O SharePoint é uma plataforma versátil projetada para colaboração em equipe, gerenciamento de documentos e construção de intranets corporativas. Para maximizar seu valor, um design estratégico de experiência do usuário (UX) é essencial. Um portal do SharePoint cuidadosamente projetado pode melhorar os fluxos de trabalho, a eficiência e dar suporte à produtividade da equipe.
Ele permite que os funcionários acessem rapidamente o conteúdo de que precisam para suas funções. Neste artigo, exploraremos os princípios de design do UX do SharePoint que se concentram em layouts claros e organizados e navegação fácil, ajudando sua equipe a gerenciar documentos e tarefas com facilidade.
Compreendendo os conceitos básicos do design de UX do SharePoint
O SharePoint UX prioriza interfaces limpas e organizadas com navegação intuitiva, facilitando o acesso dos funcionários a conteúdo e ferramentas específicas de cada função. Fluxos de trabalho simplificados permitem que os usuários gerenciem, compartilhem e rastreiem documentos, promovendo uma colaboração tranquila e reduzindo o atrito nas tarefas diárias.
O que torna a experiência do usuário do SharePoint diferente da experiência do usuário da Web? Diferentemente de sites comuns, o SharePoint UX tem como objetivo simplificar processos internos, impulsionar o trabalho em equipe e gerenciar documentos de forma eficiente. Ele oferece permissões baseadas em funções, permitindo que diferentes departamentos acessem conteúdo e recursos personalizados.
As ferramentas colaborativas do SharePoint permitem coautoria em tempo real e gerenciamento de fluxo de trabalho, melhorando a produtividade interna. Em contraste, sites tradicionais visam públicos mais amplos com conteúdo uniforme, focando em atrair visitantes e consumo de informações em vez de colaboração.
Embora o SharePoint se destaque em operações internas, ele tem limitações em comparação a sites convencionais, particularmente em áreas como flexibilidade de design. Essa compensação reflete o foco especializado do SharePoint em colaboração empresarial e gerenciamento de documentos.
Abordagem de design centrada no usuário no SharePoint
Uma abordagem centrada no usuário para projetar o SharePoint Online facilita o acesso dos seus funcionários a documentos específicos que eles precisam para o trabalho. Por exemplo, o RH precisa de acesso rápido aos registros dos funcionários e formulários de avaliação de desempenho, enquanto a equipe financeira requer relatórios de orçamento e formulários de despesas. Sem essa abordagem, os funcionários podem perder tempo vasculhando conteúdo irrelevante.
Ao entender suas tarefas e pontos problemáticos, você pode desenvolver painéis que fornecem acesso de um clique a documentos e ferramentas usados com frequência. Um portal bem projetado melhora os fluxos de trabalho, suporta a produtividade e minimiza a frustração.
Princípios-chave do design de UX do SharePoint
Ao criar um site do SharePoint Online, um designer deve priorizar os seguintes princípios básicos de UX, incluindo uma interface limpa e navegação intuitiva. Essa experiência melhora a usabilidade e a satisfação do usuário, ajudando as equipes a trabalhar efetivamente em toda a plataforma.
Simplicidade e navegação intuitiva
A simplicidade e a navegação intuitiva no SharePoint focam em minimizar a desordem com um design limpo e coeso usando elementos e cores simples. Implemente apenas as seções mais relevantes, como "Documentos" ou "Tarefas", em um painel para evitar sobrecarregar os usuários.
Organize as informações logicamente, agrupe itens relacionados (por exemplo, relatórios de orçamento e demonstrações financeiras) e use menus claramente rotulados sem jargões. Isso torna a navegação fácil e intuitiva, permitindo que a equipe escaneie a página inteira para encontrar recursos rapidamente, sem treinamento extensivo.
Otimizando mega menus e navegação global
Um sistema de navegação global no SharePoint Online ajuda os usuários a acessar facilmente o conteúdo de todos os departamentos, mesmo com grandes volumes de dados.
Os mega menus oferecem uma visão geral abrangente de categorias e subcategorias. Por exemplo, uma seção de Vendas pode incluir subcategorias como "Lead Reports" e "Client Contracts", facilitando a localização de recursos relevantes rapidamente.
Links rápidos funcionam como atalhos, fornecendo acesso fácil a recursos comumente usados. Por exemplo, um link para "Solicitar PTO" pode ser colocado no painel de cada funcionário para fácil acesso.
Breadcrumb trails fornecem indicadores visuais da localização atual dos usuários dentro do site. Por exemplo, "Home > Sales > Q3 Reports > Forecasts" mostra aos usuários onde eles estão e permite que eles naveguem de volta por links clicáveis.
