Muitos gerentes de projetos que trabalham em projetos com muita repetição nos dizem que precisam gastar até 50% do seu tempo todas as semanas em tarefas administrativas pesadas relacionadas ao planejamento. O programa deles está travado no MS Project e para atualizá-lo eles precisam passar por inúmeras notificações do WhatsApp, e-mails ou telefonemas. Não demora muito para que eles fiquem enterrados sob uma montanha de trabalho que não agrega verdadeiramente valor aos seus projetos.
O que realmente significa agregar valor? Considera-se que uma atividade acrescenta valor a um projeto apenas quando cumpre três critérios distintos:
- o cliente concorda em pagar por esta atividade.
- a atividade é executada corretamente desde a primeira vez.
- a atividade tem um impacto direto e positivo na adequação, função ou forma do produto final.
O problema é que, em muitos casos, os gestores de projetos e as suas equipas tendem a ignorar estes critérios, abrindo a porta ao desperdício. Num projecto de construção, o desperdício pode ser brevemente definido como uma actividade que não cumpre os três princípios acima mencionados. Isso poderia ser:
- transporte desnecessário de veículos e materiais de um lugar para outro.
- materiais sendo danificados no estoque porque foram pedidos muito cedo ou armazenados de maneira inadequada.
- tempo de inatividade entre tarefas no local.
- movimentos desnecessários (que podem até significar gastar muito tempo andando para cima e para baixo do local até outras instalações como a cantina, por exemplo).
- fazendo mais trabalho do que a quantidade exigida do cliente.
- realizar mais tarefas e atividades antes é necessário.
- retrabalho e custo adicional devido a defeitos.
Como já se pode constatar, existe um vasto leque de atividades que não acrescentam valor ao desenvolvimento de um projeto e que, infelizmente, ainda são consideradas a norma, alimentando atrasos, reclamações comerciais e uma forte cultura de culpabilização.
Para ajudá-lo a evitar acabar nesta espiral, aqui estão três perguntas que você deve sempre se perguntar antes de começar a trabalhar em suas previsões de curto prazo e em seu plano mestre:
1. Integrei o zoneamento em meu planejamento?
Um dos erros mais comuns, porém cruciais, cometidos pelos gerentes de projeto, especialmente em projetos que apresentam muita repetição, é não conseguirem integrar o zoneamento em seu planejamento. Imagine, por exemplo, que você está gerenciando um projeto residencial multifamiliar onde várias unidades idênticas separadas precisam ser construídas. Ou que você está trabalhando em um grande projeto hospitalar.
De qualquer forma, há uma série de especificações que você deve satisfazer e um conjunto de tarefas que você deve realizar para cada unidade/quarto. Mas você não pode trabalhar em tudo de uma vez. Os subcontratantes precisam de ser capazes de aceder a cada zona (ou seja, quarto ou apartamento) no momento certo e depois avançar para a zona seguinte no momento certo, para que as próximas partes interessadas também possam fazer o seu trabalho.
Para que isso aconteça e ao mesmo tempo evitar o caos, você precisa combinar o zoneamento com seu planejamento de curto prazo e, posteriormente, ser capaz de compartilhar o progresso mais recente com seus subcontratados em um local dinâmico e compartilhável na nuvem. Caso contrário, mais cedo ou mais tarde você correrá o risco de que alguns de seus colaboradores percam de vista a situação do projeto. Simplificando, eles não terão como saber quando será sua vez de comparecer ao local para realizar seu trabalho. E é assim que você pode rapidamente enfrentar atrasos e fluxos de trabalho ineficientes.
2. Defini claramente para minha equipe quando uma tarefa é considerada “concluída”?
Esperar que outros subcontratados ou membros da equipe concluam suas tarefas é normalmente um dos principais motivos por trás dos atrasos e do tempo de inatividade em um projeto. Como você poderia evitar isso? Definindo em equipe qual é a noção de “trabalho realizado” para que a próxima atividade possa começar.
Ter um conjunto claro e padronizado de regras e práticas sobre quando uma tarefa deve ser considerada encerrada é a chave para alinhar as expectativas de todos os membros da equipe e evitar erros. Quando uma transferência deve ser considerada bem-sucedida? Ou quando é o momento certo para o próximo pedido de material chegar ao local e onde?
Estas questões podem, em teoria, parecer simples, mas num estaleiro de construção podem ser o combustível para atrasos, tempos de inatividade ou mesmo reclamações comerciais que podem colocar as suas margens em sério risco. É por isso que é crucial que os gerentes de projeto e todos os demais envolvidos em um projeto tenham uma visão única, central e ao vivo do planejamento de curto prazo. Se as pessoas continuarem circulando pelo site segurando as informações na cabeça ou em formatos desconectados (impressos, PDFs, planilhas de Excel), logo serão arrastadas para um jogo constante de combate a incêndios, sem saber se o que são fazer realmente ajuda ou não.
