Independentemente do seu campo específico de engenharia, os projetos envolvem a colaboração entre vários indivíduos, em muitos casos de diferentes organizações, e o resultado final é fortemente influenciado pela eficácia com que os membros da equipe do projeto podem colaborar uns com os outros. Relacionamentos bem-sucedidos entre empreiteiros e engenheiros são tão importantes para o sucesso que o Project Management Institute (PMI) dedica dois capítulos de seu Project Management Body of Knowledge (PMBOK) aos tópicos de gerenciamento de recursos humanos e comunicações de projetos.
O principal desafio quando gerenciar os aspectos humanos e de comunicação de um projeto vem dos curtos prazos envolvidos – a equipe do projeto é uma organização temporária, com indivíduos que podem vir de diversas empresas de design ou contratantes. Ao contrário das organizações permanentes de empresas comerciais e industriais, que podem formar o seu pessoal e formar equipas ao longo de meses ou mesmo anos, nos projetos é necessário conseguir colaboração e sinergia em apenas alguns dias.
Existem duas abordagens complementares que podem ser seguidas para garantir que as relações do projeto sejam colaborativas e eficazes, em vez de conflituosas e perturbadoras.
- O abordagem de gestão está implementando as melhores práticas, que são métodos comprovados em campo que têm produzido consistentemente resultados satisfatórios para empresas de engenharia em todo o mundo.
- Claro, isso pode ser complementado com tecnologias de informação que simplificam a comunicação e a colaboração, ao mesmo tempo que permitem que os membros da equipe concluam suas tarefas com mais eficiência.
Descubra como colocar seu projeto de engenharia dentro do orçamento agora
Melhores práticas para melhorar o relacionamento entre as partes interessadas do projeto
1) Engenharia Simultânea
A engenharia simultânea é um conceito emprestado da indústria manufatureira e consiste na mudança de uma abordagem linear para uma abordagem paralela no desenvolvimento de um novo produto. Basicamente, isto reduz o tempo que um produto leva para chegar ao mercado e melhora a colaboração entre as equipes porque toda a equipe está envolvida desde o início do desenvolvimento do produto, mesmo aqueles membros da equipe cujas funções são mais importantes nas fases finais.
Ao contrário dos produtos fabricados em linhas de montagem, os projetos de engenharia são únicos e desenvolvidos por organizações temporárias, mas o conceito de engenharia simultânea ainda pode ser aplicado com sucesso:
- Todas as etapas do projeto, desde o projeto conceitual até o comissionamento e operação, são levadas em consideração desde o início, quando as alterações podem ser abordadas mais rapidamente e com custos e interrupções mínimos.
- Todas as partes interessadas são envolvidas assim que o projecto começa, mesmo aqueles empreiteiros cujas actividades estão concentradas nas fases finais do projecto.
Quando um projecto envolve diferentes partes e as suas actividades interferem mutuamente, surgem frequentemente conflitos e podem ser necessárias alterações dispendiosas. Isto é especialmente comum quando se tenta coordenar subcontratados separados para trabalhos civis, mecânicos, eléctricos, de canalização e de TI – pedidos de alteração são comuns quando a interacção entre diferentes sistemas de construção não é avaliada adequadamente devido a uma abordagem isolada à concepção do projecto. Com a engenharia simultânea, as necessidades e exigências de todas as partes interessadas do projeto são levadas em consideração antes mesmo de iniciar a fase de projeto.
- Os planos de construção são revisados juntamente com todas as partes envolvidas, o que significa que cada empreiteiro está ciente de como suas atividades podem afetar as realizadas por terceiros.
- A interferência entre diferentes sistemas construtivos é mais rápida e barata de corrigir durante a fase de projeto, e isso ajuda a evitar conflitos e alterações de pedidos.
Além de melhorar a colaboração e reduzir conflitos, a engenharia simultânea também proporciona economias para todas as partes interessadas do projeto, pela simples razão de que minimiza o número de pedidos de alteração e também reduz os prazos de entrega.
2) Gerenciamento de Riscos do Projeto
Basicamente, risco é qualquer evento de natureza imprevisível que pode afetar o resultado final de um projeto, positiva ou negativamente. Quando os riscos se materializam, podem ser uma fonte de conflito entre as partes interessadas do projecto, mas é possível mitigar o conflito se existir um quadro sólido de gestão de riscos. A gestão de riscos é um tema complexo abordado em um capítulo completo do PMBOK, mas seu princípio básico pode ser resumido da seguinte forma:
- Identificação contínua dos riscos do projeto. Diferentes riscos tornam-se significativos em diferentes fases do projeto. Por exemplo, os riscos associados aos equipamentos mecânicos e às suas instalações eléctricas são inexistentes se o projecto ainda estiver na fase de escavações e fundações.
