Terminar o dever de casa na escola sempre foi uma conquista. Seja uma hora antes do início das aulas ou um dia antes do fim das férias. Terminar um projeto é uma conquista por si só. Esse sentimento continua até o fim. Quando se trata de uma obra, o sentimento se amplifica.
Arquitetos, gerentes de construção ou empreiteiros são pessoas apaixonadas que trabalham incansavelmente para transformar planos ambiciosos em realidade e contribuir para a sociedade à sua maneira.
No entanto, esta é uma missão difícil. Gerenciar uma equipe de tantas pessoas é uma tarefa hercúlea. Os gerentes de construção precisam manter os olhos e os ouvidos abertos enquanto ficam de pé o dia todo para administrar a multidão.
Os gerentes de projeto nos dizem que passam 40% do seu tempo no local, dia após dia, participando de reuniões, fazendo ligações e redigindo relatórios. Isso pode ser extremamente frustrante, especialmente quando dependem de ferramentas que não são adaptadas à indústria da construção.
E, infelizmente, isso não é tudo. Eles sempre precisam estar totalmente alinhados com o gerente do local para garantir que seu projeto permaneça protegido contra reclamações comerciais e que todas as não conformidades sejam resolvidas a tempo, para que não haja surpresas desagradáveis durante as entregas.
É também por isso que muitos pensam nos gestores de construção como os reis sem coroa da indústria. Eles têm que lidar com tantas questões candentes ao mesmo tempo, nunca perder de vista o planejamento e, mais importante, fazer do canteiro de obras um local seguro para todos que ali trabalham.
Como gerenciar um projeto de construção passo a passo
Levando tudo isso em consideração, apresentamos a seguir 10 dicas poderosas que podem ajudar todos os gerentes de construção a ficarem atualizados sobre seus projetos e aumentar a visibilidade do site sem se afogar na carga de trabalho administrativa excessiva:
1. Escolha ferramentas específicas para construção
Não é segredo que a indústria da construção é viciada em Excel e WhatsApp. E nós entendemos o porquê. Ambas são ótimas ferramentas que podem facilitar muito o seu dia a dia e permitir que você se conecte com diferentes pessoas com apenas alguns cliques.
Porém, quando se trata de gerenciar um projeto de construção, eles não são suficientes. E a razão é simples. Eles não conseguem vincular o planejamento às atualizações que você recebe do site.
O resultado? Os gerentes de projeto acabam não tendo visibilidade do que está acontecendo em campo e rapidamente se deparam com tomadas de decisão complicadas e carga de trabalho administrativa excessiva. É por isso que é tão importante encontrar as ferramentas certas para seus projetos.
Ao contar com uma ferramenta específica para construção, eles podem obter uma visualização ao vivo do seu projeto no local e compartilhável e acompanhar o progresso de cada equipe em todas as etapas. No longo prazo, isso pode economizar tempo e dinheiro.
2. Use uma única fonte de verdade
Outro grande problema para muitos gestores de construção em todo o mundo tem a ver com a quantidade de tempo que gastam na recolha de todas as informações de que necessitam de múltiplas fontes e partes interessadas.
Novamente, isso está intrinsecamente ligado ao uso de ferramentas que não são desenvolvidas para a indústria e não podem se conectar e interagir entre si em uma única fonte de dados.
Usar uma única fonte de verdade em seus projetos pode reduzir significativamente a carga administrativa e fornecer a visão geral necessária para tomar decisões informadas com mais rapidez e comunicar-se com suas equipes de maneira integrada.
3. Reduza a carga administrativa
Já mencionamos o pesadelo administrativo da construção no início deste artigo, mas não podemos enfatizar o suficiente o impacto que isso tem no setor. Sem dúvida, os gerentes de projeto são os que mais sofrem com isso.
Tantas reuniões e telefonemas que deveriam ser uma notificação em uma ferramenta específica para construção roubaram deles horas, senão dias, de trabalho significativo.
Isso é algo que precisa mudar. E só há uma maneira de isso acontecer. Utilizando ferramentas específicas de construção que podem conectar as diferentes partes interessadas e garantir que todos reportem numa única fonte de dados e tenham total visibilidade sobre as tarefas que são importantes para eles.
Assim, a responsabilidade é transferida para as equipes locais e os gerentes de projeto têm mais liberdade para concentrar sua atenção nas coisas que mais importam.
4. Faça da segurança uma prioridade
Nosso próximo conselho é algo que não podemos enfatizar o suficiente. A segurança deve ser sempre a prioridade número um, independentemente do tipo ou orçamento do seu projeto. Nada é mais importante que a vida humana e isso é algo que os gerentes de projeto conhecem bem em primeira mão.
Ou estamos falando de segurança na obra ou de gerenciar o estresse para que os trabalhadores da construção civil possam ser felizes e, por extensão, produtivos focando no bem estar de sua equipe é de suma importância.
E isso é algo que também está intimamente ligado ao planejamento. Quanto mais um projeto sai do controle, maior é o estresse que pesa sobre os ombros das partes interessadas do projeto.
No entanto, ao focar na segurança você garante que incidentes graves serão evitados e que a maioria das tarefas será concluída mais rapidamente. Isso pode dar espaço tanto para você, como gerente de projetos, quanto para sua equipe respirar melhor e ser muito mais eficaz durante o plantão.
