Se você é novo no gerenciamento de projetos, os gerentes de projetos de construção de sua contraparte podem lhe dizer que gerenciar um projeto de construção consome energia, é exaustivo e é um processo complexo. Porém, depois de ter trabalhado em vários projetos e ter o talento para isso, um bom planejamento, aliado às tecnologias atuais, pode facilitar seu trabalho e agilizar seu fluxo de trabalho.
O gerenciamento de projetos bem-sucedido significa que você será capaz de concluí-lo dentro do orçamento e no prazo. Para saber como você pode ser um gerente de projetos de sucesso, aqui estão algumas estratégias que você precisa implementar em seu trabalho de gerenciamento de projetos:
1. Aproveite a comunicação em tempo real
Os projetos de construção tendem a ter muitas partes envolvidas, como empreiteiros líderes, proprietários do projeto, subempreiteiros, arquitetos, fornecedores e pessoal administrativo, todos os quais precisam ser atualizados com o andamento do projeto. Você precisa estabelecer um fluxo de comunicação contínuo entre as partes interessadas do projeto. A comunicação transparente garante que o projeto corra bem e reduz o número de telefonemas e e-mails.
Você pode ter uma comunicação eficiente implementando um sistema de comunicação centralizado. Isso ajuda você a sincronizar documentos, fotos e calendários em um só lugar. A partir daí, você pode monitorar custos, atualizações e alterações sempre que ocorrerem. Uma comunicação centralizada oferece facilidade de acesso às informações do projeto.
Todas as alterações feitas devem ser comunicadas instantaneamente por meio de ações automatizadas, alertas instantâneos e painéis visuais. Você pode optar por reduzir a papelada fax on-line e envio das informações para endereços de e-mail.
2. Tenha a equipe certa no local
Depois que todos os detalhes para iniciar o projeto forem finalizados, você precisará reunir uma equipe de projeto capaz. Para cada tarefa, designe indivíduos que tenham os talentos, habilidades e personalidades certos. Cada pessoa deve estar bem informada sobre o que se espera dela e os resultados necessários no final do projeto.
Como gerente de projeto, você deve promover dinâmicas de trabalho positivas e ser um coach para todos os membros da sua equipe. Depois de ter o conjunto certo de indivíduos, mantenha-os motivados e inspirados, quer as coisas estejam indo bem ou haja desafios. Você precisa empregar suas habilidades de liderança para lidar com os desafios que o projeto enfrenta.
3. Administre bem o tempo
Todos os dias, priorize as atividades que precisam ser realizadas imediatamente em detrimento daquelas que podem ser realizadas posteriormente. Você deve evitar se ocupar com coisas que não são urgentes no momento. Na mesma linha, nem todos os e-mails que você recebe precisam ser respondidos imediatamente.
Gerenciar o tempo com sabedoria pode exigir que você delegue algumas tarefas a outras pessoas de sua equipe. Com a força de trabalho certa em sua equipe, você não precisa microgerenciar cada pequena coisa. Você só precisa obter feedback constante e confiar nas pessoas que delegou para tomar decisões e desempenhar suas funções.
4. Reavaliar técnicas
Cada gerente de projeto deseja terminar seu projeto dentro do orçamento, no prazo e de acordo com o planejado. Independentemente do bom andamento do projeto, você deverá ser capaz de avaliar seu plano e o projeto. Poderia haver uma supervisão de uma melhor estratégia para gerenciar o projeto ou resolver um possível problema. Assim, é preciso ter um olhar crítico para identificar determinadas áreas do projeto que podem ser melhoradas. Obtenha feedback sobre cada fase e converse com sua equipe para ver possíveis áreas de melhoria.
5. Cronograma e plano
Sua capacidade de entregar projetos subsequentes depende de quão bem você aprende a planejar e programar. Certifique-se de que todos os recursos necessários para executar seu plano estejam disponíveis para concluir o projeto dentro do prazo. Cada etapa do projeto precisa de materiais, equipamentos, mão de obra e ferramentas. É sua responsabilidade garantir que tudo esteja disponível para seus funcionários. Em seu planejamento, estabeleça metas alcançáveis nos marcos do projeto.
Seu plano pode ser ajustável sempre que surgir algo que interrompa o plano e o cronograma normais. Seu plano deve ser relativamente fixo para manter o projeto dentro do cronograma e, ao mesmo tempo, ser capaz de se ajustar para acomodar circunstâncias inesperadas, para que o projeto possa seguir em frente.
6. Mantenha a documentação adequada
A documentação do projeto desde o início precisa ser implementada, atualizada regularmente e fácil de acompanhar. Sempre que um marco for concluído, as partes interessadas envolvidas deverão assinar os documentos antes de arquivá-los. Tendo uma sistema de gestão de documentos pode ajudá-lo a controlar todos os documentos e garantir que não haja perda de documentos.
Ter um gerenciamento de projeto elaborado não significa que o projeto será concluído dentro do orçamento proposto e no prazo. Portanto, é necessário guardar todos os documentos do projeto a serem apresentados aos stakeholders para que eles possam se acomodar a eventualidades imprevistas.
Caso surjam tais situações, com os documentos comprobatórios auditados, você pode evitar possíveis conflitos, atrasos em projetos ou questões jurídicas.
7. Conheça os Termos e Condições
Depois de ganhar o contrato, leia atentamente o documento do contrato e compreenda-o bem antes de assinar e iniciar o projeto. Este é o documento vinculativo que garante que o empreiteiro e o cliente cumprem as respetivas obrigações contratuais e que o referido projeto está dentro do âmbito e especificações da obra. Quanto melhor você estiver ciente dos termos e condições, melhor poderá lidar com conflitos que estão fora do escopo do contrato.
8. Tenha boas habilidades de negociação
Para entrar no campo do gerenciamento de projetos, você precisa aprimorar suas habilidades de negociação. Você precisa saber como convencer fornecedores, subcontratados, clientes e o restante da equipe do projeto. Você precisa fazer com que todos entendam que sua ideia é a melhor com fatos mensuráveis.
9. Priorize a segurança dos funcionários
A segurança dos seus trabalhadores é crítica, tanto quanto você deseja fazer uma boa fortuna com o construção projeto. Evite usar atalhos, verifique os suportes instalados e use os equipamentos de construção recomendados, pois descuidos e negligência podem causar sérios danos aos seus funcionários ou transeuntes, resultando em uma ação judicial.
Conclusão
O gerenciamento de projetos de construção é um processo que exige um bom planejamento e cronograma para garantir que seu projeto seja entregue no prazo. Documente todas as etapas do seu trabalho, mantenha todas as partes interessadas informadas e facilite uma excelente colaboração dentro da sua equipe.
