O que procurar em software de produtividade

Qual é a chave para um ambiente de trabalho bem-sucedido? Produtividade.

Embora não seja necessariamente a única qualidade que você precisa em sua equipe, é certamente uma qualidade crítica. Sem ele, as equipes não conseguirão reverter resultados positivos rapidamente.

É por isso que tantas empresas estão investindo em software de produtividade. Existem muitas opções de ferramentas para melhorar a eficiência. Eles incluem softwares populares como:

• Nuvem Criativa Adobe
• Ásana
• Evernote
• Rebanho
• G Suite
• Gramaticalmente
• Escritório aberto
• Folga
• Todoist
• Alternar
• Trello
• Zapier

Com tantas opções de software para adotar em sua organização – incluindo opções customizadas ou modificadas – como saber qual é o certo para sua equipe? Aqui está o que procurar.

O que é software de produtividade?

Software de produtividade é um termo amplo que descreve a tecnologia que aumenta a produtividade individual ou de equipe. Existem muitas categorias diferentes nele, permitindo que você organize melhor, rastreie dados, agende tarefas, colabore, comunique-se e muito mais.

Este software possui aplicações pessoais e profissionais. Por exemplo, os indivíduos podem usá-lo para controlar e organizar os seus compromissos, enquanto as empresas podem simplificar os fluxos de trabalho e atribuir responsabilidades.

Em última análise, o software de produtividade deve facilitar a sua vida e a dos membros da sua equipe, permitindo que você faça mais com mais rapidez e atinja seus objetivos.

Tipos de software de produtividade

Existe uma grande variedade de diferentes tipos de software de produtividade. As categorias incluem:

• Inteligência de negócios (BI)
• Calendários
• Lista de verificação
• Comunicações
• Gerenciamento de banco de dados
• Apresentação
• Gerenciamento de projetos
• Gestão de recursos
• Planilhas
• Gerenciamento de tarefas
• Controle de tempo
• Processamento de texto

O que procurar em software de produtividade

Reputação

Nem é preciso dizer que o software em que você investe deve ser de alta qualidade. Mas como você pode saber se ainda não experimentou?

Alguns provedores podem oferecer uma avaliação gratuita antes de você assinar. Isso parece ideal, mas ainda é importante analisar também a reputação da marca e do produto. Leia as avaliações e pergunte a outros líderes e colegas de confiança.

Se você estiver trabalhando com um parceiro de terceirização para aumentar o software de produtividade existente ou construir uma nova ferramenta do zero, estude o portfólio do seu parceiro em potencial, peça referências e analise depoimentos de clientes. Você deve procurar evidências de que eles têm experiência em sua área, bem como experiência na construção de software de produtividade especificamente.

Capacidades multiplataforma e de dispositivos

Os membros da sua equipe acessarão essas ferramentas importantes em vários momentos do dia e em diversos dispositivos, incluindo computadores desktop, telefones celulares e tablets. A plataforma deve ser acessível a partir desses dispositivos sem restrições, para que ninguém tenha problemas para fazer login, independentemente do contexto.

Isso ocorre porque os funcionários podem precisar acessar dados críticos de casa por meio do telefone, dos computadores no trabalho e até mesmo em trânsito, como quando estão esperando por uma consulta ou no supermercado.

Compatibilidade

Você já possui sistemas, software e programas instalados como parte da infraestrutura do seu escritório. Você precisa que seu software de produtividade se encaixe perfeitamente no cenário geral. O objetivo da ferramenta é facilitar sua vida e não atrapalhar seu fluxo de trabalho. Mas se a sua nova ferramenta não for compatível com o software existente, isso tornará o seu ambiente de trabalho mais caótico, e não menos.

Faça um balanço de suas plataformas atuais. Se você estiver trabalhando com um fornecedor, poderá solicitar que ele faça um inventário e garanta que seus sistemas sejam compatíveis entre si.

Você também deseja evitar forçar os funcionários a recorrer a vários sistemas para a mesma finalidade. Isso prejudicará sua produtividade e causará confusão. O objetivo é armazenar suas ferramentas críticas em um sistema acessível.

Recursos de colaboração

O software de produtividade deve facilitar uma colaboração e comunicação mais fortes entre os membros da sua equipe. Dependendo da finalidade da ferramenta – e das suas necessidades como empresa – isso pode incluir compartilhamento de arquivos, recursos de edição em tempo real e muito mais.

Antes de se comprometer com uma plataforma de produtividade específica, certifique-se de que a ferramenta tenha os recursos de colaboração específicos necessários para manter os membros da sua equipe engajados.

Fácil de usar

Você deseja uma ferramenta de produtividade que seja fácil de usar para você e os membros de sua equipe. Não deveria haver uma curva de aprendizado acentuada quando se trata de software que deveria ajudá-lo e agilizar seu fluxo de trabalho. Se você estiver tendo problemas para usá-lo, é provável que outros também tenham.

Uma interface simples é um bom ponto de partida. Você deseja ser capaz de ver um layout claro e organizado que lhe dê uma visão geral antecipadamente, sem ter que fuçar. A plataforma também deve ser fácil de navegar e oferecer informações de uma forma que faça sentido. Se a ferramenta for muito difícil de seguir e manipular, nenhum de seus funcionários vai querer usá-la – e o objetivo do software é que todos invistam nele juntos para atingir seus objetivos.

Armazenamento na núvem

Hoje em dia, os membros da equipe podem trabalhar em vários locais. Os recursos da nuvem permitem que as pessoas acessem ferramentas de produtividade e as informações que armazenam, não importa onde estejam, desde que tenham uma conexão com a Internet.

Esteja você compartilhando arquivos ou acompanhando o progresso, o armazenamento em nuvem significa que você poderá ver informações importantes de praticamente qualquer local. Além disso, a nuvem significa segurança forte, por isso, mesmo quando estiver trabalhando remotamente, você terá a certeza de que seus dados estão seguros e protegidos.

O software de produtividade mudará sua organização para melhor, permitindo monitorar datas e prazos, acompanhar o progresso e facilitar uma colaboração forte. Mas sem a adesão dos funcionários e das partes interessadas, você não será capaz de maximizar o valor do seu produto. Garantir que a plataforma de produtividade tenha esses recursos essenciais é um começo para envolver todos e tornar seu negócio mais produtivo e eficiente.