O que o planejamento colaborativo significa para a construção?
Projetos de construção são negócios complexos. Um grande número de partes interessadas precisa de se unir e trabalhar para o mesmo objectivo, com total respeito pelo planeamento do projecto, tanto a curto como a longo prazo.
Todas as tarefas, atividades no local e pedidos de materiais estão inextricavelmente ligados entre si e o menor erro ou mal-entendido pode bloquear rapidamente o desenvolvimento de todo o projeto, resultando em sérios estouros orçamentários e reclamações demoradas.
Não é preciso muito para compreender a importância do planejamento colaborativo para a construção. Todas as equipes, incluindo o cliente e os subcontratados, precisam se comunicar perfeitamente entre si, contando com as informações mais recentes do local.
Infelizmente, isso nem sempre é tão simples quanto pode parecer. Os gerentes de projeto e suas equipes muitas vezes acabam perdidos em um mar de dados sem contexto. Ou seja, dados que não estão vinculados ao planejamento de 3 a 6 semanas e ao cronograma mestre. E é aqui que as coisas ficam desafiadoras.
Os gerentes de projeto podem ter que gastar até 40% do seu dia buscando atualizações, participando de reuniões que poderiam ter sido evitadas e escrevendo manualmente relatórios intermináveis que podem estar desatualizados no momento em que são concluídos. Ninguém quer isso e ninguém entrou na construção por esse motivo.
É aqui que a digitalização entra em cena como uma forma de reduzir o trabalho administrativo excessivo e fazer com que as pessoas colaborem em tempo real. Mas há um problema. Em muitos casos, os Gestores de Projeto e os outros participantes do projeto dependem de ferramentas erradas para conseguir isso.
Notificações de WhatsApp, e-mails, planilhas de Excel e ligações podem conectar pessoas em tempo real, mas não foram feitos para construção. Mesmo que você consiga enviar sua atualização em tempo real, atrasos ou erros poderão não ser evitados, pois ela não estará vinculada à última programação ao vivo. Numa frase, os Gestores de Projeto ainda não terão como saber se o seu programa reflete a realidade.
Nem é preciso dizer que isso vai contra o conceito de planejamento colaborativo na construção e pode colocar seus projetos em grande perigo.
A boa notícia é que não precisa ser assim. Ferramentas específicas para construção, processos digitais padronizados e colaboração ininterrupta entre o local e o escritório podem realmente fazer a diferença e manter seu projeto no caminho certo.
As 3 etapas para um planejamento colaborativo bem-sucedido
Sem mais delongas, você pode encontrar abaixo as três etapas principais que o ajudarão a fazer com que suas equipes colaborem perfeitamente e entreguem projetos de construção de sucesso:
A esta altura, já deve estar claro que o trabalho administrativo é uma das maiores ameaças para qualquer projeto de construção. A utilização de ferramentas digitais inadequadas à finalidade obriga muitos Gestores e Diretores de Projeto a confiar em processos manuais para enviar atualizações, registar o progresso e proteger os seus projetos contra reclamações dispendiosas.
No longo prazo, esta não é uma estratégia viável e pode ter um grande impacto na forma como as pessoas no seu projeto colaboram e gerenciam suas tarefas. Um fluxo de trabalho de comunicação fragmentado pode levar rapidamente a situações em que cada parte interessada tem uma versão diferente do programa, gerando problemas graves e mal-entendidos dolorosos.
É por isso que é necessário um ecossistema de dados aberto e altamente colaborativo. Este ecossistema deverá ser atualizado em tempo real e todos os interessados deverão poder aceder ao mesmo. Mais importante ainda, deve estar indissociavelmente ligado ao cronograma do projeto. Assim, todos estarão na mesma página e os problemas poderão ser detectados antes que cresçam fora de proporção.
2. Equipe sua equipe com as ferramentas certas
Querer reduzir a carga de trabalho administrativa excessiva em torno do seu projeto é uma coisa. Fazer acontecer é outra. Para cumprir esta missão você precisa ter as ferramentas certas. Dito isso, é preciso investir em ferramentas criadas especificamente para a indústria da construção.
Em alguns casos, os profissionais da construção pensam que só porque uma ferramenta lhes permite enviar uma atualização em tempo real, ela é automaticamente adequada à sua finalidade. A verdade é que é preciso muito mais do que isso.
Cada parte interessada em seu projeto precisa estar conectada e ter uma visão geral precisa de sua posição. Caso contrário, mesmo que recebam feedback em tempo real, ainda terão que perseguir atualizações em dez direções diferentes e percorrer intermináveis planilhas ou até mesmo quadros brancos escritos à mão para verificar se as informações recebidas estão corretas.
Não importa o quão bom alguém seja no seu trabalho, esta forma de trabalhar acabará por levá-lo a tomar decisões erradas e fazê-lo sentir-se estressado e sobrecarregado.
Não é preciso muito para perceber o quão crucial pode ser o uso de ferramentas específicas da construção para trazer planejamento colaborativo aos seus projetos e para garantir que todas as partes interessadas permaneçam conectadas e trabalhem juntas em harmonia.
3. Invista em padronização
Fazer com que as equipes sigam processos, sistemas e práticas de trabalho padronizados pode parecer impossível para algumas pessoas na construção. A razão é que eles sentem que cada um tem sua própria abordagem de trabalho e isso nunca mudará.
Mas a realidade é muito diferente. Independentemente do tamanho ou finalidade da sua obra, 80% do processo é sempre igual. Levando isso em consideração, fica facilmente evidente que ao não padronizar seus sistemas e processos você está jogando pela janela uma tremenda oportunidade de replicabilidade e aumento de produtividade em seus projetos. Em termos simples, a prática leva à perfeição. Quando você repete um processo repetidas vezes, mais cedo ou mais tarde você encontrará suas falhas e o melhorará.
Esta repetição consistente de processos pré-concebidos e padronizados, combinada com soluções digitais específicas para a construção, desbloqueará a colaboração nos seus projetos e tornará mais fácil para você, como Gestor de Projeto, e para as suas equipas manterem o controlo do processo de construção e comunicarem sem problemas. .
No que diz respeito à rapidez com que sua equipe será capaz de adotar uma nova forma digital de trabalhar, você não deverá mais ver isso como um problema real. Claro, algumas pessoas podem precisar de mais tempo no início, mas se suas equipes conseguem usar um smartphone e serviços bancários móveis, não há razão para que não possam usar um aplicativo de construção que possa facilitar suas vidas.
Melhore a colaboração e comece a entregar projetos de sucesso a tempo!
Para ter sucesso no seu planejamento colaborativo você precisa combinar três elementos cruciais: pessoas, processos e ferramentas. Ao reunir esses três aspectos, você poderá resolver problemas críticos até sete vezes mais rápido.
Esta é a razão pela qual ferramentas específicas de construção e processos padronizados podem fazer uma grande diferença em seus projetos atuais e futuros.