- Atribuir um valor ponderado a cada risco de acordo com a sua probabilidade de ocorrência e o seu potencial impacto. Por exemplo, um desastre natural tem um impacto muito elevado, mas uma probabilidade muito baixa de ocorrer, enquanto um lote atrasado de materiais tem um impacto moderado, mas é muito mais provável que ocorra. Portanto, o risco de materiais atrasados tem um valor ponderado mais elevado do que um desastre natural.
- Desenvolver uma estratégia para mitigar cada risco. Por exemplo, se um equipamento mecânico for manuseado por uma grua e o projecto for realizado durante uma estação do ano com muito vento, uma estratégia de mitigação de riscos poderia ser monitorizar o clima quando as actividades que envolvem a grua forem realizadas.
Quando a gestão de riscos é levada em consideração durante a execução do projeto, todas as partes interessadas estão cientes dos eventos que podem surgir e as estratégias para combatê-los são claramente definidas. Isto melhora a colaboração e melhora as relações entre engenheiros e empreiteiros: quando um evento de risco se apresenta ou é provável que ocorra, a equipa seguirá uma estratégia de mitigação predeterminada em vez de procurar alguém para culpar.
A gestão de riscos reduz a probabilidade e o impacto negativo dos eventos que ameaçam o projeto, e um resultado favorável disso é a redução do conflito entre as partes envolvidas. Uma estrutura sólida de gestão de riscos ajuda a prevenir condições perigosas para o pessoal e danos ao equipamento, bem como as consequências legais que podem advir de um acidente.
3) Planejamento de Comunicações
Este é outro assunto abordado em profundidade pelo Project Management Institute no PMBOK. A comunicação é um elemento necessário de todos os projetos e pode ser bastante simplificada quando são estabelecidos os seguintes elementos:
- Quais documentos serão utilizados e qual o formato exigido?
- Quem é o responsável por gerá-los?
- Com que frequência eles devem ser entregues?
- A quem devem ser endereçados?
- Canais de comunicação a serem utilizados.
Comunicações bem planejadas melhoram o relacionamento entre engenheiros e empreiteiros mesmo antes da adjudicação dos contratos.
- O procedimento padrão é emitir Pedidos de Informação (RFI) a todos os potenciais contratantes. Uma RFI significa basicamente que um fornecedor será considerado para um projeto e solicitará informações básicas sobre produtos e serviços, mas sem solicitar orçamento e proposta detalhada. Dado que o RFI não é um convite à apresentação de propostas, deve ser o mais claro e conciso possível para que o contratante possa dar uma resposta rápida – afinal, tempo é dinheiro e os fornecedores apreciam a consideração!
- Após avaliar as respostas RFI, é possível selecionar os fornecedores específicos que serão considerados. Dependendo da complexidade do projeto, o RFI pode ser seguido por um Solicitação de Cotação (RFQ), que se concentra em informações sobre preços; ou um Solicitação de Proposta (RFP)que solicita informações adicionais além de preços, como especificações técnicas ou informações da empresa.
Do ponto de vista do proprietário do projeto ou investidor, é importante ter em mente que as RFQs e as RFPs envolvem muito trabalho por parte do contratante – enviar primeiro uma RFI torna o processo mais simples e é considerado parte da etiqueta empresarial.
Melhorando o relacionamento de engenheiros e empreiteiros com a tecnologia
1) Modelagem de informações de construção
À primeira vista, o BIM pode parecer apenas uma ferramenta de design, mas tem um grande potencial para melhorar a comunicação e os relacionamentos num projeto de engenharia. Isto é particularmente verdadeiro quando soluções de software BIM são usadas para modelar sistemas complexos como instalações mecânicas, elétricas e hidráulicas (MEP).
- Quando as informações do projeto são apresentadas através de um modelo tridimensional interativo, o escopo do trabalho pode ser comunicado de forma muito mais clara aos engenheiros e empreiteiros; alguns recursos do projeto não podem ser apreciados claramente com planos de construção 2D tradicionais.
- O BIM também exibe a interação e o espaço livre entre os diferentes sistemas construtivos, evitando interferências e permitindo que os empreiteiros coordenem seu trabalho.
Quando utilizado em combinação com a engenharia simultânea, o BIM pode ser uma ferramenta muito poderosa para planear projetos de forma mais eficaz e alcançar um maior grau de sinergia entre todas as partes envolvidas.
