Melhores práticas de gestão para empresas distribuídas

Este artigo faz parte do nosso Série de empresas distribuídas

Se você tem acompanhado nossa Série de Empresas Distribuídas, já percebeu que o modelo tem desafios específicos que devemos enfrentar para realmente lucrar com suas muitas vantagens.

Ao longo das últimas semanas, já cobrimos os diferentes modelos empresariais distribuídos e como adotá-los, algumas das preocupações de segurança mais urgentes, bem como os principais problemas e requisitos de infraestrutura. Hoje, damos uma olhada prática nas operações do dia a dia e como a implementação das melhores práticas de gestão pode ajudar a tornar sua estratégia um sucesso.

É importante lembrar que não existe uma solução única para todos. No final das contas, cada empresa deve fazer um balanço dos seus processos e entender o que faz sentido no seu próprio contexto. Isso também é algo importante a se ter em mente: mudanças de contexto e algo que funcionou para sua empresa há alguns anos pode ser trocado por outra estratégia mais adequada à situação atual.

Aqui descrevemos algumas das melhores práticas de gestão adaptadas às operações diárias de empresas distribuídas, considerando algumas preocupações específicas.

O processo de integração

Tudo começa aqui. A integração sempre foi um processo delicado. Quando conduzido corretamente, pode deixar seus novos funcionários atualizados com eficiência sobre tudo o que é exigido deles e todas as ferramentas que têm à sua disposição.

Quando mal feito, pode se tornar um processo lento e ineficiente que a nova equipe demora para concluir no prazo – se é que o conclui. Quando consideramos o processo de integração em um ambiente distribuído, há uma conjunto extra de desafios devemos voltar nossa atenção.

O caso para implantação sem toque

Várias empresas que utilizam o trabalho remoto como estratégia optam por fornecer aos seus funcionários todos os equipamentos necessários para o desempenho das suas funções. A ascensão de Dispositivo como serviço (DaaS) não só tornou isso possível, mas também transformou esta estratégia em soluções de negócios realmente lucrativas para algumas empresas.

Evidentemente, há alguns que preferem usar o Modelo Traga seu próprio dispositivo (BYOD). Muitas vezes, porém, as preocupações de segurança cibernética que a acompanham podem fazer com que a gestão se sinta exposta e o que deveria facilitar os processos quotidianos torna-se uma preocupação desnecessária.

Fornecer laptops da empresa aos funcionários sempre foi uma tarefa simples. Os novos funcionários chegariam e receberiam seus novos dispositivos recém-configurados pelo departamento de TI, que também poderia demonstrar quaisquer funcionalidades complicadas ou específicas que fazem parte de suas tarefas diárias, como o uso de VPN ou ERP. Embora seja o processo mais comum, muitas vezes não é viável para uma empresa distribuída. É aí que entra a implantação sem toque.

Esta tecnologia permite que os profissionais de TI programar previamente toda e qualquer configuração que um dispositivo precisa passar depois de ser retirado da caixa e conectado. Você pode selecionar preventivamente os aplicativos que devem ser instalados e os patches que devem ser baixados e aplicados. Assim que o dispositivo estiver ativo e conectado à Internet, o processo de configuração poderá começar.

Sessões de treinamento assíncronas

Cada empresa tem suas particularidades e processos internos próprios que o colaborador deve conhecer e familiarizar-se para realizar bem o seu trabalho. O treinamento é uma parte crucial do processo de integração. Mas se num ambiente interno tradicional pudéssemos reservar uma tarde para todo o grupo de novos funcionários se reunir numa sala de conferências com um instrutor, no modelo distribuído isso simplesmente não é uma opção.

Assim, para não sobrecarregar os colaboradores recém-chegados, uma estratégia interessante a considerar é desenvolvendo uma série de sessões de treinamento eles podem concluir por conta própria e em seu próprio ritmo. Com a ajuda de um designer instrucional, é possível desenvolver intervenções de treinamento práticas e eficientes hospedadas em um Sistema de Gestão de Aprendizagem (LMS) que estará à disposição dos alunos, juntamente com avaliações para avaliar o desempenho.

Aumento de atividades

Outra armadilha é o risco de sobrecarregar os novos funcionários desde o início. Entendo a importância de começar a trabalhar imediatamente, mas existe algo como sobrecarregar sua equipe antes que ela tenha tempo adequado para se familiarizar com sua nova posição.

Desenvolver uma estratégia de aceleração que aumenta gradualmente a carga de trabalho de novos funcionáriosbem como as responsabilidades e a urgência dessas tarefas, é uma forma de atender às demandas do cargo e, ao mesmo tempo, contribuir para que se sintam confiantes de que podem realmente desempenhar suas funções.

Isto é semelhante a uma estratégia usada no mundo da aprendizagem de adultos conhecida como andaime. À medida que os funcionários avançam, você remove as rodinhas metafóricas e deixa-os se defenderem sozinhos com tarefas cada vez mais complexas, em vez de jogar tudo neles desde o início.

Operações do dia-a-dia

Não adianta deixar seus novos funcionários atualizados e preparados para enfrentar qualquer cenário possível se suas atividades cotidianas não atendem às expectativas deles e os deixam se sentindo perdidos e desconectados. Para que a rotina de um empreendimento distribuído corra bem, é importante ficar atento a alguns pontos.

