFI é muitas vezes mal interpretada por outras partes interessadas como uma comunicação aleatória que acaba por substituir as comunicações verbais. Também não deve ser usado como uma submissão ou algo fora do seu escopo.
Fornecendo RFIs
Ao fornecer RFIs, existem práticas recomendadas a seguir para garantir que o processo corra bem, sem variar significativamente o escopo, atrasar o projeto ou incorrer em custos. O ideal é que o RFI venha como um formulário estruturado com uma pergunta específica e outros parâmetros como o prazo. Existem modelos que você pode seguir.
Não é uma prática recomendada incluir muitas perguntas em uma única solicitação, pois isso pode causar confusões. Crie no máximo uma solicitação para cada pergunta para que seja fácil rastreá-la. Porém, o uso de formulários impressos raramente é usado nesta era moderna devido à prevalência e ao surgimento de programas de software que facilitam o envolvimento simultâneo de todas as partes interessadas.
Ao redigir solicitações de informações, siga o processo simples destacado abaixo para evitar confusões que possam causar mais atrasos. Os projectos de construção são muitas vezes realizados ao custo de financiamento de empréstimos e, por isso, é importante evitar possíveis despesas não orçamentadas, garantindo que fornece os melhores pedidos de informação.
- Seja o mais conciso, específico e inequívoco possível para que a solicitação seja compreendida por todos. Defina claramente a questão que deve ser abordada por qualquer parte interessada a quem se dirige. Evite expor problemas em vez de perguntas reais se estiver buscando clareza sobre determinados aspectos.
- Use recursos visuais para tornar sua solicitação mais clara. Podem ser desenhos, vídeos, imagens ou esboços, desde que o destinatário consiga compreender claramente as perguntas sem iniciar uma sessão de perguntas cruzadas na tentativa de entendê-las.
- Use um modelo pró-forma claramente definido.
- Tenha consideração pelos destinatários ao fornecer essas solicitações. Qualquer que seja o motivo pelo qual você emita uma RFI, leve mais em consideração o tempo dos destinatários, principalmente na hora de definir prazos. Normalmente, os prazos podem variar de 1 a 2 semanas.
- Propor ou recomendar possíveis soluções para agilizar o processo de RFI.
Benefícios das RFIs
Embora possam parecer onerosos, os RFI proporcionam muitos benefícios aos contratantes principais e subcontratantes. Resumindo, eles apresentam os seguintes benefícios:
- As informações são obtidas de forma formal e estruturada
- Fornecer esclarecimentos de conceitos para que o projeto flua sem problemas
- Fornece comunicação fácil entre várias partes interessadas em um determinado projeto
- São facilmente gerenciáveis usando programas de software de gerenciamento de documentos
RFI vs RFQ e RFP
O RFI é um dos documentos de construção: RFP e RFQ. Pode não ser aparente para um novato qual é a diferença entre esses documentos.
RFI – é um pedido de informação complementar num projeto de construção à informação constante dos contratos. O RFI é um documento multifuncional, pois também pode ser enviado antes do envio de RFPs e RFQs a potenciais fornecedores. Na verdade, ele atua como um filtro de fornecedores em projetos futuros. Nos casos em que o RFI é enviado como um meio para solicitar conhecimentos especializados para um problema específico, não deve ser visto como um documento vinculativo que constitui uma adjudicação ou garantia de seleção para o projeto.
RFP – A solicitação de proposta é emitida quando o cliente sabe qual é o problema e, portanto, envia aos potenciais contratantes para selecionar o melhor.
Solicitação de cotação – este pedido procura avaliar a competitividade dos preços dos diferentes intervenientes. O emissor busca os melhores preços acessíveis aliados à melhor qualidade do serviço ou produto oferecido.
A descrição do RFI depende da finalidade a que se destina. Por exemplo, se utilizado durante projetos de construção, pode ser utilizado para obter informações suplementares de diversas partes interessadas, tais como engenheiros, designers, arquitetos, empreiteiros principais, fornecedores e muitos mais. Se utilizado como precursor de RFP e RFQs, pode funcionar como um processo para obter informações gerais de potenciais fornecedores.
Embrulhar!
Fornecer solicitações de informações é um processo simples. Basicamente, uma RFI envolve um formulário estruturado com perguntas específicas ao destinatário. Ultimamente, o software de gerenciamento de documentos oferece uma maneira conveniente de gerenciar RFIs em uma plataforma, e isso lhe dá a liberdade de rastrear, atualizar e compartilhar as solicitações com muitos participantes ao mesmo tempo. Práticas importantes a ter em mente é ser sempre específico, claro e inequívoco ao fornecer essas solicitações. Não faça muitas perguntas em uma única solicitação para seus projetos de construção.