2) Plataformas de gerenciamento de projetos
Existe hoje uma ampla seleção de ferramentas e aplicativos de gerenciamento de projetos que melhoram o planejamento, o acompanhamento de atividades e o compartilhamento de informações. Engenheiros e empreiteiros podem colaborar de forma mais eficaz quando as informações estão prontamente acessíveis. Alguns exemplos de soluções de TI que podem ser implantadas são os seguintes:
- Bancos de dados de projetos baseados em nuvem: Quando os arquivos do projeto são gerenciados manualmente, pode ser um desafio acompanhar as versões e garantir que todas as partes tenham as informações mais atualizadas, e um fluxo ineficiente de informações pode causar confusão e conflito. Por outro lado, quando existe uma base de dados única à qual todas as partes interessadas podem aceder, as informações conflitantes são eliminadas.
- Aplicativos de gerenciamento de equipe: Existem também soluções e aplicativos de software que têm como objetivo simplificar a coordenação entre os funcionários. Essas ferramentas podem acompanhar o calendário de trabalho de cada indivíduo, determinar o melhor horário para programar uma reunião e também enviar lembretes automáticos.
A reunião inicial: um elemento-chave da colaboração do projeto
Você pode ter a melhor estrutura de gerenciamento de projetos, mas ela deve ser comunicada a todas as partes envolvidas para que seja eficaz. A melhor forma de o conseguir é através de uma reunião de lançamento, que tem como objetivo criar entrosamento e entusiasmo entre a equipa do projeto, ao mesmo tempo que fornece informações importantes como:
- Entregas do projeto.
- Papéis das diferentes partes interessadas.
- Apresentar o plano diretor do projeto e identificar potenciais riscos.
- Estabelecer como o desempenho será avaliado. Isto inclui como as visitas ao local do projeto serão agendadas e o que serão avaliadas.
- Estabelecer como será realizada a comunicação do projeto e apresentar as ferramentas que serão utilizadas para esse fim.
- Apresentar quaisquer políticas específicas do cliente que devem ser seguidas durante o projeto. Isto é comum em instalações industriais, onde os riscos de segurança podem ser maiores do que em ambientes comerciais e residenciais.
Basicamente, uma reunião inicial garante que todas as partes envolvidas no projeto estejam na mesma página antes de começar, preparando o terreno para colaboração e sinergia.
Minimizando pedidos de mudança durante a execução do projeto
As ordens de alteração são uma fonte muito comum de conflito durante os projetos, porque normalmente envolvem custos extras que alguém deve assumir. Dependendo do tipo de contrato, estes custos extras podem ser assumidos pelo cliente, pelo contratante ou por ambos. A chave para minimizar os pedidos de alteração reside na comunicação eficaz, e tanto os clientes como os prestadores de serviços são responsáveis por isso:
- O proprietário do projeto deve garantir que todas as informações sejam claramente compreendidas por todas as partes envolvidas. O Engenharia simultânea A abordagem mencionada anteriormente é muito eficaz para isso porque garante que toda a equipe esteja envolvida no projeto assim que ele começa.
- Os empreiteiros também são responsáveis por analisar em profundidade as informações do projeto e garantir que todas as questões sejam abordadas o mais cedo possível, quando ainda podem ser realizadas alterações nos planos e especificações, e não no projeto em si.
- Se forem identificadas alterações necessárias durante a fase de licitação, o proprietário do projeto deve garantir que sejam comunicadas a todos os participantes para garantir uma concorrência leal.
Fechando o Projeto
O encerramento do projeto é um momento crítico em que a gestão ou a comunicação inadequadas podem minar as relações entre engenheiros e empreiteiros que têm sido bem-sucedidas até agora. A seguir estão algumas recomendações para evitar conflitos durante o encerramento do projeto:
- Usando uma lista de pendências acordada antes de iniciar o projeto. Basicamente, uma lista de pendências detalha aspectos do projeto que não atendem às especificações e devem ser corrigidos antes da liberação do pagamento final. Idealmente, o formato deste documento deve ser apresentado durante o arranque do projeto e as condições de pagamento devem ser apresentadas de forma clara e antecipada. Quando não há surpresas, a probabilidade de conflito é reduzida.
- Documentar atrasos do projeto durante a execução. Os contratos de projetos geralmente incluem multas por atraso na entrega, mas não se aplicam se os motivos do atraso forem de magnitude significativa e estiverem fora do controle do empreiteiro. Se os atrasos forem documentados detalhadamente ao longo do projeto, não haverá disputas sobre prazos perdidos no final.
Observações Finais
Minimizar conflitos durante um projeto de engenharia requer um alto grau de inteligência emocional por parte dos gerentes de projeto e uma comunicação eficaz entre todas as partes envolvidas. A prevenção de conflitos é benéfica tanto do ponto de vista humano como financeiro – um ambiente de projecto negativo pode ser emocionalmente desgastante para o pessoal, e a baixa sinergia entre as partes envolvidas aumenta os custos do projecto e prolonga os prazos de entrega.
Nota do Editor: Esta postagem foi publicada originalmente em setembro de 2016 e foi reformulada e atualizada para maior precisão e abrangência.
