Usando tecnologia para mudança de horário: como ferramentas assíncronas podem mudar o jogo

É raro você conhecer outra pessoa que não gostaria de ter mais tempo. Tem sido chamado de bem mais precioso e citado como mais importante que o dinheiro. O tempo também é uma das poucas coisas que ninguém pode adquirir maisnão importa quanto poder ou importância eles tenham.

Num mundo cada vez mais complexo, onde muitos de nós colaboramos com colegas em diferentes fusos horários e onde o mundo entre casa e escritório tem sido sempre confuso, pode parecer constantemente que não há tempo suficiente.

Isto é especialmente grave para os líderes tecnológicos. Frequentemente trabalhamos com funcionários e parceiros em todo o mundo e saltamos de uma reunião virtual para outra. O que parece ser uma experiência maravilhosamente produtiva o dia é repentinamente perdido para videoconferências, e-mails e bate-papos que rompem com nossas melhores intenções para nos concentrarmos em atividades e indivíduos importantes.

Poderíamos argumentar que a tecnologia é em grande parte responsável por este desfile ininterrupto de disrupções. Há, sem dúvida, alguma verdade no facto de que agora podemos ser contactados em praticamente qualquer lugar, a qualquer hora e através de meia dúzia de canais digitais. No entanto, a tecnologia pode ser combinada com algumas práticas inteligentes para fornecer possíveis curas para esta aparente falta de tempo.

Lembrando do TiVo

Você pode se lembrar do TiVo ou até mesmo do videocassete antes, se tiver uma certa idade. Esses dispositivos foram marcos revolucionários e culturais, pois permitiram que os indivíduos mudassem uma atividade de um momento para outro.

Na era das trevas, antes do streaming de entretenimento onipresente, se você quisesse assistir a um programa de televisão, era forçado a “sintonizar” no horário determinado ou torcer para que a rede transmitisse o programa novamente em um horário mais conveniente. Meus filhos ainda não conseguem processar mentalmente uma época em que “todo show era como um evento esportivo” e você pausava e retrocedia livremente.

TiVo e videocassetes permitiu que as pessoas se envolvessem em atividades de acordo com sua programação, em vez de outra pessoa. Esta é uma proposta extremamente valiosa. Apesar disso, o TiVo e o videocassete parecem agora bastante estranhos – sujeitamo-nos a dezenas de reuniões pré-agendadas durante o dia de trabalho, passando a maior parte do dia “sintonizando” a “programação” pré-ordenada, como um consumidor de televisão na década de 1950.

Você pode aplicar tecnologia semelhante de mudança de horário às suas reuniões atuais por meio de um processo de duas etapas. Primeiro, assim como você não permitiria a nenhum funcionário acesso irrestrito ao tesouro da empresa, você não deve permitir que ninguém tenha acesso irrestrito ao seu tempo.

Isso não exige que você seja rude ou difícil. Em vez disso, ligue rapidamente para o solicitante quando sua agenda permitir, caso uma solicitação de reunião não pareça relevante. Eles ficarão surpresos com o alcance rápido e pessoal. Mais importante ainda, você descobrirá que, na maioria das vezes, não é necessário que a reunião seja bem-sucedida ou você pode resolver a solicitação com um bate-papo de 5 minutos em vez de uma reunião de 45 minutos.

Em segundo lugar, para videoconferências de valor questionável ou de natureza principalmente informativa, peça ao anfitrião para ativar o recurso de gravação presente nas principais ferramentas de videoconferência. Outros participantes, ou mesmo o anfitrião, podem dizer se há áreas que seriam importantes para você, ou você pode assistir à gravação quando quiser. Você pode até reproduzi-lo na velocidade de 1,5X-2X, compactando as informações em uma janela de tempo mais curta.

Domine o trabalho assíncrono

Muitas atividades no trabalho são síncronas, exigindo várias pessoas se envolvem ao mesmo tempo para executar uma tarefa. Trabalhar de forma assíncrona, por outro lado, permite trabalhar em várias velocidades e com várias pessoas.

Se você já fez desenvolvimento assíncrono em uma linguagem como Node.js, você viu o poder (e a previsão necessária) da programação assíncrona. Assim como isso requer algum trabalho extra, o trabalho assíncrono também exige algum gerenciamento adicional para livrá-lo de estar sujeito ao cronograma de outra pessoa.

A maioria dos gerentes competentes realiza alguma forma de trabalho assíncrono. Eles delegam tarefas a vários membros da equipe, gerenciam quaisquer conflitos se algum trabalho permanecer inacabado e acionam trabalho adicional quando um trabalho é concluído. Se você conseguir aperfeiçoar essa habilidade, você se verá orquestrando como passa o dia em vez de se sentir como um pinball sendo constantemente sacudido entre as nadadeiras que outra pessoa está operando.

Concentre seu “tempo de envolvimento” com outros membros da equipe em equipá-los com as informações, ferramentas e dados de que precisam para realizar alguma atividade distinta. Em vez de reuniões amplas ou intermináveis ​​“stand-ups” que se transformam em pouco mais do que sessões de fofocas, concentre-se durante 10 a 15 minutos com os colegas nas atividades distintas que cada pessoa deve realizar e nas interdependências entre essas atividades.

Permita que os membros da equipe executem essas tarefas. Caso tenham dificuldades, peça-lhes que entrem em contato com você por chat para pequenos esclarecimentos, e-mail para comunicações mais elaboradas ou por telefone para consultas urgentes ou complexas. Observe que nenhuma dessas alternativas inclui agendar uma reunião!

A cada uma ou duas horas, verifique seu e-mail e ferramentas de chat e responda a quaisquer perguntas para manter os membros da equipe trabalhando. Essas explosões discretas de sincronização devem ocorrer em sua linha do tempo e, de preferência, por meio de ferramentas que não sejam em tempo real, para que você possa permitir que seus colaboradores também trabalhem de forma assíncrona.

Isso pode parecer logisticamente complexo, mas assim como aprender uma nova abordagem de programação, aprender um novo sistema de trabalho requer alguma perda inicial de produtividade e curva de aprendizado em troca de recompensas de longo prazo. Fazer essa transição com sucesso colocará você de volta no controle de sua agenda e fará com que a tecnologia que parece ter roubado todo o nosso tempo retorne o trabalho aos nossos termos.