5. Invista em repetibilidade
Neste blog, já nos referimos inúmeras vezes à importância da padronização e por que investir na repetibilidade é o caminho a seguir. Graças também à crise da COVID-19, a indústria da construção necessita desesperadamente de encontrar uma nova normalidade.
Ou seja, uma forma de reduzir atrasos e construir com mais eficiência e maior qualidade. A industrialização de certas partes do processo produtivo pode desempenhar um papel decisivo nessa direção.
Especialmente, em projetos onde você tem que construir uma série das mesmas estruturas ou seguir uma série de processos iguais, a padronização permite que você melhore seus processos e obtenha melhor controle da maneira como você projeta, gerencia e se comunica em torno de um projeto.
Simplificando, é a abordagem “já estive lá, fiz aquilo” que acabará por levá-lo a uma entrega mais rápida e a uma maior lucratividade.
6. Conecte qualidade ao seu planejamento
Muitas equipes de projeto em todo o mundo estão acostumadas a lidar com não conformidades no final de um projeto, pouco antes da entrega. Isto causa sérios atrasos na entrega do projeto ao cliente, pois em muitos casos são descobertos ainda mais problemas no último minuto.
Como gerente de projeto, você não quer se colocar numa situação como essa. Por isso, é uma excelente ideia começar a resolver as não conformidades à medida que vão surgindo em vez de deixar tudo para o final do projeto.
Para conseguir isso, você precisa conectar suas verificações ao planejamento de curto e longo prazo. Dessa forma, você pode obter controle total do processo de construção e ter melhor visibilidade de quais tarefas no local exigem mais atenção.
Isso também pode fazer milagres em seu esforço para manter seu projeto livre de reclamações, pois você estará sempre um passo à frente de todos os outros.
7. Fique sempre por dentro dos custos
Este conselho pode parecer um pouco genérico, mas na realidade é porque em cada projeto de construção existem múltiplas fontes que podem gerar custos do nada. Nesse sentido, é preciso estar sempre por dentro de todos os aspectos do projeto para evitar isso.
Claro, é mais fácil falar do que fazer. A boa notícia é que existem certas áreas por onde você pode começar. Mais especificamente, limitar atrasos, ser extremamente cuidadoso na gestão dos seus materiais (por exemplo, evitar encomendar materiais demasiado cedo ou demasiado tarde), responder ou levantar reclamações rapidamente podem ser algumas das formas de assumir a responsabilidade pelo seu projeto e manter o seu orçamento sob controlo. .
Todos os itens acima exigem, porém, uma comunicação impecável entre o seu site e a sala de reuniões e depende muito do uso das ferramentas certas. Por isso, mais uma vez, voltamos ao conselho número 1: escolha ferramentas digitais adaptadas à indústria da construção.
8. Seja extremamente cuidadoso com as reclamações
Não é nenhum segredo que as reclamações comerciais são uma das maiores dores de cabeça para todos os gerentes de projeto. O menor erro e você pode rapidamente ficar preso em uma disputa de construção sem fim.
E a pior parte? O tempo que você gasta (de semanas a meses, às vezes) procurando aquele e-mail ou aquela foto preciosa que prova que você não é o culpado pelo atraso ou pelo problema de qualidade que apareceu.
9. Traga o lean para o site
A construção enxuta é sem dúvida um dos métodos mais brilhantes de gerenciamento de um projeto de construção. Principalmente no início de um projeto, oferece aquela clareza visual única sobre as diferentes tarefas e responsabilidades de cada equipe do projeto.
Por melhor que seja, às vezes pode acabar sendo um pouco confuso devido ao fato de ser um processo manual que depende de post-its coloridos e um quadro branco.
Como poderíamos superar isso? Bem, trazendo seu plano colorido para o site em formato digital. Isso não significa que o quadro branco de volta ao escritório precise ser removido. Pelo contrário, continuará a ser uma parte vital dos processos devido à clareza visual que proporciona e que pode ser útil de muitas maneiras diferentes. Por exemplo, quando você tem equipes que falam idiomas diferentes, a codificação por cores pode ser valiosa.
No entanto, deve haver uma maneira melhor de atualizá-lo ou de refletir as mudanças nas previsões em tempo real. Isso pode ser feito através do uso de ferramentas digitais que foram projetadas e construídas tendo a construção como principal foco. Procure essas ferramentas e torne-as uma extensão do seu quadro branco.
10. Lidere e leve todos com você
Por último, mas não menos importante, lembre-se sempre de que você está liderando este projeto. Certifique-se de estar próximo de suas equipes e ouvi-las tanto do ponto de vista profissional quanto pessoal.
Isso o ajudará a ganhar a confiança deles e a estabelecer uma comunicação mais direta e confiável com eles.
Isso é extremamente importante não apenas para seus projetos atuais, mas também para seus projetos futuros. Como mencionamos acima, a repetibilidade é fundamental, e qual a melhor maneira de investir na repetibilidade tendo as mesmas equipes trabalhando com você continuamente.
Mas para fazer as pessoas quererem trabalhar para você, no final das contas você precisa ser um bom líder.
Comece a trabalhar de maneira mais inteligente hoje!
Agora você já tem uma boa ideia de como pode gerenciar seus projetos de construção de maneira eficaz para poder entregar mais rápido e mais barato, sem comprometer a qualidade. Mas isso é apenas o começo, pois agora é hora de agir!
