Revitalize seu software com uma revisão abrangente. Descubra os sinais de que é hora de uma atualização e como uma atualização moderna pode impulsionar o crescimento e a eficiência dos negócios.
Poderia começar com algo simples, como um problema relativamente menor dentro de um único departamento. Por exemplo, uma empresa precisava de uma forma de resolver um problema de compra após a perda de vários pedidos de clientes. No processo de resolução do problema, a equipe de TI percebeu que o software usado pelo departamento precisava ser atualizado para acompanhar as mudanças nas demandas dos clientes. Mas fazer isso interromperia outro software ao qual estava conectado.
Portanto, o outro software também precisaria ser atualizado. No processo de pesquisa de alternativas, a equipe de TI percebeu que havia um novo sistema de software que poderia resolver o problema original e executar as funções de muitos outros sistemas de software da empresa. Depois de pesar todas as considerações relevantes, a equipe decidiu que o novo software era adequado para implantação em toda a empresa.
O que começou como um simples problema floresceu em uma reformulação de software em toda a empresa. A necessidade de tal transição nem sempre se torna aparente desta forma. Os membros da equipe de qualquer departamento de uma empresa podem perceber outras condições que apontam para essa possibilidade. Incluem questões de eficiência, problemas de produção, problemas de integração ou falta de suporte para sistemas legados.
É claro que a empresa poderia decidir proativamente implementar uma iniciativa de aceleração digital. Todos esses são pontos de partida para um processo geral de revisão de software.
1 O que é uma revisão de software?
Uma revisão de software substitui ou atualiza a maioria dos softwares usados em uma empresa. A razão pode ser que o software não esteja mais atendendo às necessidades da empresa ou que a empresa esteja envolvida em uma iniciativa de aceleração digital. Uma revisão do software pode ser necessária se uma empresa alterar seus procedimentos operacionais ou simplesmente desejar atualizar seu software para fornecer funcionalidades modernas aos funcionários e, ao mesmo tempo, melhorar a produtividade geral.
2 questões de eficiência
Existem muitas razões possíveis para problemas de eficiência, como processos desatualizados. Mesmo na era da computação moderna, algumas empresas ainda possuem procedimentos baseados em papel que podem retardar as operações. Esta situação é especialmente óbvia em empresas que possuem alguns processos em papel e alguns processos eletrónicos. Os próprios processos eletrónicos também podem ser ineficientes, mas permanecem baseados na noção de que “é assim que sempre fizemos”.
Ainda outro motivo pode ser um software ineficaz. Quando o software é simplesmente lento, não possui os recursos necessários para executar as tarefas necessárias ou não atende às necessidades dos usuários, ele pode aumentar os prazos para todos os tipos de operações dentro de uma empresa. Por exemplo, se os funcionários precisarem de tempo para criar e usar soluções alternativas para melhorar o desempenho de software ineficaz, o progresso poderá ser consideravelmente retardado.
3 problemas de produção
Para empresas que produzem produtos físicos, a produção pode ficar paralisada por inúmeras razões. O equipamento pode quebrar. As cadeias de abastecimento podem ser interrompidas, limitando o número de materiais disponíveis para uso no processo de fabricação. Os cronogramas de produção podem ser muito exigentes. Desastres naturais ou doenças podem impedir que vários funcionários saiam ao mesmo tempo.
Alguns desses desafios podem ter um componente de software. Por exemplo, equipamentos quebrados podem ser causados por software que não monitora adequadamente a condição do equipamento e não planeja as atualizações necessárias que possam evitar falhas. Ou um software de gerenciamento de projetos que não leva em consideração determinadas variáveis que irão agregar mais tempo ao processo produtivo.
4 questões de integração
Quando um novo software não se integra bem aos sistemas existentes, pode ser necessário substituí-lo antes mesmo de ser colocado em uso. Obviamente, é sempre aconselhável garantir, antes de comprar um produto de software, que ele se integrará bem aos sistemas existentes. Mas e se o sistema existente for alterado antes da instalação do novo software? Ou e se um fabricante de software oferecer informações enganosas ou equivocadas sobre quais sistemas seu produto é compatível?
As questões de integração não são apenas um problema devido à necessidade de procurar uma solução diferente. Eles também podem causar problemas em sistemas existentes que podem exigir tempo e dinheiro consideráveis para serem corrigidos.
5 Falta de suporte para sistemas legados
Às vezes, o software simplesmente fica desatualizado. Isso acontece quando os fabricantes de software param de oferecer suporte a sistemas mais antigos. Quando isto acontece, as empresas devem fazer uma escolha: continuar a utilizar software que apresente um risco de segurança, atualizar o software ou interromper completamente a sua utilização. A primeira opção não é viável, dados os problemas monumentais que as violações de segurança podem causar.
No caso da segunda opção, a empresa simplesmente segue o procedimento padrão de atualização do fabricante do software.
6 Aceleração Digital
Ter as ferramentas tecnológicas certas tornou-se tão importante no mundo empresarial moderno que muitas empresas não esperam que algo dê errado para iniciar uma revisão de software. Em vez disso, estão implementando proativamente uma aceleração digital, que muitas vezes envolve a atualização ou substituição rápida de muitos, se não de todos, os sistemas de software da empresa. Há muitos benefícios em iniciar esse tipo de mudança:
- O software se adapta aos trabalhadores, e não o contrário. Cada vez mais, os novos colaboradores, especialmente os mais jovens, esperam um elevado nível de competência digital dentro de uma empresa e procuram as empresas que o possuem.
- Apesar do custo considerável de implementação de uma aceleração digital, as empresas acabam por poupar dinheiro porque podem evitar custos inevitáveis de atualização, reduzir pessoal de TI e até eliminar cargos humanos para algumas funções que a nova tecnologia pode desempenhar.
- Como muitos novos produtos de software se concentram no funcionamento remoto de equipes, as empresas podem ter um grupo maior de funcionários em potencial porque eles não precisam estar fisicamente próximos. Além disso, as empresas podem abrir novos locais e os funcionários podem continuar trabalhando nos mesmos locais.
- As empresas podem aproveitar os momentos em que os negócios podem ser mais lentos para implementar essas mudanças.
- As empresas que realizam uma aceleração digital estão em condições de serem mais viáveis em um mercado altamente competitivo.
Não importa como comece, uma revisão de software é uma tarefa enorme para a qual as empresas devem gastar um tempo considerável se preparando.
