Crie um plano de implementação de software em 5 etapas

Vários sinais apontam para a necessidade de um novo software. O fabricante pode parar de apoiá-lo, o que significa que você corre o risco de uma violação de segurança se continuar a usá-lo. Ou talvez seja algo mais sutil. Os funcionários não o utilizam conforme planejado, reclamam ou desenvolvem soluções alternativas demoradas para recursos que não funcionam corretamente. Alguns funcionários podem até pedir demissão devido à frustração do usuário. Outro sinal é um novo aplicativo no mercado que funciona melhor para os mesmos fins.

Não importa o motivo, quando chegar a hora de um novo software, você e sua equipe poderão ficar entusiasmados pensando em como isso beneficiará a empresa e cada indivíduo pessoalmente. E sem dúvida o fará, especialmente se você contratar desenvolvedores de software customizados para criar uma solução customizada. Mas você também deve tomar medidas para garantir que sua empresa e seus funcionários estejam prontos para isso.

Por exemplo, mesmo que todos os que trabalham na produção estejam a bordo de uma nova aplicação, a gestão pode não estar, o que significa que será difícil obter adesão quando chegar a altura de assinar um contrato com um fornecedor de software. Para evitar erros como este e muitos outros, você precisa criar um plano de implementação para qualquer novo projeto de desenvolvimento de software. Aqui estão algumas etapas que você pode seguir para garantir que seu novo software seja o mais eficaz possível.

Nº 1: Desenvolva um caso de negócios

Assim como tudo nos negócios, um novo projeto de software deve ser concluído com base em fatos, também conhecido como business case. Comece com o básico:

• O que há de errado com o aplicativo atual e quanto tempo ou dinheiro está sendo perdido devido ao seu uso?
• Quem precisa do software e por quê?
• Departamentos específicos precisam do novo software ou ele abrange toda a empresa?
• Que problemas precisam ser resolvidos e o novo software realmente os resolverá?
• Quanto tempo e dinheiro podemos economizar com o software proposto? Vale a pena o custo? Quanto tempo levará para obter o retorno do investimento (ROI)?
• Quanto tempo pode passar antes que o novo software seja necessário?
• Quais processos precisarão ser alterados quando o novo software for instalado? Que treinamento será necessário?

Obtenha opiniões de todos os membros da sua equipe e de qualquer outra pessoa que o novo software possa impactar. Certifique-se de respaldar todas as suas suposições com números reais. Use o caso de negócios como ponto de partida para obter a adesão da administração e desenvolver uma lista de necessidades e desejos que você pode levar a possíveis fornecedores de software.

Nº 2: Obtenha a adesão dos executivos

Esta etapa pode ser a mais importante para garantir que seu plano de implementação seja cumprido. Você deve ter pelo menos um apoiador em altos cargos na empresa, de preferência no nível C, para defender este projeto.

Isso é especialmente verdadeiro se a implementação for cara ou consumir recursos valiosos da empresa para instalação, treinamento e gerenciamento de mudanças. Você deve ter bons motivos para gastar esses recursos. Certifique-se de que seu defensor esteja bem ciente dos benefícios potenciais para que possa comunicar essas informações a outras pessoas na empresa.

Nº 3 Encontre um parceiro confiável

Conforme sugerido acima, você pode usar seu caso de negócios para criar uma lista de necessidades e desejos. Por exemplo, o novo software deve diminuir o tempo necessário para executar o Processo X em 25%. Ou deve ser capaz de integrar-se a outro aplicativo ou plataforma existente. Depois de ter uma boa lista, você pode pesquisar parceiros para ajudar.

Você pode começar procurando produtos comerciais prontos para uso (COTS) que possam atender aos seus propósitos. Nesse caso, verifique se o fabricante oferece o suporte necessário, como treinamento e serviço, caso algo dê errado.

Se um produto COTS não resolver o problema, procure um desenvolvedor de software personalizado confiável para projetar um software específico para suas necessidades. Embora um aplicativo personalizado possa custar mais antecipadamente, é provável que você obtenha um ROI maior ao longo do tempo porque:

• O software é desenvolvido para se adequar aos seus processos, e não o contrário.
• Você não terá recursos desnecessários que prejudicarão o desempenho.
• Os usuários do software podem opinar sobre como o programa é projetado.
• O software será desenvolvido para integração com aplicativos e plataformas existentes, para que você não perca tempo com problemas de compatibilidade.
• O software será desenvolvido em escala, para que você não seja sobrecarregado com o custo de um novo aplicativo a cada poucos anos, à medida que sua empresa cresce.

Nº 4: Faça com que os funcionários participem

É melhor envolver os funcionários no processo de aquisição de novo software desde o início. Eles podem dizer o que não está funcionando com o software atual, os benefícios dos aplicativos que podem ter usado em trabalhos anteriores e o que gostariam de ver em um novo programa.

Eles podem ser envolvidos novamente na fase de testes. Quando seu desenvolvedor estiver pronto com uma versão inicial do software, seus funcionários poderão testá-lo para ver se ele resolve os problemas levantados inicialmente. Eles podem então oferecer sugestões que o desenvolvedor poderá implementar em uma nova versão.

Esse processo de envolvimento dos funcionários ajuda o software a ser a melhor opção possível para os processos que você precisa executar. E incentiva os trabalhadores a utilizá-lo em todo o seu potencial.

Após a implementação, é hora do treinamento e de qualquer gerenciamento de mudanças que deva ser implementado. Por exemplo:

• Tenha líderes de funcionários que aprenderão o aplicativo e ensinarão outras pessoas.
• Altere os processos conforme necessário.
• Ofereça recompensas pela adoção do usuário.

#5 Reiterar

Se o seu novo software tiver sido desenvolvido de forma personalizada, você poderá continuar trabalhando com o desenvolvedor mesmo depois de ele ter sido implantado. Você pode fazer sugestões de alterações quando achar necessário. Você também pode ligar para o desenvolvedor se algo mudar em seu negócio, para que ele possa fazer os ajustes apropriados no aplicativo.

Para criar um verdadeiro sucesso de software, torne esse processo parte de um esforço maior para garantir que todo o software da sua empresa seja o melhor possível. Planeje uma revisão anual e peça a cada departamento que realize uma análise dos aplicativos que está usando. Qualquer coisa que não atenda aos objetivos da empresa deve ser revisada. Se forem necessárias novas aplicações, comece novamente do início com um novo caso de negócio.