Na construção, projetos repetitivos incluem túneis, pontes, rodovias, ferrovias, conjuntos habitacionais, edifícios comerciais altos e similares. Esses projetos exigem que equipes e equipes de construção repitam trabalhos semelhantes em diversas áreas do projeto, passando de um local para outro. Todo esse trabalho repetitivo depende do cronograma constante do seu plano de projeto para que, aconteça o que acontecer, seu projeto avance em um ritmo regular. Esta é uma de suas principais responsabilidades como gerente de projeto: manter o ritmo do projeto.
Concentrar-se no cronograma do projeto permite que você divida o plano do projeto em tarefas menores para maximizar a continuidade do trabalho da sua equipe e minimizar as interrupções no trabalho. Ao fazer isso, você melhora a produtividade geral de suas equipes ao:
- Reduzindo o tempo ocioso ou o tempo de inatividade durante suas constantes mudanças no local
- Otimize os benefícios do feedback e dos efeitos da curva de aprendizado
Criando um cronograma prático para projetos de construção repetitivos
Como você realmente cria um cronograma repetitivo prático que seria o coração do seu projeto? Existem muitos modelos de planejamento e programação disponíveis, mas por onde começar? Aqui está um guia simples para você começar.
- Divida seu plano de construção em trabalhos menores
- Identifique atividades repetitivas e não repetitivas
- Reconhecer flexibilidade na marcação de atividades repetitivas com durações semelhantes
- Identificar restrições de agendamento envolvidas em cada atividade e fornecer praticidade para cumpri-las (continuidade de trabalho entre equipes, disponibilidade de equipes, restrições na lógica de trabalho)
Considerando esses quatro pontos, você seria capaz de calcular:
- O início programado do seu projeto
- Suas datas de término previstas para cada atividade (em cada unidade repetitiva)
- A duração total do projeto
- Dias de interrupção previstos
Como você incorpora todas essas novas informações em seu projeto? O segredo é ter um programa ativo e centralizado onde você pode conectar todos os seus dados e fluxos de trabalho do projeto. Ao dividir seu programa geral em partes menores, você pode inserir todas essas atividades menores e criar um fluxo de trabalho lógico para elas no mesmo ambiente. Ao ter todos esses trabalhos lá, você pode identificar quais são repetitivos e não repetitivos e então atribuí-los à sua equipe de acordo. Todos na equipe podem acessar as mesmas informações que todos os outros e acompanhar o andamento das tarefas e trabalhos anteriores ou posteriores aos deles. Em um nível individual, a equipe do local (e toda a equipe de construção) pode ver todas as atualizações das tarefas e assumir a responsabilidade por seus trabalhos. E se ocorrerem atrasos, poderão atualizar a próxima equipe, evitando tempo de inatividade desnecessário para os outros grupos. Isso dá a todas as suas equipes a flexibilidade para concluir outros trabalhos de sua lista de tarefas. Portanto, para quaisquer restrições, problemas dispendiosos podem ser evitados, como membros desnecessários da tripulação aparecendo no local, tempo ocioso e tempo de inatividade resultante de atualizações inoportunas, etc.
Na nuvem, longe da caneta e do papel
Este modelo de trabalho moderno contrasta enormemente com o que estamos habituados atualmente na nossa cultura tradicional de construção. O atual cronograma de projetos que temos está fadado a atrasos e estouros de custos. Ainda estamos presos ao trabalho com cronogramas mestres em formulários de documentos em papel e com nossos programas e cronogramas semanais e diários no MS Project. As atualizações de cronograma são feitas por meio de texto, WhatsApp, Messenger, Telegram, etc. Os relatórios são enviados em planilhas Excel por e-mail ou tratamento manual. Muitas lacunas de informação também são perdidas em ligações não gravadas.
É impossível ter um agendamento repetitivo e um ritmo constante de projeto quando todos os dados do projeto estão espalhados por documentos manuais, diferentes softwares e vários aplicativos. Se você não conseguir acompanhar tudo o que acontece no local, nunca terá aquele ritmo constante para o seu projeto de construção. É fundamental que você mova todos os dados do seu projeto e a comunicação da sua equipe para a nuvem.
Para ilustrar o benefício disto, veja como Raul Hernandez do Grupo Provivienda conectou sua equipe de construção em torno de um programa centralizado e ativo e imediatamente reduziu o tempo normal de construção de 310 dias para 60 dias.
O que mudou foi conectar as equipes por meio de um programa ao vivo que nos ajudou a evitar paradas entre as atividades. Se o seu programa não for atualizado com frequência, os problemas no local pioram porque não foram comunicados rapidamente à pessoa certa”, afirma Raul.
Planeje com antecedência, mas implemente semanalmente
Planeje seu projeto com antecedência, mas divida seu programa em partes menores por meio de previsões semanais ou de 3 a 6 semanas. Isso permite flexibilidade no alinhamento de suas equipes e na definição dos próximos marcos. Conectar essas programações semanais curtas à sua programação mestre permite que atividades sejam programadas em que o tempo de inatividade ou ociosidade seja minimizado ou até mesmo totalmente eliminado. Agendar trabalho repetitivo também garante a continuidade do trabalho de uma atividade para outra. Conectar tudo isso ao seu plano central em tempo real leva a atualizações e feedback que maximizam a produtividade de cada equipe individual e minimizam movimentos desnecessários dos membros da equipe após o início do trabalho.
Este estilo de planejamento dá a você, como gerente de projeto, a ideia de quais atividades priorizar e como programar as atividades de maneira adequada e eficaz com base no cronograma mais atualizado. Você consegue sincronizar sua equipe e otimizar a produtividade com base no tamanho ideal da equipe e em um ritmo natural e lógico.
Verifique seu próprio pulso
Se você deseja otimizar seu planejamento e integrar a programação de trabalho repetitivo em seu próprio projeto, você deve se concentrar em como pode minimizar a duração do seu projeto e maximizar a continuidade do trabalho de sua equipe. Você deve saber como reunir todos os dados do seu projeto em uma única fonte para poder gerar o melhor e mais prático cronograma para trabalhos de construção repetitivos e não repetitivos.
