Como avaliar serviços de terceirização de software para obter resultados ideais

18. Mai 2024 Roberto Magalhães

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O benchmarking é uma técnica útil na qual as empresas analisam o desempenho dos fornecedores e os comparam com os padrões do setor. Na terceirização de desenvolvimento de software, isso normalmente ocorre antes da contratação de uma empresa de terceirização de longo prazo.

Essa prática ajuda as empresas a alcançarem ótimos resultados com sua equipe terceirizada, tomando decisões informadas com impacto significativo no sucesso dos projetos e garantindo a qualidade do serviço. Afinal, selecionar o fornecedor de terceirização certo economiza tempo, reduz custos (contribuindo potencialmente para a redução anual de custos) e ajuda a garantir resultados de alta qualidade.

A razão mais importante pela qual as empresas comparam serviços de terceirização de software e provedores de serviços é porque eles diferem na forma como prestam serviços. A experiência e o histórico variam muito entre os fornecedores, e uma análise de benchmark abrangente ajuda as empresas a identificar as melhores equipes para suas necessidades, com as habilidades, experiência e cultura de trabalho necessárias para o projeto ou relacionamento de terceirização.

Critérios-chave para avaliar um provedor de serviços de terceirização de software

Existem vários critérios-chave que as empresas devem considerar ao fazer benchmarking e avaliar um potencial acordo de terceirização ou provedor de serviços. Embora esses fatores incluam conhecimento técnico e garantia de qualidade, eles também se estendem ao conhecimento, comunicação e colaboração do setor.

#1 Experiência Técnica

Avaliar o conhecimento técnico de um potencial fornecedor de terceirização de desenvolvimento de software é um dos fatores mais importantes ao fazer benchmarking. Ao fazê-lo, as empresas garantem que os fornecedores em questão possuem as competências e os níveis de experiência necessários para lidar com as especificidades dos projetos ou para a longevidade do relacionamento.

A expertise técnica não afeta apenas o sucesso geral do acordo de terceirização, mas também a qualidade e a eficiência dos produtos e serviços do fornecedor. As empresas devem dar uma olhada nos projetos anteriores e estudos de caso do fornecedor como parte da avaliação, pois oferecem uma visão dos níveis de complexidade que a equipe administrou anteriormente, das tecnologias utilizadas e dos resultados gerais dos projetos. Os líderes de equipe também devem considerar as certificações, qualificações e outras conquistas da equipe terceirizada.

Infelizmente, não existe um teste padronizado a ser aplicado a cada fornecedor para avaliar todos de forma justa, então as empresas devem agir como detetives para concluir adequadamente sua devida diligência durante o benchmarking. Isso pode envolver a análise de questões relacionadas aos dados de referência.

Nº 2: Conhecimento da Indústria

Ter conhecimento do setor é um pouco mais importante do que as pessoas pensam quando se trata de relacionamentos de terceirização de software. Embora a equipe terceirizada cuide apenas do lado técnico das coisas, ter uma visão do setor da empresa contratante os ajuda a entender as necessidades e desafios específicos do nicho.

Isso se traduz em soluções mais personalizadas que se alinham melhor com as melhores práticas, padrões e regulamentações necessárias do setor. Isso contribui para o sucesso geral do projeto e do relacionamento terceirizado, bem como para o desempenho operacional geral.

Uma maneira eficaz de usar isso como referência para avaliar antes de contratar um fornecedor é revisar depoimentos de clientes e estudos de caso relacionados a projetos semelhantes. Isso o ajudará a obter insights sobre a capacidade do fornecedor de fornecer produtos específicos do setor.

As empresas contratantes também devem realizar entrevistas e discussões com os membros da equipe do fornecedor de terceirização para ter uma ideia de sua compreensão das tecnologias e requisitos do setor. Isso pode parecer tedioso, mas ajuda as empresas a avaliar a profundidade do conhecimento do fornecedor como equipe.

