Muitos gerentes de projetos em projetos residenciais repetitivos nos dizem que precisam gastar até 50% do seu tempo semanalmente no planejamento. O programa deles está travado no MS Project e para atualizá-lo eles precisam passar por inúmeras notificações do WhatsApp, e-mails ou telefonemas. Não demora muito para que eles sejam enterrados sob uma montanha de trabalho administrativo.
Em um esforço para ajudá-lo a evitar acabar na mesma situação, aqui está uma lista de 5 erros comuns que os gerentes de projeto não sabem que estão cometendo:
1. Eles usam as ferramentas erradas.
MS Project, Excel, WhatsApp e e-mails são apenas algumas das ferramentas que os gerentes de projeto tendem a usar. O problema é que nenhuma dessas ferramentas é realmente feita para equipes de construção e comunicação de projetos. A razão é que eles não têm uma conexão clara e em tempo real tanto com o cronograma mestre quanto com as previsões de 3 a 6 semanas. Ao confiar neles, as equipes de projeto acabam trabalhando em silos, impossibilitando que você, como gerente de projeto, tenha um bom entendimento da situação de seus projetos e tome decisões informadas rapidamente para evitar interrupções.
2. Eles não têm uma cultura forte em torno do planejamento.
Uma de suas principais responsabilidades como gerente de projeto é criar e manter um ritmo regular para o seu projeto. Para que isso aconteça, você precisa planejar com antecedência e agendar tarefas estrategicamente em partes gerenciáveis. Conforme mostrado por pesquisas recentes, se você conseguir entregar pequenas tarefas pelo menos 80% dentro do prazo e sem comprometer a qualidade, provavelmente entregará dentro do prazo e do orçamento.
Portanto, em vez de tentar agendar tudo detalhadamente do início ao fim, ou focar apenas nos marcos que deseja atingir, planeje no curto prazo e comece a contar com previsões de 3 a 6 semanas continuamente atualizadas.
Uma boa maneira de começar essa abordagem é conectar sua equipe em torno de uma versão ao vivo compartilhada do programa e atualizá-los regularmente sobre os próximos marcos (que não ocorrerão a mais de um mês) e as dependências entre as tarefas. Assim, você consegue manter todos na mesma direção e manter um bom ritmo de desenvolvimento do seu projeto.
3. Eles acham que sua equipe não tem conhecimento técnico suficiente.
Quando se trata de implementar uma nova ferramenta digital, uma preocupação comum dos gerentes de projeto é que suas equipes no local não têm conhecimento técnico suficiente para entender como usar o novo aplicativo. No entanto, a verdade é muito diferente. A maioria das pessoas em campo já usa seus smartphones diariamente para verificar seus serviços bancários móveis ou para se manter atualizado sobre as últimas notícias de seu time esportivo favorito. Não há absolutamente nenhuma razão para que eles não possam usar um aplicativo de construção para tornar sua vida profissional muito mais fácil e equilibrada. Forneça-lhes o treinamento certo e eles poderão aprender a nova ferramenta rapidamente.
4. Eles não padronizam.
Esperar que outros subcontratados ou membros da equipe concluam suas tarefas é normalmente um dos principais motivos por trás dos atrasos e do tempo de inatividade em um projeto residencial. Como você poderia evitar isso? Padronizando e conectando suas tarefas e fluxos de trabalho.
Dessa forma, a informação flui suavemente de uma parte interessada para outra, garantindo uma boa colaboração entre as pessoas no terreno. Para que esta abordagem funcione, é essencial que você mova sua programação para a nuvem e colete todas as informações críticas em um local centralizado.
Todos os membros da equipe terão acesso e poderão ver quando é o momento certo para aparecerem no site. Ao mesmo tempo, em vez de esperar o início de uma tarefa pendente, eles podem reorganizar sua lista de tarefas e começar a trabalhar em uma tarefa diferente para economizar tempo.
5. Eles não conectam seus horários.
Hoje, gerentes de projetos, gerentes locais, equipes de compras e subcontratados mantêm informações críticas em diversas ferramentas e formatos desconectados (Excel, MS Project, Primavera P6, Powerproject e até mesmo quadros brancos e anotações em papel), enviadas de um lado para o outro por e-mail, SMS e WhatsApp. . Isto torna muito difícil ver o impacto agregado dos problemas e das mudanças, o que é necessário para tomar decisões oportunas e bem informadas.
E se cada equipe pudesse compartilhar facilmente sua própria agenda, em tempo real, para evitar a confusão de enviar agendas desatualizadas e desconectadas por e-mail? Da mesma forma que você faz atualmente com seus desenhos e Dropbox/Google Drive/OneDrive. É isso que o software de colaboração baseado em nuvem faz por você.
Assim, você faria:
- nunca perca um marco ou desenvolvimento importante.
- aumentar a visibilidade e a transparência
- melhorar a comunicação com subcontratados
- alcançar alinhamento total entre equipes locais e externas