Consistência em todo o ecossistema do SharePoint
O design consistente em todos os sistemas SharePoint permite que os funcionários naveguem facilmente em diferentes painéis, independentemente da documentação de que precisam. Esquemas de cores alinhados à marca reforçam a confiança, enquanto a tipografia uniforme melhora a legibilidade.
Um layout consistente, com menus previsíveis e links rápidos, melhora a produtividade e a satisfação do usuário ao reduzir a carga cognitiva, permitindo que os usuários se concentrem em tarefas em vez de reaprender novas interfaces. Essa abordagem de design coeso oferece suporte a uma experiência eficiente e suave no SharePoint, garantindo que os funcionários gastem menos tempo navegando e mais tempo trabalhando.
Personalizando temas e modelos do SharePoint
Você pode contratar um desenvolvedor do SharePoint para personalizar sua plataforma do SharePoint:
Modelos de site personalizados : crie modelos com recursos específicos da empresa, como páginas de departamento e bibliotecas de documentos, para manter sua marca consistente. Kit de marca : implemente um kit de marca contendo as cores, fontes e logotipos da sua empresa para acelerar a criação de páginas. Certifique-se de que seu design contenha fontes legíveis para melhorar a experiência do usuário.
Componentes Reutilizáveis : Padronize recursos como cabeçalhos, rodapés e barras de navegação que correspondem à sua identidade corporativa. Essa personalização promove consistência e reduz o tempo necessário para criar novas páginas do SharePoint.
Design responsivo e otimizado para dispositivos móveis
Com páginas do SharePoint otimizadas para dispositivos móveis, sua equipe pode acessar informações essenciais de qualquer lugar, esteja em casa ou viajando.
Com portais amigáveis que oferecem acesso fácil, sua equipe pode recuperar documentos rapidamente e permanecer produtiva, independentemente da localização. Otimizar a experiência móvel também reduz a frustração causada por tempos de carregamento lentos ou interfaces desorganizadas, melhorando a eficiência geral.
Adaptando web parts para usuários móveis
Veja como adaptar web parts para que sejam compatíveis com dispositivos móveis:
Simplifique a navegação : adicione menus recolhíveis, como menus suspensos ou ícones de hambúrguer, para melhor usabilidade em telas menores. Foco nos principais recursos : elementos-chave como bibliotecas de documentos e listas de tarefas devem ser facilmente clicáveis sem necessidade de rolagem ou zoom excessivos. Melhore os tempos de carregamento : comprima imagens para acelerar o carregamento de páginas em redes móveis.
Otimize as interações por toque : crie botões grandes com espaçamento adequado ao redor deles para melhorar a usabilidade em dispositivos móveis. Reduza a desordem de conteúdo : minimize textos e imagens desnecessários para uma experiência mais limpa e fácil de ler. Teste em vários dispositivos : verifique seu site do SharePoint em vários dispositivos para confirmar a compatibilidade e a legibilidade.
Hierarquia visual e priorização de conteúdo
Uma hierarquia visual clara fornece aos usuários um layout estruturado, facilitando a navegação. Aqui estão algumas técnicas eficazes:
Títulos : organize seu conteúdo com títulos em negrito e subtítulos relevantes que guiem os usuários pelos menus e páginas principais. Dicas visuais : use ícones, botões ou detalhes coloridos para destacar links importantes ou chamadas para ação. Espaço em branco : adicione espaço em branco ao redor das seções para criar uma aparência mais limpa e tornar as informações mais fáceis de digerir. Tamanhos de fonte : mantenha tamanhos de fonte consistentes — maiores para os títulos principais e menores para o corpo do texto — para criar um fluxo de leitura natural.
Projetando homepages com blocos de conteúdo-chave
Para ajudar os funcionários a escanear rapidamente as informações na sua página inicial do SharePoint, considere implementar estes blocos de conteúdo principais:
Hero Web Part : destaque anúncios urgentes, atualizações de projetos ou eventos de toda a empresa em uma seção de destaque para chamar a atenção imediatamente. Links rápidos : inclua uma seção para documentos acessados com frequência e ferramentas de funcionários. Use ícones grandes com forte contraste de cores para facilitar a navegação.
Conteúdo em destaque : apresente documentos importantes, como diretrizes da empresa, perguntas frequentes e recursos específicos do departamento para manter informações importantes facilmente acessíveis. Páginas do departamento : crie links para páginas específicas do departamento, permitindo que os funcionários acessem informações relevantes diretamente da página inicial.