Nº 3 Comunicação e Colaboração

A comunicação é a espinha dorsal de todo bom relacionamento de terceirização entre o fornecedor, todas as unidades de negócios envolvidas e a equipe terceirizada. Sem ele, ninguém envolvido alcança sucesso em seus empreendimentos. Ao avaliar potenciais fornecedores de outsourcing de software, as empresas devem avaliar as suas competências de comunicação como uma importante área de preocupação.

Uma área a ser avaliada é a proficiência linguística do fornecedor. Eles devem ter a capacidade de comunicar eficazmente numa língua comum se estiverem localizados noutro país. A fluência no idioma usado no escritório para comunicação é vital para a compreensão eficaz dos projetos, seus requisitos, resolução de problemas e colaboração, bem como para o gerenciamento geral dos serviços.

A capacidade de resposta é outra área importante da prestação de serviços e comunicação que as empresas às vezes se esquecem de considerar como referência. Os fornecedores de terceirização devem responder às perguntas, abordar as preocupações e fornecer atualizações regularmente e prontamente para garantir a transparência e manter todas as partes interessadas do projeto atualizadas. Isso também influencia os canais e ferramentas de comunicação preferidos do provedor. Eles devem oferecer ferramentas que ajudem a facilitar a colaboração por meio de interações contínuas e comunicação em tempo real.

Nº 4 Preços claramente definidos e níveis de serviço dos provedores de terceirização

Bons provedores de terceirização oferecem diretrizes de preços e níveis de serviço claramente definidos aos seus clientes, para que todos permaneçam na mesma página durante o relacionamento ou projeto.

A maioria dos contratos de terceirização oferece termos e transparência de preços, dando às organizações uma compreensão clara do que exatamente estão assinando, dos custos envolvidos e do nível de serviço esperado. Essas são informações vitais necessárias para a contratação de empresas, para garantir que estejam tomando decisões informadas e que as ofertas do fornecedor de terceirização estejam alinhadas com o orçamento, o cronograma e as especificações necessárias.

Os termos contratuais e as estruturas de preços são partes essenciais da avaliação comparativa de potenciais fornecedores. Se possível, a empresa contratante deve solicitar uma proposta detalhada do que o fornecedor de terceirização pode fazer por ela, incluindo detalhamento de custos, taxas horárias, marcos projetados e quaisquer taxas ou despesas adicionais que ela possa não ter conhecimento.

O contrato ou proposta deve delinear aspectos-chave para as empresas aprovarem e compreenderem antes de assinarem. Esses aspectos incluem não apenas cronogramas e resultados do projeto, mas também termos legais importantes, incluindo direitos de propriedade intelectual, cláusulas de confidencialidade, disposições de rescisão e termos de resolução de disputas.

Nº 5 Garantia e Controle de Qualidade

A garantia e o controle de qualidade ajudam a garantir que qualquer tipo de software entregue atenda aos padrões, confiabilidade e funcionalidade necessários. Na terceirização de software, o controle de qualidade e o controle de qualidade são ainda mais importantes para garantir que as empresas obtenham o produto que pretendem alcançar. Processos robustos para essas áreas também minimizam a chance de defeitos no produto de software e aumentam a satisfação do cliente.

Antes de as empresas contratarem um fornecedor de terceirização, as empresas contratantes devem avaliar seus processos de garantia e controle de qualidade como referência, revisando seus planos e metodologias de teste. Isso ajuda a dar uma ideia de quão minuciosamente o fornecedor realmente testa seus produtos em busca de bugs, desempenho geral e funcionalidades específicas. Eles também devem avaliar os processos de controle de qualidade, como revisão de código, sistemas de controle de versão e padrões de documentação.

Processo de benchmarking para provedores de terceirização de software

Muitas empresas contratantes sabem que precisam ter um processo de referência em vigor, mas não sabem por onde começar.

O benchmarking envolve uma abordagem sistemática à avaliação e comparação de fornecedores e, quando feito corretamente, ajuda a garantir a tomada de decisão mais objetiva e informada possível. Aqui está uma abordagem simples de 5 etapas que você pode adaptar às necessidades da sua organização.

