Quando o financiamento estiver disponível no orçamento de infra-estruturas do governo, eles farão um comunicado de imprensa com vários recursos ou anunciarão uma “convocação de licitações”. Parte do processo no início de qualquer projeto que necessite de um trabalho de qualidade é a necessidade de estimativas ou licitações.
Assim, “Compradores” ou “Clientes” farão um apelo à ação devido aos fatores resultantes. Assim, o público-alvo são os pequenos ou grandes empresários de construtoras. Bem como investidores imobiliários que compram casas em execução hipotecária com o objetivo de consertá-las e vendê-las com lucro.
3 tipos de RF
O principal objetivo dos 3 tipos de documentos que solicitam informações (ou seja, orçamentos, propostas, licitações,…) de empresas e empresários são os resultados que podem ser alcançados por cada licitante. Aqui estão os 3 documentos mais comuns.
- RFQ – Solicitação de Qualificações
- RFI – Pedido de Informações
- RFP – Solicitação de Propostas
Estes são os documentos solicitados mais comuns na indústria da construção e nos projetos financiados por títulos governamentais e outras formas de dinheiro. Em outras palavras, eles são projetados para extrair as qualificações de subcontratados, vendedores e fornecedores, histórico de trabalho, pessoal, equipamentos, certificações, etc.
O mais comum é a Solicitação de Propostas. Além disso, pode ser uma “licitação aberta” ou uma oferta “apenas para convidados” de empresas que provavelmente são favorecidas pelo “Comprador” ou “Cliente”.
Na verdade, com esse detalhamento e os termos do contrato, você saberá o que envolve a formatação deles e como apresentá-los ao comprador. Os empreiteiros gerais são os principais licitantes na indústria da construção, mas o que é mais comum são os subcontratantes, vendedores e fornecedores que desejam ganhar uma licitação “com esses empreiteiros gerais”.
Portanto, se você é proprietário de uma pequena empresa e se sente mais do que qualificado para realizar as tarefas necessárias à realização de um determinado trabalho, então deve ser criada uma proposta para sua empresa.
O que é uma RFP em construção?
Portanto, as solicitações são para obter a melhor compra ou valor. A solicitação mais popular é o objetivo de obter uma “Solicitação de Propostas” (RFPs) (também conhecidas como RFBs, solicitação de propostas…). É a fase final da documentação necessária para uma reunião e/ou projeto de desenvolvimento pré-construção. Além disso, é a parte mais lucrativa do processo licitatório para os players da indústria da construção.
Por exemplo, na área de construção, podem existir mais de 100 empresas de manutenção e construção em uma determinada região. Todos podem ser considerados empreiteiros gerais com subempreiteiros a trabalhar para eles, mas são a empresa “guarda-chuva” que apresentará uma proposta para um projecto multimilionário de renovação de construção naquela região. O processo de licitação é o esboço de todo o projeto.
Ele mostrará exatamente o que é necessário para o projeto, incluindo todos os custos, materiais e valores de mão de obra. Uma boa resposta para as RFPs é ter todos os equipamentos, mão de obra, custos/estimativas de envios e materiais e seguro. Isto é apenas para citar alguns elementos de uma boa resposta a eles. Outros elementos importantes são as credenciais, experiência e conhecimento para resolver o problema ou questão que o cliente possui.
As etapas para uma RFP bem-sucedida na construção
Aqui estão algumas etapas fáceis para ter sucesso no envio de uma RFP vencedora.
1. A empresa licitante deve “em última análise” saber no que está trabalhando atualmente e no que é capaz de trabalhar em projetos futuros. Ao responder a uma RFP, é obrigatório anexar uma página de desempenho anterior comprovado e uma página de recursos no início da proposta. É o esboço de detalhes específicos.
- desempenho no trabalho passado
- datas de início/término
- lista de subcontratados e informações de contato.
- referências/referências bancárias
- preços/estimativas de envios ou materiais/mão de obra
- tipo de equipamento próprio (ou capaz de alugar com nomes de empresas)
- toda a documentação necessária (ou seja, documentos legais, certificações, autorizações, licenças, credenciais, seguros/fianças…).
2. Antes de enviar uma RFP, as empresas licitantes devem visualizar “como será a proposta vencedora” em geral. A qualidade do trabalho é excelente e quase todos os licitantes tentarão o lance mais baixo, incluindo “retorno rápido, melhor qualidade e valor”.
Para quem solicita as licitações, ajuda ter tudo organizado de acordo com o assunto. Por exemplo, se houver tecnologia envolvida, os computadores e o equipamento podem ser trabalho de um subcontratado, pelo que o empreiteiro geral poderá ter de apresentar uma página dedicada a essa secção da proposta.
Eles podem ter o tipo de equipamento, software e outros componentes tecnológicos que esta parte do projeto de construção pode necessitar. Contratar um subcontratado é o que um empreiteiro geral precisa se for um dos itens de linha da RFP.