Portanto, saber quando uma tarefa deve ser descrita como “concluída” e comunicar sua conclusão às partes certas em um ambiente colaborativo na nuvem pode fazer uma enorme diferença. Caso contrário, a incapacidade ou relutância em padronizar e conectar seus cronogramas e as partes interessadas acabará por criar silos e uma imagem distorcida do progresso do projeto. Ou seja, mais atrasos, mais disputas e menos tranquilidade para você no dia a dia.
3. Concentrei-me o suficiente na preparação?
A falta de foco na preparação de um projeto de construção é outra área onde há muito espaço para melhorias para muitos gestores de projetos. A única exceção podem ser eventos externos, como mau tempo.
Contudo, a preparação não deve começar e terminar aí. A maioria dos problemas que surgem no local podem ser resolvidos através de uma melhor antecipação e preparação em torno de pedidos, entrega, escolhas, desenhos e planejamento da força de trabalho disponível.
Geralmente, vemos que surgem problemas se o trabalho no local não foi pensado com as partes relevantes ou se o trabalho de preparação foi realizado tarde demais, levando a trabalhos de última hora e erros.
Por exemplo, pode ser que você esteja atrasado em seu projeto porque os elementos pré-fabricados chegam tarde demais ao local. Se for esse o caso, é preciso reunir todas as partes envolvidas (engenheiros, fornecedores, etc.) e juntos encontrar a causa raiz e a solução do problema para que isso não aconteça novamente. É desta forma que se pode garantir uma abordagem proativa em termos de preparação de projetos e resolução de constrangimentos para que imprevistos não sejam sinónimo de desastre.
4. Tenho uma cultura forte em torno do planejamento?
Uma de suas principais responsabilidades como gerente de projeto é criar e manter um ritmo regular para o seu projeto. Para que isso aconteça, você precisa planejar com antecedência e agendar tarefas estrategicamente em partes gerenciáveis. Conforme mostrado por pesquisas recentes, se você conseguir entregar pequenas tarefas pelo menos 80% dentro do prazo e sem comprometer a qualidade, provavelmente entregará dentro do prazo e do orçamento.
Portanto, em vez de tentar agendar tudo detalhadamente do início ao fim, ou focar apenas nos marcos que deseja atingir, planeje no curto prazo e comece a contar com previsões de 3 a 6 semanas continuamente atualizadas.
Uma boa maneira de começar essa abordagem é conectar sua equipe em torno de uma versão compartilhada e ao vivo do programa e atualizá-los regularmente sobre os próximos marcos (com falta de mais de um mês) e dependências entre tarefas. Assim, você consegue manter todos na mesma direção e manter um bom ritmo de desenvolvimento do seu projeto.
O método é uma excelente arma em seu esforço para aumentar o envolvimento e a colaboração no local. Isso o ajudará a planejar todas as atividades que agregam valor com mais detalhes à medida que as equipes se aproximam cada vez mais na execução do trabalho real. O método integra os valores do “planeamento pull”, no sentido de que o único trabalho prometido é aquele que pode e será eventualmente concluído de acordo com o planeado.
Porque, no final das contas, o sistema não é uma corrida de indivíduos, mas um esporte de equipe onde é necessária uma visão do sistema e o envolvimento ativo de todos os membros da equipe para garantir que as promessas oferecidas sejam confiáveis.
5. Minhas ferramentas são adaptadas para construção?
Essa é a pergunta de um milhão de dólares se você deseja aumentar a produtividade em seus projetos e garantir a conclusão bem-sucedida de suas previsões futuras.
Os gestores de projetos tendem a acreditar que as ferramentas que utilizam são adequadas à finalidade e foram concebidas para colaborar com diferentes equipas nos seus projetos de construção. Em muitos casos, a verdade é muito diferente.
Principalmente quando se trata de ferramentas como MS Project, WhatsApp, Email e Excel que não são desenvolvidas para equipes de construção. Essas ferramentas podem ser ótimas para outras ocasiões, mas não podem oferecer a visibilidade do site que você procura. Mais analiticamente:
- Eles não fornecem uma visão “ao vivo” local e compartilhável do projeto.
- Os dados compartilhados por meio deles não possuem conexão com o cronograma mestre. Isso torna difícil para as pessoas verem onde as coisas estão em geral e quais tarefas estão progredindo, o que vem a seguir e quem é responsável por quê.
- A informação está dispersa em muitas plataformas diferentes, dificultando o processo de denúncia.
- Eles não permitem a colaboração entre partes interessadas internas e externas, o que torna o seu esforço para conectar todas as equipes em campo muito mais desafiador.
Rapidamente fica claro que usar as ferramentas erradas pode realmente impactar suas previsões de 3 a 6 semanas. Suas equipes não têm uma visão em tempo real do projeto e não há clareza sobre quem é responsável pelo quê, levando a uma tomada de decisão lenta e disfuncional.
Portanto, da próxima vez no local, certifique-se de fazer esta pergunta a si mesmo. Caso contrário, você rapidamente se sentirá fora de controle e não terá visibilidade sobre o seu projeto.