Personalizando o SharePoint com a UX em mente
Ferramentas de personalização podem otimizar a experiência do usuário e aumentar a produtividade. Personalizar layouts de página, ferramentas de gerenciamento de tarefas e integrar outros aplicativos melhora a usabilidade, criando uma plataforma que parece familiar e confiável para seus funcionários navegarem.
Usando a experiência moderna do SharePoint para uma melhor UX
A experiência clássica do SharePoint é mais rígida, com capacidade de resposta limitada e exigindo codificação complexa para certos recursos. Mas com a experiência moderna do SharePoint, você obtém muito mais flexibilidade, desempenho mais rápido e opções de design elegantes.
As páginas modernas carregam muito mais rápido e são totalmente responsivas em dispositivos móveis, facilitando a navegação dos usuários em qualquer lugar. Além disso, você encontrará elementos pré-construídos na galeria de web part, como bibliotecas de documentos e links rápidos, que são visualmente atraentes e fáceis de usar.
Web parts personalizadas para funcionalidade aprimorada
Para criar e integrar web parts personalizadas no SharePoint, você precisará usar o SharePoint Framework (SPFx), um poderoso conjunto de ferramentas para criar web parts do lado do cliente. Se você não tiver conhecimento técnico, a configuração do ambiente de desenvolvimento pode exigir o suporte dos serviços de desenvolvimento do SharePoint . Veja como começar:
Configure seu ambiente de desenvolvimento : comece instalando ferramentas como Node.js, Gulp e Yeoman para preparar seu sistema para desenvolvimento SPFx. Essas ferramentas ajudarão você a gerar e gerenciar seu projeto de web part. Crie um Projeto de Web Part: Use o Yeoman para gerar seu projeto de web part personalizado. Isso criará a estrutura básica que você precisa, que você pode então personalizar para se adequar aos seus requisitos de negócios.
Desenvolver Web Parts Personalizadas: Web parts personalizadas podem adicionar valor significativo ao seu site do SharePoint. Por exemplo: Ferramenta de pesquisa avançada : crie uma ferramenta de pesquisa para filtrar dados por departamento ou tipo de documento, facilitando para os usuários encontrarem o que precisam. Widgets de gerenciamento de tarefas : exiba atualizações de projetos em tempo real, mostrando status, prazos e datas de vencimento para manter sua equipe no caminho certo.
Ferramentas de colaboração : crie recursos de bate-papo ou discussões encadeadas para agilizar a comunicação no SharePoint. Implantar no SharePoint: Após o desenvolvimento, empacote sua web part e carregue-a no SharePoint App Catalog. Isso permite que usuários em toda a sua organização acessem e se beneficiem de suas ferramentas personalizadas.
Integrando aplicativos do Microsoft 365 para uma UX perfeita
Integrar ferramentas como Microsoft Teams, OneDrive e Planner no SharePoint cria um hub centralizado, permitindo que os funcionários acessem tudo sem alternar constantemente entre as guias. Essa integração torna o SharePoint um espaço conveniente para compartilhamento de arquivos, comunicação e gerenciamento de tarefas.
Com o Teams, os funcionários podem se envolver em comunicação em tempo real diretamente nas páginas do SharePoint. A sincronização do OneDrive permite que documentos compartilhados sejam editados, atualizados e gerenciados dentro do SharePoint. A integração do Planner ajuda as equipes a organizar tarefas e prazos, mantendo todos no caminho certo.
Aqui estão algumas dicas para incorporar as ferramentas do Microsoft 365:
Incorporação de calendários : use a Web Part de Eventos para incorporar calendários compartilhados do Microsoft 365, ajudando as equipes a monitorar prazos e marcos.
Listas de tarefas do Planner : vincule planos específicos usando a Web Part do Planner para exibir tarefas e prioridades em tempo real nas páginas do SharePoint. Documentos do OneDrive : extraia arquivos do OneDrive usando a Web Part da Biblioteca de Documentos para mostrar documentos recentes ou categorizados e melhorar o controle de versões.
Acessibilidade e usabilidade no design de UX do SharePoint
Tornar seu site do SharePoint acessível a todos os usuários incentiva a inclusão de funcionários com deficiências. Recursos acessíveis, como links descritivos e navegação clara, também melhoram a experiência geral do usuário, permitindo que todos encontrem informações facilmente.
A acessibilidade também remove barreiras que podem prejudicar a produtividade, permitindo que a equipe desempenhe suas funções de trabalho de forma eficiente. Além disso, muitos países têm requisitos legais que exigem acessibilidade para plataformas digitais.
Projetando para conformidade com WCAG
As diretrizes do WCAG são construídas em torno de quatro princípios básicos: seu site do SharePoint deve ser perceptível, operável, compreensível e robusto. Cada princípio tem critérios específicos que orientam o desenvolvimento