É por isso que é importante que uma RFP seja detalhada e organizada para que os licitantes saibam exatamente o que é necessário. Em geral, a RFP pode ter prazos, marcas/fabricantes, tipos específicos de trabalho ou tarefas e assim por diante.
3. A INTRO é a parte simples da RFP porque contém as questões ou problemas diretos que a empresa que está solicitando uma licitação deseja dos respondentes.
Na verdade, o que eles querem e precisam ser feitos para resolver ou corrigir suas necessidades e desejos será destacado e detalhado nas especificações da RFP; ou deveria ser.
4. Todas as seções de requisitos e critérios da RFP normalmente mostram “como a proposta vencedora” será selecionada. Naturalmente, depende das capacidades, experiência, gestão financeira e apresentação geral de seus serviços e produtos do respondente. Existem atualidades e especificações para essas licitações.
5. Os prazos e o gerenciamento do tempo são importantes nas RFPs. Portanto, ser direto sobre a importância do cronograma ou cronograma de trabalho da proposta é fundamental para a seleção.
6. A RFP e suas tarefas ou “lista de pendências” serão todas diferentes em escopo e trabalho, já que cada trabalho ou projeto de trabalho é diferente. Em geral, o trabalho elétrico, por exemplo, pode ter aspectos técnicos semelhantes, mas os componentes do projeto elétrico serão diferentes em cada trabalho. Idealmente, é isso que torna os especialistas um 'novato'.
As características de RFP mais comuns
Assim que todas as propostas forem recebidas antes da data de vencimento e com a data de postagem final carimbada, elas serão revisadas e reduzidas a algumas selecionadas. Alguns respondentes podem ser muito genéricos em uma RFP; alternativamente, eles também podem ser muito específicos. Qualquer um deles pode “desperdiçar” toda uma chance para uma empresa que solicita licitações ser selecionada.
Assim, uma licitação vencedora “atinge todas as tarefas ou problemas” que a empresa solicitante da licitação deseja e precisa, mas a um custo razoável e com o melhor valor em mente.
No entanto, quando uma empresa redige um projeto de RFP, os licitantes podem ter a oportunidade de revisá-lo. Como resultado, esta é a oportunidade perfeita para perguntas/respostas serem abordadas.
O que fazer e o que não fazer na RFP de construção
A organização, os requisitos e as partes interessadas em cada projeto de construção são desenvolvidos com dignidade. Na verdade, cada RFP deve esclarecer detalhadamente o que espera dos licitantes. Os entrevistados podem ter dúvidas sobre detalhes específicos do projeto. Por exemplo, os “materiais do piso” precisam ser de uma região, marca, fabricante específico… etc.?
“E quanto aos tipos, estilos e outros materiais usados, como o rejunte? Eles também precisam ser de uma determinada região, marca ou fabricante?”
Isso é o que será visto em uma RFP detalhada. Agora saber quando e como perguntar ao solicitante é o truque. Aqui estão o que fazer e o que não fazer em uma RFP típica. Por causa de detalhes como esse, a clareza é fundamental, assim como o valor em dólares que está sendo estimado. Também fornece uma melhor compreensão e visão das necessidades do projeto.
O que fazer
Estabeleça expectativas
Quando uma RFP não é clara quanto às suas especificações ou requisitos em geral, a confusão pode se transformar em caos. Que não haja “nenhuma expectativa pouco clara”. Além disso, uma RFP irá sugerir um determinado esboço necessário dentro do layout da própria RFP. Também ajuda a diferenciar os licitantes.
Qualificações e estimativas
Quando uma boa RFP é enviada à empresa solicitante da licitação, o escopo do trabalho deve ser claramente definido. As estimativas e qualificações de custos são obrigatórias; portanto, normalmente são realizadas reuniões para isso. Existem custos “hard e soft” no processo de licitação. É crucial para que um trabalho não ultrapasse os orçamentos em diversas seções da RFP.
Agendar
A colaboração e a comunicação manterão as coisas dentro do cronograma. Toda a equipe será digna porque, durante a construção (e quando menos se espera), algo pode dar errado. Um cano que foi instalado recentemente estourou, queda de energia quando o eletricista sai… e então cabe à equipe se unir e ajudar uns aos outros a superar esses bloqueadores de horário. É quando o esforço de uma equipe brilha.
E com esse desempenho máximo ideal, ele se torna a chave para o melhor desempenho de agendamento. Porém, é necessário comprometer-se com os horários de colaboração de todos, juntamente com boas habilidades de comunicação. Conseqüentemente, todos os subcontratados, fornecedores, vendedores e funcionários precisam estar focados no “escopo e trabalho” de suas propostas de RFP.
De qualquer forma, estabelecer metas de forma realista e datas para conclusão por todos os envolvidos no trabalho é um esforço contínuo da equipe.