Estrutura bem definida

Trabalhar em um ambiente de escritório faz com que você se sinta pertencente. Todos ao seu redor trabalham com o mesmo propósito e você faz parte de uma equipe com objetivos comuns. Quando você está em um local remoto, isso às vezes se perde e fica especialmente difícil se você precisar de algo e não souber a quem pedir ajuda.

Os funcionários desorientados não só se sentirão frustrados e desmotivados, mas também perderão produtividade e perderão um tempo precioso procurando respostas que poderiam obter facilmente se soubessem com quem deveriam conversar.

Resolver isso é ao mesmo tempo fácil e complicado. Deixe-me explicar. A solução é ter uma estrutura interna bem definida e claramente comunicada. Isso, no entanto, não é tão simples de arquitetar e manter.

Comece descrevendo o básico e definindo claramente as responsabilidades de cada departamento, para que não haja tarefas pelas quais ninguém pareça ter certeza de quem é o responsável. À medida que novas coisas começam a surgir, os chefes de departamento devem definir imediatamente os processos detalhados e atribuí-los a funcionários específicos.

Depois de ter o esboço de sua estrutura, é hora de comunicá-la. Você pode fazer isso disponibilizando-o ao seu funcionário ou definindo um departamento específico como ponto focal para esse tipo de informação. Talvez você ache mais interessante centralizar as demandas no seu departamento de RH. O importante aqui é garantir que cada membro da equipe esteja ciente de onde deve ir caso precise esclarecer algo que não esteja no escopo de trabalho de seu gestor.

Comunicação Constante

Um dos segredos para fazer uma empresa distribuída funcionar é estar constantemente em contato com sua equipe. Talvez devêssemos pedir emprestado ao famoso dramaturgo norte-americano David Mamet e afirmar que o segredo do sucesso num modelo distribuído é o ABC: “esteja sempre se comunicando.”

Além das tradicionais reuniões semanais de status para toda a equipe, os gerentes devem agendar ligações individuais frequentes com os membros da equipe. Dessa forma, todos sentem que têm um espaço para debater detalhes, expressar preocupações e sentir que o que estão fazendo está sendo visto. Não precisam ser reuniões longas que ocupam muito do precioso tempo da equipe. É mais proveitoso reunir-se constantemente por menos tempo do que passar horas em uma teleconferência.

Outra forma de contribuir para manter abertas as linhas de comunicação é utilizar ferramentas de comunicação para toda a empresa. São diversos aplicativos que permitem que os funcionários se comuniquem em tempo real, criem grupos dedicados e privados e mantenham a conversa exclusivamente durante o horário de trabalho.

Este é um passo importante para evitar que os funcionários trabalhem 24 horas por dia, 7 dias por semana e prevenir o temido esgotamento. Portanto, fique longe dos aplicativos que mais usamos em nossas vidas pessoais, por mais prático que seja adotar algo que a maioria das pessoas já usa.

Fornecendo suporte

Agora que você tem operações bem planejadas e organizadas, pode ter certeza de que seus procedimentos diários funcionarão sem problemas. Mas e quando eles não o fazem? Ser capaz de fornecer suporte rápido e eficiente quando algo não está funcionando como deveria é fundamental para manter as coisas funcionando.

Na maioria das vezes, um departamento de TI bem equipado será capaz de resolver qualquer problema diário que surgir. Alguns detalhes farão uma grande diferença na forma como eles operam e também farão com que se sintam capacitados para dar o melhor de si em seu trabalho.

Acesso remoto

Longe vão os dias em que precisávamos ir até o departamento de TI com nossos laptops ou pedir a um membro da equipe que passasse por nossa estação e ver por que algo não estava funcionando como deveria. Graças ao acesso remoto, qualquer pessoa pode fornecer o suporte necessário, obtendo o controle do seu dispositivo, executando os diagnósticos necessários e fazendo as alterações necessárias.

Existem diversas ferramentas que podem fornecer tal funcionalidade, que vai além do compartilhamento de tela para simplesmente demonstrar o que está acontecendo. Em um cenário distribuído, isso é indispensável já que nenhum funcionário além do seu departamento de TI é obrigado a ter expertise para manter tudo funcionando e solucionar quaisquer contratempos que inevitavelmente surgirão ao longo do caminho.

Equipe robusta e plataforma unificada

Dependendo do tamanho da sua organização, você pode se deparar com um número surpreendentemente alto de aparelhos e dispositivos para manter, e não é fácil lidar com cada demanda que pode exigir a intensificação do departamento de TI. Garantir que eles atendam à demanda da empresa evitará que as coisas desmoronem devido a uma longa fila de tickets não resolvidos. Há duas coisas a considerar aqui.

Em primeiro lugar, você precisa de um departamento considerável. Não adianta acreditar que um pequeno grupo de pessoas será capaz de dar conta de tudo que for jogado contra elas, principalmente quando falamos de suporte de TI. Muitas vezes as coisas não saem como previsto, alguns problemas demoram muito mais para serem resolvidos do que outros, e como o resto da empresa não para de esperar que as demandas sejam atendidas antes de saber que o caos se seguiu.

Além disso, a equipe precisa aproveitar uma plataforma centralizada que unifica as demandas e permite que todos acompanhem o andamento de suas tarefas. Existem várias opções disponíveis no mercado e você sempre pode desenvolver a sua própria para atender a necessidades específicas.

O importante é que qualquer solução que você escolher capacite seus profissionais de TI para que eles possam estar por dentro de tudo o que está acontecendo e também manter o restante da equipe atualizado sobre suas demandas.

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