Todos os projetos de construção dependem de uma longa cadeia de partes interessadas que têm de trabalhar em conjunto e comunicar de forma contínua para que as tarefas programadas sejam concluídas dentro do prazo e do orçamento.
É claro que todos no setor sabem que é quase impossível concluir uma obra sem sofrer qualquer tipo de atraso. No entanto, isso não significa que não haja como reduzir os contratempos em seus projetos e evitar erros dispendiosos que poderiam eventualmente levar a reclamações e disputas legais intermináveis.
É aqui que a comunicação oportuna entra em cena. Aumentar a velocidade de resposta nos seus canteiros de obras é o primeiro passo para um projeto com total visibilidade do local, onde todas as partes interessadas estão voltadas na mesma direção.
Mas como você poderia conseguir isso sem enfrentar a morte por causa de um milhão de aplicativos ou sem se afogar em um mar de informações desconectadas?
Bem, pode parecer complicado, ou até impossível para alguns, mas realmente não precisa ser. Contanto que você tenha o software certo em sua caixa de ferramentas, você poderá recuperar gradualmente o controle da comunicação do seu projeto e preencher a lacuna entre a sala de reuniões e o canteiro de obras.
Se agora você está se perguntando o que significa o software certo, estamos simplesmente falando de uma ferramenta digital específica do setor e que foi projetada e construída tendo a construção como sua única prioridade.
E a razão por trás disso é simples. Ferramentas como WhatsApp, Messenger, e-mail ou mesmo Excel podem ser ótimas, mas não são suficientes para gerenciar seus projetos com eficácia porque não fornecem esse link valioso entre as atualizações do site e as previsões de 3 a 6 semanas ou o cronograma mestre.
Para você, como gerente ou diretor de projeto, isso significa simplesmente que a tomada de decisões sobre cada atualização que você recebe do site se torna muito mais difícil porque falta uma visão clara de tudo o que está acontecendo no site. Em outras palavras, quanto menos você vê, mais lenta será sua resposta às atualizações do campo. Infelizmente, isso também se aplica às equipes de projeto e aos subcontratados.
Mais uma vez, fica claro como a visibilidade do site é importante para reduzir o tempo de inatividade e garantir uma comunicação perfeita em seus projetos.
As três etapas para uma comunicação mais rápida entre o site e o escritório
Na tentativa de ajudá-lo a escapar do pesadelo da comunicação fragmentada e da carga administrativa que a acompanha, apresentamos a seguir os três passos que lhe permitirão aumentar a velocidade de resposta nos seus canteiros de obras. Para que você possa entregar projetos de sucesso mais cedo e mais baratos:
1. Escolha ferramentas digitais específicas para construção
Já mencionamos acima a importância de implementar soluções digitais específicas do setor em seus projetos de construção, mas não podemos enfatizar isso o suficiente. Você pode ter as melhores pessoas em campo, mas sem as ferramentas certas em mãos, elas não conseguirão dar andamento ao seu projeto.
Ao mesmo tempo, sem uma visualização ao vivo compartilhável no local do seu projeto, você também achará extremamente desafiador acompanhar o progresso de cada equipe. Dito isso, você poderá rapidamente passar quase metade do seu tempo perseguindo atualizações e escrevendo relatórios que estão desatualizados no momento em que são emitidos. O resultado?
- A velocidade de resposta e, por extensão, a velocidade de reação serão extremamente baixas.
- Os subcontratados aparecerão no local em vão.
- Seu projeto ficará vulnerável a reclamações comerciais.
- As entregas serão atrasadas e a insatisfação do cliente aumentará.
2. Confie em uma única fonte de dados
Neste blog, você deve ter lido repetidamente sobre a importância de ter uma única fonte de verdade para seus projetos. Novamente, o objetivo por trás disso é bastante simples. Usar uma fonte de dados garante melhor comunicação e reduz significativamente a carga de trabalho administrativo.
Além disso, ao centralizar toda a comunicação do projeto, torna-se mais fácil garantir o progresso do projeto, pois todos permanecerão focados no cronograma e sempre se sentirão confiantes de que nenhuma informação crucial será esquecida ou perdida.
Além de uma melhor comunicação, uma única fonte de verdade também pode ajudá-lo a elevar o nível dos seus processos de gestão da qualidade. Todas as verificações de qualidade e segurança agora serão facilmente vinculadas ao plano principal e os problemas críticos serão resolvidos à medida que você avança, não deixando espaço para surpresas dispendiosas durante as entregas.
Mas a velocidade da resposta também pode se referir à eficácia com que você e o gerente do site abordam as reivindicações. Ao ter todas as informações críticas em um só lugar, você pode encontrar e recuperar em poucas horas aquele e-mail ou foto que poderia proteger seu projeto contra reclamações comerciais. Isso é extremamente poderoso, considerando o tempo e o esforço normalmente necessários para combater sinistros em um projeto de construção.
Esta é também mais uma prova de quão importante é implementar ferramentas específicas de construção nos seus projetos, pois elas podem fornecer uma fonte de dados única e segura, aberta a todas as partes interessadas do projeto.
3. Padronize para combater a carga administrativa
A padronização já começou a se tornar uma parte essencial do novo normal na construção. Pode assumir diferentes formas dependendo do setor ou do projeto em que está envolvido, mas o conceito principal é sempre o mesmo. Adicionando mais previsibilidade à sua produção e ganhando mais controle sobre os diferentes aspectos dos seus projetos.
Nem é preciso dizer que, ao estimular a padronização e a repetibilidade de tarefas, você também tem uma oportunidade única de melhorar a comunicação do seu projeto.
Por exemplo, ao introduzir formulários de inspeção e listas de verificação padronizados e fáceis de usar, você pode acelerar significativamente a comunicação sobre o gerenciamento da qualidade em seus projetos. A longo prazo, isto poderá levar a uma resolução mais rápida de não conformidades, a menos erros e, por extensão, a uma entrega mais rápida do projeto.
Assim, torna-se facilmente evidente que a repetibilidade e a tomada de decisões eficaz passam por uma boa comunicação. Quanto melhor a conexão entre o local e o escritório, melhor será a visibilidade do local para você e suas equipes.
Por mais repetitivo que possa parecer, tudo volta ao nosso primeiro ponto. A implementação de ferramentas específicas de construção que podem oferecer suporte a uma forma perfeita de conexão com diversas partes interessadas em seu projeto.
Como manter todos em seu projeto na mesma página
No final das contas, uma boa comunicação em um projeto de construção tem tudo a ver com manter todos alinhados. Essa é a única maneira de evitar erros ou pelo menos resolvê-los o mais rápido possível.
Neste artigo, apresentamos alguns dos primeiros passos que você precisa seguir para atingir seu objetivo. No entanto, este é apenas o começo.
Em um esforço para ajudá-lo a obter total visibilidade e controle sobre seus projetos, convidamos você a baixar nosso e-book detalhado sobre a importância de ferramentas específicas do setor para o seu projeto.
