Como priorizar o financiamento para tecnologia: 8 perguntas a fazer

Sempre há uma nova ferramenta, software ou gadget no horizonte. E, claro, sua empresa deseja estar à frente da curva. Mas você também não tem necessariamente orçamento para financiar cada nova inovação. Mas num cenário empresarial em rápida mudança, é importante manter-se à frente da curva.

Como você mantém o custos sob controle mantendo-se competitivo num cenário em constante evolução? Como separamos as novas tecnologias que vieram para ficar daquelas que são apenas uma tendência passageira? Aqui estão 8 perguntas que você deve fazer a si mesmo para ajudá-lo a priorizar o financiamento para tecnologia em sua empresa.

1. Como defino valor?

Tudo começa com o seu Métricas para definir valor. Em outras palavras, o que uma ferramenta precisa realizar para ser útil à sua organização?

Junto com seus principais interessados, defina o que valor significa para você como organização – o que você precisa que a tecnologia realize para dar uma contribuição significativa ao seu negócio. Esta definição orientará sua tomada de decisão à medida que você avança no orçamento e nas compras.

Por exemplo, talvez você queira atrair mais visitantes para seu site. Um aumento no número de usuários é, portanto, algo valioso para o seu negócio. Nesse caso, você gostaria de investir em ferramentas analíticas, bem como em tecnologia que suporte SEO para direcionar tráfego para seu site.

2. Qual será o impacto que uma nova ferramenta terá em meu negócio?

Se você investir em novas tecnologias, isso terá um impacto pequeno ou grande em seus negócios como um todo? É fundamental pensar sobre isso antes de mergulhar.

Por exemplo, talvez você esteja pensando em contratar uma equipe externa de desenvolvimento de software para intensificar seus esforços de segurança cibernética. Para a maioria das empresas, isso seria extremamente benéfico, pois garantir que seus negócios e sistemas estejam completamente seguros é fundamental para todos os seus esforços. Portanto, o impacto seria grande — e o sistema seria bastante valioso.

3. Como a tecnologia se enquadra no cenário geral?

Quando você estiver se perguntando como priorizar o financiamento de uma ferramenta em detrimento de outra, considere a tecnologia de visão geral e a tecnologia de visão geral. O primeiro afeta múltiplas pessoas e processos, enquanto o último diz respeito apenas a um punhado de pessoas e processos.

Tomemos, por exemplo, empreendimento tecnologias, como software de planejamento de recursos empresariais (ERP). Esta é uma ferramenta abrangente que afetará praticamente todos os departamentos – e possivelmente até mesmo todos os funcionários – da sua empresa. Em muitos casos, permitirá agilizar seus esforços e facilitar um pouco a vida de todos. É claro que implementar tal solução exigirá muito esforço, enquanto implementar algo em menor escala pode ter um impacto mais imediato. Você terá que equilibrar esses dois para decidir qual é o melhor para o quadro geral.

4. Estamos usando alguma tecnologia desatualizada?

A tecnologia desatualizada é problemática. Este é frequentemente o caso de sistemas legados, tecnologias que não só podem quebrar a qualquer momento, mas também podem introduzir bugs e permitir ameaças nos sistemas existentes. Se você tem ignorado as atualizações e deixado de substituir ferramentas e plataformas antigas e ineficientes, então é hora de dar uma boa olhada nelas.

Substituir, atualizar ou projetar totalmente novos sistemas para preencher as lacunas deixadas pelas antigas, você deve ter prioridade sobre quaisquer outras ideias de inovação que você esteja avaliando em seu negócio. Afinal, até que você conserte o que está quebrado, será difícil — se não impossível — seguir em frente.

5. Qual é o nosso orçamento?

Qualquer empresa é limitada pelo dinheiro – a quantidade de dinheiro que tem no seu orçamento para acomodar tecnologia e melhorias na sua infraestrutura. Isto certamente desempenhará um papel na forma como eles priorizam os gastos em novos produtos interessantes.

Mas os orçamentos não limitam apenas o financiamento. Dependendo da organização e de como o dinheiro é alocado, uma empresa pode ser obrigada a gastar uma certa quantia em determinados departamentos e projetos, a fim de garantir que recebam o mesmo orçamento no ano seguinte. Isso pode incentivar uma empresa a investir em mais ferramentas do que teria de outra forma. De qualquer forma, os orçamentos têm um efeito real e mensurável na forma como as empresas priorizam os gastos.

6. Qual é o verdadeiro valor ou ROI de um projeto ou ferramenta?

Qual é o retorno do investimento (ROI) do produto que você está pensando em instituir? Esta é a relação entre lucro ou lucro líquido versus custo ou investimento.

Se a ferramenta, por exemplo, agilizar seu sistema de vendas, permitindo que seus representantes realizem vendas com mais rapidez e eficiência, então é provável que o ROI seja alto. Mas nem todos os investimentos são tão valiosos.

Lembre-se também de que o valor nem sempre tem a ver com dinheiro tangível ou que o impacto pode ocorrer de forma indireta. Isso pode significar maior satisfação dos funcionários – afinal, muitos funcionários provavelmente ficarão entusiasmados com as novas tecnologias, o que pode afetar positivamente a sua produtividade. Embora possa ser difícil quantificar, faça o possível para calcular o ROI das ferramentas que você está considerando. Isso o ajudará a determinar a melhor forma de alocar fundos e priorizar os gastos.

7. Que pessoal utilizou ou está envolvido com essas ferramentas ou sistemas?

Novamente, não se trata apenas do número de funcionários que usarão a plataforma ou sistema. Também diz respeito ao tipo de trabalho que realizam e como se enquadram no panorama geral. Cabe à liderança do seu negócio priorizar novas tecnologias para melhor agilizar as operações, levando em consideração as funções e responsabilidades que serão afetadas por essas ferramentas.

Talvez envolva várias equipes – nesse caso, o investimento pode valer ainda mais a pena. Ou talvez afete um único indivíduo, alguém que é fundamental para manter a organização funcionando sem problemas.

Considere fatores além do uso da ferramenta em si, como o treinamento necessário para que todos estejam atualizados, o que exige tempo do treinador e de todos que precisam usar a ferramenta.

8. Que outros recursos são afetados?

Finalmente, como uma determinada ferramenta ou equipamento afetará ou afetará as outras ferramentas e recursos da sua organização? Parte da determinação de qual tecnologia você mais precisa envolve descobrir como ela se encaixa. Será que ela se encaixará perfeitamente, ajudando o outro sistema a funcionar ainda melhor? Ou criará um efeito dominó, fazendo com que outras ferramentas fiquem desatualizadas?

Às vezes, ter que substituir vários sistemas ao mesmo tempo é inevitável. Mas outras vezes, você pode querer priorizar o foco em tecnologia que não causará estragos em sua infraestrutura, forçando-o a reformulá-la.

Financiamento para tecnologia: primeiros passos

A tecnologia é vital para o funcionamento da sua organização. Mas nem todas as ferramentas são iguais. Essas perguntas servirão como um guia para ajudá-lo a determinar a tecnologia mais crítica para impulsionar o seu negócio.