Ferramentas, infraestrutura e soluções críticas para uma empresa distribuída

Este artigo faz parte do nosso Série de empresas distribuídas

Um dos aspectos cruciais para o funcionamento de uma empresa distribuída é estabelecer uma infraestrutura robusta e sólida. Dado que os membros da equipa de uma empresa deste tipo realizarão maioritariamente o seu trabalho remotamente e separados uns dos outros, é fundamental fornecer-lhes as ferramentas necessárias para que tenham sucesso.

Felizmente, vivemos numa época em que existem muitas plataformas e dispositivos que pode ajudar as pessoas a trabalhar onde quer que estejam. Na verdade, o aumento da velocidade e da qualidade das ligações à Internet, bem como o aparecimento de inúmeras plataformas baseadas na nuvem, abriram caminho para a abordagem distribuída.

É por isso que, como parte de nossa série sobre empresas distribuídas, abordarei as ferramentas e soluções críticas que você precisará em sua jornada para se tornar uma empresa distribuída.

Hardware, a parte frequentemente esquecida das empresas distribuídas

Estou começando com hardware porque algumas pessoas parecem esquecer a importância de fornecer aos funcionários os dispositivos e ferramentas físicas certas para realizarem seu trabalho e se concentram principalmente em oferecer-lhes soluções de software. Embora essa seja uma abordagem possível, a realidade é que o hardware e o software precisam ser de primeira qualidade para que uma empresa distribuída funcione sem problemas.

Ao falar sobre hardware, isso significa garantir que os membros da sua equipe tenham acesso às mais recentes tecnologias e dispositivos. Podem ser laptops, tablets, smartphones, monitores, câmeras, canetas digitais ou qualquer outra coisa que seus funcionários possam precisar. Isso também significa que sua infraestrutura de hardware interna (aquela que você tem em seus escritórios centrais e satélites, se houver) também deve estar no topo da linha.

Primeiro, vamos nos concentrar no hardware dos membros da equipe. Aqui, você tem três possibilidades com prós e contras distintos:

1. Deixe os membros da equipe cuidarem do hardware. Basicamente, isso significa que você pede a seus funcionários que usem seus próprios dispositivos para realizar seu trabalho. Este é o método mais eficaz em termos de orçamento, mas tem várias desvantagens, principalmente relacionadas à segurança real desses dispositivos.
2. Forneça você mesmo o hardware. Nesta opção, você equipa os membros da sua equipe com qualquer hardware de que possam precisar para realizar seu trabalho. Pode sair caro, dependendo do número de funcionários e de suas necessidades, mas você pode ter certeza de que eles obterão dispositivos seguros e atualizados.
3. Use DaaS. Já discutimos o que significa Dispositivo como Serviço, então se você quiser uma visão mais abrangente sobre isso, leia este artigo. Basta dizer que você pode pagar um provedor de DaaS para equipar os membros de sua equipe com qualquer dispositivo que você precisar, libertando-se assim de tudo relacionado à manutenção de hardware, suporte e atualizações e upgrades.

A parte de hardware da infraestrutura não termina aí. Você também deve considerar o hardware necessário para alimentar seus escritórios (caso os tenha, é claro). Isso vai além de fornecer equipamentos para as pessoas que podem trabalhar internamente.

Você também deve considerar se precisa, por exemplo, de uma nuvem privada para armazenar e processar alguns ou todos os seus dados. Se for esse o caso, você precisará de servidores e conexões dedicadas. Naturalmente, isso não se aplica a todas as empresas, portanto você precisa esclarecer seus requisitos antes de planejar sua infraestrutura interna de hardware.

As implicações do desenvolvimento de uma estrutura de hardware no escritório excedem o que abordarei aqui. A sugestão aqui é simples: considere os requisitos da equipe que poderá trabalhar internamente e suas próprias necessidades estratégicas para definir quais hardwares você terá que instalar em suas instalações. Você pode descobrir que só precisa dos dispositivos para seus funcionários ou pode descobrir que há mais do que isso.

6 tipos de soluções de software para empresas distribuídas

Além do hardware, o outro aspecto crucial de uma empresa distribuída é o software. Agora, existem muitos tipos de soluções digitais que podem capacitar uma empresa distribuída. Quais você acabará adotando dependerá do tipo de trabalho que você realiza, do tamanho da sua equipe e das necessidades específicas dos seus processos operacionais.

Isso significa que você terá que escolher as plataformas baseadas em nuvem que melhor atendem a essas especificidades. Existem, no entanto, certos tipos de soluções que são praticamente inevitáveis ​​para empresas distribuídas. Com isso quero dizer que eles se mostraram necessários para esse tipo de empresa. Mas mesmo que não pareçam necessários para você em particular, você deve considerá-los mesmo assim, pois podem aprimorar o seu dia a dia e impulsionar sua equipe.

