O ciclo de vida de um projeto é formado por 4 fases: iniciação, planejamento, execução e encerramento. Em cada um deles, os gestores encontram fluxos de trabalho específicos a seguir para dar continuidade ao trabalho de forma eficaz.
A fase de encerramento do projeto pode ser sobreposta à de execução, desde que as atividades principais estejam concluídas. O objetivo principal é identificar faltas de documentação, percalços nas demais etapas, oportunidades de melhoria, gerenciar riscos e avaliar indicadores de desempenho para saber se a execução global foi feita de maneira criteriosa.
No encerramento do projeto, atividades como coleta de entregas, avaliação de custos finais, planejamento da documentação de entrega e comunicação com clientes e trabalhadores desempenham um papel importante para um encerramento bem-sucedido. Na construção ou no projeto civil, um encerramento bem planejado tem um peso especial na pontuação geral do projeto.
Existem 7 etapas que abrangem o encerramento de um projeto bem-sucedido. Essas tarefas o ajudarão a tornar a transição o mais tranquila possível para obter clientes satisfeitos e funcionários satisfeitos.
1. Faça uma reunião de pré-encerramento com todos os participantes
O primeiro passo é realizar diferentes reuniões post-mortem envolvendo partes interessadas, retalhistas, trabalhadores da empresa, trabalhadores de campo e empreiteiros. Como cada um deles tem funções diferentes no projeto, as reuniões devem ser realizadas dependendo de como você prioriza a entrega das informações.
Em uma sessão de encerramento do projeto para trabalhadores, independentemente de serem da empresa ou contratados, as metas, resultados e atividades estão em destaque. Eles precisam identificar as atividades faltantes, despesas e prazos de fechamento.
Comunicar antecipadamente aos varejistas é importante para construir um orçamento com margem real para o projeto e garantir que você tenha todas as receitas de materiais, mercadorias ou pedidos de serviços. Depois que o projeto está nos arquivos, os varejistas geralmente demoram muito para entregar a nova documentação.
Sempre que todas as informações sobre o projeto estiverem claras, você poderá realizar reuniões com os clientes para dar-lhes uma visão completa das atividades faltantes, datas de encerramento e indicadores de desempenho.
2. Encerramento Organizacional
Nesta etapa, os gestores deverão enviar comunicado aos interessados para devolução de todos os equipamentos emprestados ou alugados e preenchimento da documentação necessária. O objetivo do encerramento organizacional é rescindir contratos com terceiros e utilizar os recursos de propriedade da empresa.
Na construção, é importante verificar se todas as licenças e normas estão válidas até a data do fechamento oficial antes de prosseguir com a fase final. Caso haja licenças para reforma, elas deverão ser adicionadas ao orçamento de encerramento como despesas de última hora.
Além disso, são preparados memorandos de agradecimento a todas as equipes para que o escritório de recursos humanos reconheça seus esforços.
3. Reúna a documentação
Durante a fase de planejamento do projeto, uma lista de entregas é entregue aos proprietários do fluxo de trabalho, líderes de equipe e gerentes de projeto. Esta lista precisa ser revisada para verificar se toda a documentação foi gerada dentro do prazo.
Faça um fluxo de trabalho com os passos para conseguir a documentação que você perdeu e qual seria o prazo para solicitá-la para fechar no dia planejado. Preste atenção à documentação confidencial e à papelada que exige assinatura de terceiros.
As atividades realizadas dentro do encerramento do projeto precisam ser relatadas e anotadas. O processo de atribuições realizadas nas primeiras etapas do encerramento é acompanhado por meio de relatórios diários. Esta documentação também precisa ter sua própria lista para registrar custos extras e problemas de processo.
4. Encerramento do cliente
Depois de ter em mãos todas as entregas, projeções orçamentárias e o orçamento oficial, é hora de marcar uma reunião a portas fechadas com os clientes. Aqui, eles devem concordar e assinar a lista da documentação fornecida.
Mas além da burocracia, é preciso garantir que o cliente esteja satisfeito com o resultado final do projeto. É importante ter uma conversa honesta, se possível.
Caso o cliente não possa se encontrar pessoalmente, pesquisas rápidas são uma boa opção para ter insights sobre sua opinião sobre a execução do projeto, processo de planejamento e em geral se as atividades foram executadas corretamente.
5. Falta de documentação, avaliação orçamentária e gestão de riscos
Em perfeitas condições e após o fechamento do cliente, não deverá faltar papelada ou despesas de última hora. No entanto, dependendo do tipo de projeto, podem ainda ser aplicáveis custos adicionais – muitas vezes se faltar documentação ou atividades em colaboração com terceiros.
A avaliação de risco ocorre somente quando toda a documentação está em bom estado, aprovada e assinada pelo cliente e gestores. Na avaliação de riscos, os chefes de cada departamento e trabalhadores experientes discutem se existem tópicos relativos ao encerramento do projeto.
Por exemplo, há atividades que ocupam uma grande parte do orçamento de encerramento e o fluxo de caixa para outras tarefas é afetado. Além disso, ameaças ambientais ou políticas podem aparecer após a conclusão do projeto e o produto ser utilizado pelo cliente.
6. Escreva o relatório final
Após a avaliação dos riscos e com toda a documentação, você obteve um panorama detalhado de todo o desempenho do projeto dividido em diferentes fases. No relatório final, os resultados de cada uma das etapas do projeto constituem o eixo central, juntamente com uma breve descrição de algumas das principais atividades, processos necessários para concluí-las e resultados gerados.
Da mesma forma, os problemas enfrentados durante a execução e planejamento do projeto são destacados para se obter um esboço das soluções. De qualquer forma, o relatório final pretende fornecer uma descrição completa do projecto – por isso é aconselhável mantê-lo conciso e orientado para os resultados.
7. Reúna sua equipe para a lição aprendida
Mesmo que o desempenho principal tenha sido inferior ao esperado, é uma boa ideia terminar o projeto em boas condições.
Partindo de quais foram as conquistas, passando pelas dificuldades enfrentadas pelas equipes para colocar o projeto em andamento, e as atividades que falharam na execução, o encerramento da equipe deve destacar as conquistas e avaliar igualmente as negativas.
Mostrar aos funcionários e contratados seu papel no projeto e como parte essencial da construção da empresa fortalece o relacionamento com os gestores, incentivando-os a continuar aprendendo e melhorando.
Concluindo
O encerramento de um projeto é uma fase crítica que demanda uma abordagem cuidadosa e sistemática. Desde a realização de reuniões de pré-encerramento para alinhar expectativas até a coleta meticulosa de documentação e a avaliação final do desempenho, cada etapa desempenha um papel crucial para garantir o sucesso e a satisfação do cliente. Além disso, o encerramento oferece uma oportunidade valiosa para reflexão e aprendizado, permitindo que equipes reconheçam conquistas, enfrentem desafios e fortaleçam suas habilidades para futuros projetos.
