Para muitas pessoas, projetos de construção são sinônimo de incerteza. E quem pode culpá-los quando os cronogramas de curto e longo prazo mudam da noite para o dia, os pedidos de materiais são cancelados sem qualquer aviso prévio e as informações valiosas do site nunca chegam às pessoas certas. Adicione à mistura situações imprevistas, como o surto de COVID-19 ou fenômenos climáticos extremos e você terá uma ideia.
Apesar da complexidade dos projetos de construção, as coisas não deveriam ser assim. A incerteza pode ser reduzida e os problemas críticos podem ser resolvidos significativamente mais rapidamente se as equipas de projeto combinarem corretamente três elementos vitais: pessoas, processos, ferramentas.
Conseguir as pessoas certas para ajudá-lo em seu projeto é tão importante quanto encontrar as ferramentas certas para apoiar seus processos e, eventualmente, adicionar previsibilidade à maneira como você constrói, sem se perder em um mar de dados desconectados.
É também por isso que o uso de ferramentas específicas para construção é de suma importância para o seu sucesso. Infelizmente, um número considerável de gerentes de projeto ainda escolhe ferramentas como WhatsApp e Excel para acompanhar o progresso e comunicar as atualizações mais recentes às suas equipes.
O problema é que estas ferramentas, por melhores que sejam, não são feitas para a indústria da construção e são incapazes de fornecer uma ligação precisa entre o que está a acontecer no terreno e o seu impacto no planeamento de 3 a 6 semanas ou no calendário mestre.
O resultado? As pessoas recebem informações fragmentadas que não conseguem utilizar por não saberem o que isso pode significar para o desenvolvimento do projeto.
Como resultado, os Gerentes de Projeto podem ter que gastar até 40% do seu dia buscando relatórios, participando de reuniões intermináveis ou ficando presos em chamadas inúteis.
Certamente não era isso que eles tinham em mente quando decidiram trabalhar na construção. E a pior parte? Essa certamente não é a maneira de lidar com a incerteza em seus projetos. Pelo contrário, acabam por trazer ainda mais confusão em toda a cadeia de valor, abrindo caminho para reclamações dispendiosas e disputas intermináveis.
A boa notícia é que não precisa ser assim. Sem mais delongas, aqui estão as três etapas principais para lidar com a incerteza em seus projetos de construção:
1. Invista em ferramentas feitas para construção
Já nos referimos a isso acima, mas não podemos deixar de enfatizar o quão importante é para a conclusão bem-sucedida do seu projeto de construção. Investir nas ferramentas certas permitirá que você, como gerente de projeto, fique por dentro do planejamento de 3 a 6 semanas e do programa principal, sem precisar subir e descer no campo em busca de atualizações.
Ferramentas que foram construídas tendo a indústria da construção como ponto focal têm uma vantagem única em comparação com soluções como WhatsApp e Excel porque entendem melhor como os processos de construção são sensíveis ao tempo e delicados.
Por outras palavras, permitem que todos os membros da equipa sinalizem problemas críticos atempadamente e ajudam os Gestores de Projeto a manter total visibilidade sobre o progresso de cada tarefa. Assim, todos os problemas podem ser resolvidos em tempo hábil e conflitos jurídicos graves podem ser resolvidos ou até mesmo evitados de forma mais simples e eficaz.
Então, da próxima vez que você ouvir alguém em seu projeto falando sobre planilhas de Excel, e-mails e grupos de WhatsApp, basta responder “não, obrigado!”
2. Combata a carga de trabalho administrativa
Esta é outra área que mostra como é importante para os Gerentes de Projeto escolher ferramentas digitais específicas do setor. Muitos projetos de construção estão constantemente lutando contra a carga de trabalho administrativa excessiva, pois todas as partes interessadas não têm uma maneira inteligente de relatar o progresso e conectar suas atualizações ao plano diretor.
Dito isto, os Gerentes de Projeto passam horas intermináveis ligando para as pessoas, ficando presos em reuniões inúteis ou visitando o site para verificar se possuem as informações corretas.
E as coisas podem ficar ainda mais complicadas quando se trata de contestar uma reclamação. Você terá que passar por 3.000 fotos e intermináveis threads de e-mail para encontrar aquela foto ou aquele precioso e-mail que lhe permitirá provar que não foi sua culpa o atraso de uma tarefa.
3. Modernize seus sistemas e processos
Muitos na construção pensam que a padronização não funciona na construção, pois cada projeto tem objetivos e requisitos diferentes. Portanto, fazer com que as pessoas sigam uma nova forma de trabalhar pode parecer inútil.
No entanto, isso não é verdade. Independentemente do escopo ou tamanho do projeto, 80% dos processos são sempre os mesmos. São apenas 20% que requerem ajustes especiais. Com isso em mente, rapidamente fica evidente que ao padronizar seus sistemas e processos você tem uma oportunidade única de aumentar a previsibilidade e mitigar riscos de forma muito mais eficaz.
É claro que a padronização não pode acontecer da noite para o dia. É um processo intuitivo que passa pela adoção digital. E é assim que a sagrada trindade (pessoas, sistemas, processos), que mencionamos no início do artigo, eventualmente se reúne.
Permitir que suas equipes repitam consistentemente os mesmos processos pré-concebidos, apoiados por ferramentas específicas de construção, pode levar o planejamento colaborativo em seus projetos a um nível totalmente novo e abrir o caminho para uma entrega bem-sucedida.
E o mais importante, oferecerá a você a valiosa tranquilidade de que você precisa, como Gerente de Projeto, para se concentrar nas tarefas e questões que mais importam. Afinal, você ingressou na construção para participar de projetos interessantes que trazem valor de volta à sociedade para não perder a maior parte do dia indo e voltando do canteiro de obras perdido em tarefas administrativas.
Elimine a incerteza dos seus projetos e comece a entregar mais rápido e melhor
Reduzir o risco nos seus projetos de construção pode não ser um passeio no parque, mas não é algo inatingível. Com a estratégia, as ferramentas e o talento certos implementados, você poderá ver rapidamente uma grande melhoria na forma como suas equipes colaboram e trocam informações críticas.
Ao conectá-los de maneira contínua e transparente, você tem a oportunidade de estar sempre à frente dos riscos em seus projetos e garantir que todas as partes interessadas estejam na mesma página. No longo prazo, esta abordagem irá salvá-lo de disputas dolorosas e manterá os seus projetos bem protegidos contra reclamações.