Flexibilidade
Embora a RFP se torne um ponto focal, também é uma negociação entre o comprador e o vendedor. Flexíveis entre si em termos, acordos, estimativas e outras facetas do trabalho do contratante também são importantes. Em outras palavras, concordar com os termos de ambos os lados funciona mais facilmente, permitindo que todos tenham sucesso antes e depois da conclusão do trabalho contratado.
Nunca assuma
Como diz o velho ditado, “nunca presuma”. Quando uma RFP for divulgada, nunca presuma que as expectativas dos entrevistados serão cumpridas. Eles têm que fazer isso sozinhos!
Ignorar comentários
É fato que, em um processo de licitação competitivo, todos estão “em alerta”. Informações e dados valiosos poderão ser retidos por todos os envolvidos na licitação. A melhoria dos laços entre si será determinada pelos esforços de comunicação com ambos os lados do espectro da RFP.
Prazos irrealistas
Não estabeleça um prazo irrealista! Para receber uma RFP de qualidade, os prazos devem ser definidos de acordo com a complexidade dos termos da RFP. Avaliar todas as respostas levará tempo, por isso é mais fácil quando há tempo adequado para obter um resultado de melhor qualidade.
O que é um pedido de informação (RFI) na Construção?
Considere que todos os documentos apresentam algum tipo de lacuna ou conflito que pode ser resolvido no processo RFI. A necessidade de outras correções dentro do RFI é melhor “abordada” meses antes do lançamento dos cronogramas de trabalho para todos os envolvidos.
Uma RFI é um documento formal para solicitação de informações sobre diversos temas. Na maioria dos casos, os subcontratados solicitam ao empreiteiro geral os detalhes das especificações de trabalho dos subcontratados (é também uma das maneiras de você detectar um erro na RFP).
O RFI é utilizado pelos clientes para coletar especificações antes do processo de licitação. Várias empresas e empresas podem solicitar qualquer um. (Essa também é uma forma de descobrir o quanto os licitantes sabem.
Os RFIs de construção são geralmente os mais solicitados pelas pequenas empresas, especialmente no departamento de controle de qualidade. A qualidade do processo de desenvolvimento da construção se deve a esses importantes documentos.
RFQ ou solicitação de cotação
Uma Solicitação de Cotação consiste em estimativas ou cotações por escrito sobre quais serviços, desempenho de trabalho e bens que farão parte do projeto serão licitados. Eles são detalhados e possuem características principais. Na sua totalidade deverão ser apresentados com materiais ou amostras de trabalhos anteriores com comprovação financeira. O pacote para o orçamento deve ser detalhado para que todos os itens incluídos recebam atenção. Esta é uma parte essencial da RFP.
Diferenças nos três documentos
RFP, RFI e RFQs são documentos complexos para quem nunca escreveu nenhum deles. Suas diferenças são práticas para o negócio médio ou empresa que deseja vender para o departamento de compras de diversas agências, iniciativas do governo local, estadual ou federal.
RFPs são a principal “Solicitação de…” na fase de contratação de uma obra de construção. O objetivo é contratar empresas experientes e qualificadas para trabalhar em trabalhos ou projetos específicos. Esses trabalhos envolvem múltiplas tarefas e habilidades para serem concluídas, portanto, pelas propostas técnicas como ferramenta para procurar as empresas certas, uma RFP ou Solicitação de Proposta torna-se a ferramenta de ligação para fornecedores, empresários, agências governamentais e vendedores.
RFQ é ideal para potenciais fornecedores e vendedores que desejam fazer parte de um contrato que precisa de seus produtos ou suprimentos. Por exemplo, pode ser necessário que o fornecedor em potencial forneça 100 máquinas de venda automática em uma base aérea local governada pelo governo. É necessária uma cotação para cobrir o custo total dos serviços por parte do respondente ao redigir a RFP.
RFI é ideal para as perguntas e respostas necessárias para resolver a questão ou problema declarado na RFP. Por exemplo, uma pergunta poderia ser feita: “Por quanto tempo essas máquinas de venda automática serão necessárias ou elas não serão compradas, mas alugadas?”
Resolvendo as “lacunas, conflitos,…ambiguidades”, à medida que o processo de licitação se desenvolve, os custos podem mudar; é por isso que é importante ficar alerta quando as RFIs são enviadas e respondidas. Isso também funciona como uma ferramenta que beneficia clientes e vendedores. Assim, cada um é finalmente utilizado para a fase de pré-construção de um projeto.
Finalmente, com esses três documentos principais que fazem parte do processo de licitação de empreiteiros, é aconselhável acompanhar também seus concorrentes. Você aprenderá com eles assim como eles aprenderão com você. O bom espírito esportivo desempenha um papel importante na contratação e assim tudo corre bem do início ao fim da conclusão do projeto.
