Os relatórios de incidentes fazem parte das ferramentas de gestão de riscos utilizadas para descrever e avaliar as circunstâncias que levaram a um evento que potencialmente colocou em risco o bem-estar dos funcionários ou ativos da empresa. A documentação é utilizada tanto em obras como em atividades de escritório com o objetivo de evitar que casos semelhantes aconteçam no futuro.
Além de desempenharem um papel importante na melhoria das condições de segurança e na vigilância do património da empresa, os relatórios de incidentes são uma das documentações de suporte exigidas pelos seguros quando ocorrem acidentes. Eles também são utilizados por advogados para dar continuidade aos procedimentos legais para auxiliar a empresa e os funcionários durante as contestações.
Portanto, um relatório de incidente bem elaborado e detalhado é fundamental para uma gestão eficaz da qualidade dos processos de negócios.
O que é um incidente?
Do ponto de vista da gestão, um incidente é uma ocorrência inesperada que pode trazer ameaças à saúde ou colocar em risco os ativos de uma empresa – também são chamados de “quase acidentes”, pois o evento em si não causou grandes perdas.
Sempre que o incidente resulte em lesões ou danos ao equipamento e à propriedade privada, é tratado como “acidente”. Nesta ordem de ideias, todos os acidentes são incidentes.
Embora diferentes atividades económicas procurem cumprir normas específicas de serviços ocupacionais e de saúde (SSO), tanto os incidentes como os acidentes possuem uma estrutura de relatório muito semelhante, quer o evento tenha ocorrido num estaleiro de construção ou num escritório.
Qual é a estrutura de um Relatório de Incidente?
A primeira parte de um relatório de incidente é a introdução ou resumo executivo. O documento começa mencionando os padrões internacionais e nacionais aos quais o relatório está em conformidade. Adicionalmente, o propósito, o escopo e a definição da terminologia utilizada para descrever os eventos figuram no início do documento.
Se existirem várias versões do relatório, os códigos de referência devem ser exibidos antes da introdução numa tabela ao lado dos nomes e empresas dos proprietários e supervisores do processo.
O contexto do incidente é descrito após a introdução. Nesta seção, o local onde o evento se desenrola é descrito criteriosamente, incluindo o local, datas, tempo aproximado de resposta, responsabilização dos trabalhadores e, em caso afirmativo, dos terceiros envolvidos.
A terceira parte do relatório é a investigação e análise. Aqui, os resultados das entrevistas com os trabalhadores implicados fornecem uma base adicional para prosseguir com uma avaliação mais profunda das causas.
O estado físico e mental dos funcionários envolvidos também deve ser mencionado. Dessa forma, fica mais fácil saber se as causas do incidente foram por falta de medidas de segurança da empresa ou outros fatores.
Por exemplo, se o trabalhador que sofreu o incidente não se sentia bem naquele dia, a avaliação final e as conclusões devem incluir ações a serem tomadas para incentivar os trabalhadores a comunicarem as suas limitações de saúde que possam prejudicar os resultados do seu trabalho ou levar a acidentes.
Para encerrar o relatório, há uma série de recomendações sobre como prevenir acontecimentos semelhantes e mostrar os resultados da avaliação do incidente.
O ponto chave da recomendação é explicar de forma compreensível e em conformidade com os padrões mencionados na introdução, as ações corretivas a serem tomadas e o prazo esperado para implementar soluções.
5 elementos de um bom relatório de incidente
Identificar “como”, “quando”, “onde” e “quem” do incidente são elementos importantes de um bom relatório – e é mais provável que todas as empresas enfatizem estas marcas durante o desenvolvimento do documento.
No entanto, existem cinco elementos extras que todo proprietário de processo deve considerar adicionar para criar um documento que valha a pena ser compartilhado, funcional e acionável.
As informações visuais são muito mais fáceis de seguir do que parágrafos longos e densos e índices. Após a introdução, um bom relatório de incidente geralmente exibe um fluxo de trabalho do processo apresentando cada uma das principais etapas executadas para construir o documento e definir as ações corretivas.
O nível de detalhe do fluxo de trabalho depende dos requisitos da área de gestão de riscos, ou então da gravidade do incidente. As principais tarefas a mencionar no fluxo de trabalho incluem notificação do incidente, identificação dos responsáveis, entrevistas, investigação e análise, conclusão, partilha de aprendizagens e implementação.
Fatos em ordem cronológica
Quanto mais descritivo for o relatório, mais fácil será fazer uma imagem mental dos acontecimentos. Com uma imagem clara do incidente, as soluções práticas são fornecidas no documento e a implementação dessas soluções torna-se menos estressante para todos os envolvidos.
Os relatórios de incidentes devem começar mencionando os assuntos, localização exata (com coordenadas de parentes sempre que possível) e como os eventos acontecem o mais próximo possível da realidade.
A recolha de testemunhos deve começar imediatamente após o incidente – quando as memórias estão frescas. Embora isto por vezes possa parecer desnecessário para pequenos incidentes, há pequenos detalhes que podem não parecer marcantes algum tempo após o incidente, por isso passam despercebidos e não são registados – o que pode afectar o resultado do relatório.
Testemunhas e equipes
Um bom relatório de incidente muitas vezes tem uma seção exclusivamente para descrever as funções dos trabalhadores envolvidos no incidente, da equipe que respondeu à emergência e dos proprietários do processo. Ao saber quem são os profissionais responsáveis e os trabalhadores implicados, podem ser evitados potenciais problemas com informações confidenciais.
Da mesma forma, também é importante ter informações sobre a hierarquia da empresa. Através da compreensão da cadeia de comando, os problemas com os controles e relatórios de cima para baixo ou de baixo para cima são identificáveis para descobrir se o incidente foi originado de má interpretação.
Fotos e esboços
Imagens do local em questão facilitam a compreensão e avaliação das possíveis causas do incidente. As imagens ajudam os proprietários dos processos a obter um histórico visual da configuração do espaço de trabalho e como isso pode representar um perigo para os funcionários – ou bem, se o incidente foi originado por erros humanos.
As fotos devem conter pontos de referência, e devem ter uma nota de rodapé com observações importantes e uma descrição dos objetos nela contidos.
Os esboços são uma excelente forma de complementar as imagens. Nos croquis é possível exibir pontos de referência, mostrar distâncias e no geral oferecer uma descrição mais precisa do local.
Os esboços são úteis para construir uma visão mais ampla do local de trabalho. Eles também podem simplificar as informações oferecidas na imagem. Desta forma, muitos elementos que distraem ou não relacionados na imagem são ignorados e é fácil focar nos elementos que realmente causaram o acidente.
Sugestões acionáveis
Sugestões acionáveis são descritivas e diretas. Eles fornecem um contexto rápido e instruções sobre como prevenir incidentes futuros.
O aconselhamento dado na conclusão do relatório deve incluir uma visão geral das causas do incidente, os riscos a que os funcionários foram expostos, o pessoal responsável pela avaliação do caso e uma ação específica a ser tomada. Em outras palavras, se o incidente foi causado pela configuração das posições dos materiais em um armazém, as sugestões acionáveis estariam relacionadas a procurar um profissional para alterar a forma como as mercadorias são armazenadas.
Caso as medidas corretivas sejam adotadas imediatamente, uma nova seção no relatório poderá ser acrescentada com o prazo, orientações, fotos e fatores considerados para alterar a configuração do espaço, ou qualquer ação realizada.
