SIGNIFICADO
A função de controle pode ser definida como a comparação do desempenho real com o desempenho planejado. Se houver alguma diferença ou desvio, então, encontrar as razões para tal diferença e tomar medidas corretivas ou ações para interromper essas razões, para que no futuro haja correspondência entre o desempenho real e o planejado.
Definições de diferentes autores:
1. “Controlar é determinar o que está sendo realizado, ou seja, avaliar o desempenho e, se necessário, aplicar medidas corretivas para que o desempenho ocorra conforme o planejado.
2. “Controlar consiste em verificar se tudo ocorre em conformidade com os planos adotados, as instruções emitidas e os princípios estabelecidos. Tem por objeto apontar fraquezas e erros para retificá-los e evitar que se repitam”.
3. “Controlar é medir e corrigir o desempenho dos subordinados para garantir que os objetivos da empresa e os planos elaborados para alcançá-los estejam sendo cumpridos”.
4. “A função de controle leva à realização de metas; uma organização sem controle efetivo provavelmente não atingirá sua meta”. O controle não é a última função da gerência, mas é a função que está de volta ao ciclo de gerência para o planejamento.
Escopo:– O controle tem um escopo muito amplo, pois não termina apenas na comparação do desempenho real com o desempenho planejado, mas também tenta encontrar as razões e soluções para tais problemas. Por exemplo, se a produção planejada for de 1.000 unidades e a produção real for de 800 unidades, a função de controle procurará as razões desse desvio. Se o motivo for falha nas máquinas ou ineficiência dos trabalhadores então as medidas corretivas são tomadas instruindo o departamento de manutenção a manter a verificação regular das máquinas e se for devido à ineficiência dos trabalhadores então eles são enviados para treinamento para que sua eficiência possa ser melhorada .
Existem dois aspectos da função de controle. São eles: controle estratégico e controle operacional.
O controle estratégico refere-se a verificar a eficácia das estratégias e dos planos, porque às vezes pode haver desvio no desempenho real e no desempenho planejado devido aos planos e estratégias.
O aspecto operacional se refere ao foco em atividades gerenciais e outras da organização. É para descobrir se a incompatibilidade é devido a falhas nas ações ou atividades. Em ambos os aspectos, os gerentes tentam descobrir as razões da incompatibilidade e tomar medidas corretivas.
controlandoIMPORTÂNCIA DO CONTROLE
1. Ajuda no alcance dos objetivos organizacionais.
Quando os planos são feitos nas organizações, estes são direcionados para o alcance dos objetivos organizacionais e a função de controle garante que todas as atividades na organização ocorram de acordo com o plano e se houver algum desvio, ações oportunas são tomadas para trazer de volta as atividades. o caminho do planejamento. Quando todas as atividades estiverem ocorrendo de acordo com o planejado, elas serão automaticamente direcionadas para o alcance da meta organizacional.
2. Julgar a precisão dos padrões.
Através do controle estratégico podemos facilmente julgar se o padrão ou a meta definida são precisos ou não. Um sistema de controle preciso revisa os padrões de tempos em tempos para combiná-los com as mudanças ambientais.
3. Fazer uso eficiente dos recursos.
Como se o controle dos semáforos orientasse a organização e a mantivesse no caminho certo. Cada atividade é realizada de acordo com padrões pré-determinados. Como resultado, há uma utilização mais eficaz dos recursos.
4. Melhorar a motivação dos funcionários.
Um sistema de controle eficaz comunica as metas e padrões de avaliação dos funcionários aos subordinados com bastante antecedência. Um bom sistema de controle também orienta os funcionários a saírem de seus problemas. Essa comunicação livre e cuidado motivam os funcionários a darem melhor desempenho.
5. Garante ordem e disciplina.
O controle cria uma atmosfera de ordem e disciplina na organização. Um sistema de controle eficaz mantém os subordinados sob controle e garante que eles desempenhem suas funções com eficiência. Um controle rigoroso pode ter uma verificação sobre desonestidade e fraude de funcionários. Monitor de controle de greves, funcionários trabalham em monitores de computador, o que traz mais ordem e disciplina no ambiente de trabalho.
6. Facilitar a coordenação na ação.
O controle ajuda a manter o equilíbrio entre meios e fins. O controle garante que a direção adequada seja tomada e que vários fatores sejam mantidos adequadamente. Todos os departamentos são controlados de acordo com padrões pré-determinados que são bem coordenados entre si. O controle fornece unidade de direção.
7. O controle auxilia na melhoria do desempenho dos colaboradores.
O controle insiste na fiscalização contínua dos colaboradores e o controle auxilia na criação de um clima de ordem e disciplina. Na função de controle, garante-se que os funcionários estejam cientes de seus deveres e responsabilidades com muita clareza. Eles devem conhecer claramente os padrões pelos quais seu desempenho será julgado. Esses padrões ajudam os funcionários a trabalhar com eficiência.
O controle pode ser exercido sobre o desempenho dos funcionários através das seguintes medidas:
(a) Relatório de autoavaliação.
Os colaboradores são convidados a preparar um relatório do seu desempenho e a explicar se o seu desempenho está de acordo com o plano ou não. Neste relatório os funcionários especificam as suas realizações.
(b) Relatório de avaliação de desempenho dos supervisores.
Os superiores monitoram e observam continuamente os funcionários no desempenho do trabalho e é feita a comparação entre o desempenho padrão e o real. Com base nesta observação os gestores elaboram um relatório de avaliação de desempenho.
Esses relatórios passam a ser a base para a concessão de promoções, bônus de incrementos etc. Para ter um bom relatório do desempenho dos funcionários
eficientemente e efetivamente.
8. O controle ajuda a minimizar os erros.
Pequenos erros ou pequenos enganos podem não afetar seriamente a organização. Mas se essas varetas forem ganhos repetidos e novamente, isso se tornará um assunto sério e pode trazer desastre para a organização. Um sistema de controle eficaz ajuda a minimizar os erros por meio de monitoramento e verificação contínuos. Os gerentes tentam detectar o erro a tempo e tomar medidas corretivas para minimizar o efeito do erro.
Limitações de controle
1. Dificuldade em estabelecer padrões quantitativos. O sistema de controle perde sua eficácia quando o padrão de desempenho não pode ser definido em termos quantitativos e é muito difícil estabelecer um padrão quantitativo para comportamento humano, nível de eficiência, satisfação no trabalho, moral dos funcionários etc. Nesses casos, o julgamento depende do critério do gerente.
2. Nenhum controle sobre fatores externos.
Uma empresa não pode controlar os fatores externos, como políticas governamentais, mudanças tecnológicas, mudanças na moda, mudanças nas políticas dos concorrentes, etc.
3. Resistência dos funcionários
Os funcionários muitas vezes resistem ao controle e, como resultado, a eficácia do controle diminui. Os funcionários sentem que o controle reduz ou restringe sua liberdade. Os funcionários podem resistir e ir contra o uso de câmeras, para observá-las minuciosamente.
4. Caso caro.
O controle é um processo caro. Envolve muito tempo e esforço, pois deve ser dada atenção suficiente para observar o desempenho dos funcionários. Para instalar um sistema de controle caro, as organizações precisam gastar grandes quantias. A gestão deve comparar os benefícios do sistema de controle com o custo envolvido em sua instalação. Os benefícios devem ser superiores aos custos envolvidos, então apenas o controle será eficaz, caso contrário levará à ineficiência.