Defina seus requisitos
Identifique provedores potenciais
Avalie os provedores com base nos principais critérios
Compare e classifique provedores
Tome uma decisão bem informada

Agora vamos nos aprofundar um pouco mais em cada um deles.

Nº 1 Defina seus requisitos

Contratos de terceirização de software bem-sucedidos começam com requisitos de projeto claramente definidos. Esses requisitos estabelecem a base para todo o projeto, ao mesmo tempo que garantem que todas as partes interessadas entendam claramente os objetivos, os resultados e o escopo do projeto.

Esses mesmos stakeholders devem participar da criação de documentos detalhados para reduzir ambiguidades, evitar mal-entendidos e facilitar a comunicação eficaz entre a equipe interna e a terceirizada.

Nº 2: Identifique provedores potenciais

Navegar em pesquisas on-line em busca de recomendações de fornecedores de terceirização de software é uma ótima maneira de encontrar leads em potencial. Plataformas online, diretórios e, às vezes, fóruns também são bons lugares para iniciar a pesquisa.

Referências de fontes confiáveis com boas experiências em terceirização também oferecem recomendações úteis. Lembre-se que com contratos de terceirização você tem serviços globais à sua disposição e pode lançar uma ampla rede.

Nº 3: Avalie os provedores com base nos principais critérios

As empresas devem avaliar potenciais fornecedores com base nos benchmarks listados acima, personalizados de acordo com suas necessidades e desejos específicos em um parceiro de terceirização. Os líderes de equipe devem avaliar a experiência técnica e o conhecimento do setor, as habilidades de comunicação e a transparência, os preços e as práticas de garantia e controle de qualidade das diferentes empresas.

Nº 4 Compare e classifique provedores

Com base nestes benchmarks e avaliações, as empresas têm então a capacidade de classificar os fornecedores com base nas suas pontuações em cada critério. Isso permite uma comparação sistemática de seus pontos fortes, adequação e fraquezas. Eles podem então usar pontuações ponderadas ou ferramentas ou estratégias de tomada de decisão para classificar objetivamente os fornecedores, antes de finalmente encontrar aquele que é mais adequado para o trabalho.

Nº 5: Tome uma decisão bem informada

Ao utilizar a estratégia de benchmarking para classificar e avaliar os fornecedores de outsourcing, as empresas preparam-se para tomar uma decisão bem informada no final do processo. Isso garante o máximo rigor e precisão possível na decisão final.

Conclusão

O benchmarking é um processo útil através do qual as empresas encontram a melhor opção em um fornecedor de terceirização com base em critérios cuidadosamente elaborados e dados de referência de mercado. Este processo leva algum tempo e exige a devida diligência; no entanto, é melhor que as empresas garantam o sucesso do seu esforço de terceirização ao fazê-lo.

Perguntas frequentes

Qual é a importância de comparar fornecedores de terceirização de software?

O benchmarking de fornecedores de terceirização de software é importante porque permite que as empresas contratantes identifiquem a melhor opção para seus projetos ou relacionamentos de longo prazo com base em fatores predefinidos, como conhecimento do setor, experiência técnica, rotatividade média de clientes, garantia de qualidade e habilidades de comunicação.

Como posso avaliar o conhecimento técnico de um fornecedor?

As empresas devem avaliar os conhecimentos técnicos de um fornecedor utilizando benchmarking para comparar as suas capacidades técnicas com base em estudos de caso, experiência de trabalho anterior, testemunhos de clientes e serviços em evolução.

Que fatores devo considerar ao comparar preços e termos contratuais?

As empresas devem considerar alguns fatores ao comparar preços e termos contratuais. Isto inclui áreas importantes como transparência de custos, direitos de propriedade intelectual, resultados e obrigações contratuais.

Como posso garantir garantia e controle de qualidade em um projeto de terceirização de software?

As empresas podem garantir garantia e controle de qualidade verificando antecipadamente as políticas do fornecedor de terceirização por meio do processo de benchmarking.