Assim, existem 6 tipos de software que todas as empresas distribuídas devem adotar:

1. Ferramentas de colaboração. Uma das primeiras coisas com que você terá que se preocupar é garantir que os membros da sua equipe possam trabalhar uns com os outros de maneira harmoniosa e eficiente, mesmo quando estiverem separados. As melhores ferramentas de colaboração são aquelas que reúnem recursos que permitem aos usuários conversar entre si (seja por texto, chamadas ou vídeo), compartilhar arquivos, criar grupos e até servir como uma espécie de registro de registros. O melhor exemplo desse tipo de ferramenta é o Slack.
2. Ferramentas de gerenciamento de projetos. Embora as ferramentas de colaboração se concentrem principalmente no estabelecimento de uma comunicação fluente entre os membros da equipe, as soluções de gerenciamento de projetos visam fornecer suporte para o cumprimento dos objetivos de negócios. Essas soluções geralmente incluem sistemas de tickets, recursos de relatórios, opções de acompanhamento, configurações organizacionais e recursos de controle de tempo. Duas das ferramentas de gerenciamento de projetos mais populares são Jira e Basecamp.
3. Ferramentas de armazenamento de arquivos. É verdade que as ferramentas de colaboração e gerenciamento de projetos oferecem seus próprios recursos de compartilhamento e armazenamento de arquivos. No entanto, eles podem não ser eficientes o suficiente para armazenar certos tipos de dados. É por isso que você precisa fornecer à sua equipe distribuída plataformas de armazenamento de arquivos, para que eles possam organizar todos os seus arquivos em pastas baseadas na nuvem para compartilhar e trabalhar facilmente neles. Existem muitas opções aqui, mas o Google Drive e o Dropbox estão entre os mais populares.
4. Ferramentas de produtividade. A adoção de algumas das ferramentas mencionadas acima certamente terá um impacto positivo na sua produtividade (desde que você as utilize corretamente e em todo o seu potencial). Porém, existem ferramentas mais específicas que podem te ajudar nisso, melhorando seus processos e tornando toda a sua empresa mais eficiente. Veja o Pisca, por exemplo. Esta solução de produtividade oferece gerenciamento de calendário, fóruns de discussão, diretório de funcionários, feed de notícias e até aplicativos personalizáveis ​​para melhor se adequar aos seus próprios processos.
5. Ferramentas de faturamento e fatura. Uma parte essencial da condução de negócios remotamente é poder criar faturas, gerenciar pagamentos e até automatizar seu faturamento. Felizmente, existem plataformas específicas que podem ajudá-lo em todas as suas necessidades contábeis e atender vários membros da equipe onde quer que estejam. Existem muitas boas soluções de cobrança disponíveis online, incluindo Square e Invoice2Go.
6. Gerenciamento de fuso horário. Este pode não se aplicar a você, especialmente se você trabalha com uma equipe distribuída na mesma cidade, estado ou mesmo em alguns países. Isso ocorre porque toda a sua equipe está no mesmo fuso horário. Mas se você tiver pessoas espalhadas por diferentes fusos horários, precisará de uma dessas soluções, que ajuda a rastrear os membros da equipe em vários fusos horários para organizar melhor reuniões e chamadas. Existem muitas opções aqui, incluindo Timezone.io e Every Time Zone.

Seguindo esses pontos, você pode ficar tentado a pensar que precisará de 6 soluções de software e estará pronto para começar. A realidade é muito mais complicada do que isso. Dependendo da sua empresa e da sua atividade, você pode precisar de menos ou mais do que essas soluções– não há como saber com antecedência. Portanto, você precisa sentar e determinar suas necessidades, requisitos e possibilidades.

Além disso, você sempre pode classificar seus requisitos de software contratando uma empresa de desenvolvimento de software para trabalhar em soluções personalizadas para sua empresa distribuída. Embora seja mais caro do que adotar software pronto para uso já disponível no mercado, você pode descobrir que uma plataforma única e bem desenvolvida cobre a maioria das suas necessidades em um local centralizado. Cabe a você decidir.

O desempenho ideal

Uma empresa distribuída depende absolutamente de sua infraestrutura para operar adequadamente. É por isso que você precisa focar sua atenção nisso quando estiver no caminho de se tornar distribuído. Você precisa completamente entenda os requisitos de sua equipe e de seus escritórios (caso existam). A ideia é adotar apenas as soluções que satisfaçam as suas necessidades específicas.

Fazer isso pode ser complicado, especialmente se você nunca fez isso antes. As coisas ficam mais complicadas quando você considera que os requisitos mudam com o tempo e pode ser necessário alterar sua infraestrutura no futuro. No entanto, você não conseguirá prosperar como uma empresa distribuída se não fizer isso. Use este artigo como um guia para os primeiros rascunhos do seu plano e ajuste-o à medida que avança para garantir o desempenho ideal do seu ambiente tecnológico.

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