Software de gerenciamento de caixa

Software de gerenciamento de fluxo de caixa, também conhecido como software de gerenciamento de caixa, é usado para rastrear, relatar e prever o fluxo de caixa. Ele pode ser usado por empresas pequenas e simples ou por grandes corporações multinacionais. Seus módulos normalmente incluem rastreamento de caixa, reconciliação, gerenciamento de liquidez, serviços bancários internos, gerenciamento de contas bancárias eletrônicas, análises, relatórios, segurança e conformidade.

O software de gerenciamento de caixa se integra a aplicativos ERP, contábeis e bancários para fornecer uma visão mais abrangente plataforma de gerenciamento de caixa. Esses sistemas geralmente incluem recursos poderosos, como recursos de visualização de dados para ver detalhes de maneiras fáceis de entender, automação de gerenciamento de caixa para reduzir o comprometimento do tempo humano em diversas tarefas e previsão para fornecer projeções precisas para ajudar no orçamento e no planejamento.

Por que você deve ter uma ferramenta de gerenciamento de caixa?

Mesmo as operações muito pequenas devem ter uma ferramenta de gestão de caixa. Alguns argumentariam que outros tipos de aplicativos como o Excel funcionam bem para esse propósito, mas como você gerencia o fluxo de caixa no Excel de uma forma que apoie o negócio como um todo? O Excel pode funcionar bem para prever custos e receitas, especialmente antes do lançamento de uma empresa. No entanto, uma vez iniciado, um aplicativo de planilha não é suficiente para atender às necessidades do negócio.

Os benefícios de uma ferramenta de gerenciamento de caixa incluem a capacidade de rastrear o caixa disponível, realizar facilmente atividades de manutenção do fluxo de caixa e tomar decisões inteligentes com base no conhecimento dos ativos de caixa. Estas vantagens traduzem-se em evitar empréstimos e dívidas dispendiosos, efetuar pagamentos atempadamente, reduzir os recursos humanos necessários e identificar tendências empresariais que podem levar a escolhas acertadas.

Principais recursos de uma ótima ferramenta de gerenciamento de caixa

As melhores ferramentas de gerenciamento de caixa incluem elementos básicos de rastreamento, relatórios e previsão, bem como recursos mais sofisticados, como os listados aqui.

Acompanhamento de fluxo de caixa

O rastreamento do fluxo de caixa é a capacidade de entender quais fundos estão entrando, quais pagamentos estão saindo e o saldo de caixa a qualquer momento.

Alertas

As empresas com vários relacionamentos com fornecedores devem ser capazes de monitorar as condições de pagamento para evitar atrasos nos pagamentos e taxas resultantes.

Projeções de fluxo de caixa

Embora nem sempre seja possível saber quanto dinheiro entrará e sairá em um determinado momento, uma ferramenta de gerenciamento de caixa pode usar cenários prováveis ​​para determinar a posição futura de caixa de uma empresa.

Reconciliação bancária automatizada

Você pode vincular sua ferramenta de gerenciamento de caixa ao software de conta bancária para permitir a reconciliação automatizada, reduzindo o investimento de tempo humano.

Costumização

Mesmo o software comercial pronto para uso (COTS) deve fornecer a capacidade de personalizar aspectos, incluindo categorias, entidades, moedas e as informações incluídas nos relatórios.

Visualização

O software de gerenciamento de caixa deve permitir a criação de relatórios, tabelas, gráficos e outras representações visuais para ajudá-lo a compreender melhor as relações entre os elementos de dados.

Operação multiusuário

O aplicativo deve permitir que os usuários concedam acesso a funcionários e outras partes interessadas que precisam entender as finanças da empresa.

Segurança

A capacidade de conceder acesso a múltiplos utilizadores deve ser equilibrada com segurança, dada a natureza sensível dos dados envolvidos.

Compatibilidade

Uma ferramenta de gestão de caixa deve ser compatível com outras aplicações já em uso na organização.

Como escolher um ótimo software de gerenciamento de caixa para o seu negócio

O melhores sistemas de gerenciamento de caixa são aqueles que incluem os recursos listados acima, são compatíveis com a tecnologia existente e são fáceis de aprender para as pessoas que mais os utilizarão. Além disso, procure fornecedores que ofereçam um alto nível de atendimento e suporte ao cliente durante o processo de instalação e muito mais. Idealmente, eles também fornecerão uma demonstração detalhada e um período de teste para que você saiba que o aplicativo funcionará para sua empresa a longo prazo.

Antes de escolher uma inscrição, encontre respostas para as seguintes perguntas.

• A informação é carregada em tempo real ou apenas no final de cada dia? (As informações em tempo real ajudam você a tomar decisões mais informadas.)
• Quão robusto é o recurso de relatórios? (Certifique-se de que o relatório reflita as informações exigidas pelas diversas partes interessadas.)
• O software foi projetado para ajudar a atender aos requisitos regulatórios? (Esse recurso é obrigatório, especialmente em determinados setores que lidam com dados confidenciais.)
• O sistema foi projetado para crescer com o seu negócio? (Caso contrário, você poderá ter que passar pelo processo de escolha de outro sistema em alguns anos.)
• Quão personalizável e flexível é o aplicativo? (À medida que sua empresa muda, você pode ter necessidades diferentes em termos de moeda, itens de relatório e outros elementos.)
• A plataforma foi projetada para integração com software de contas bancárias, ERP, contabilidade e tesouraria? (Para garantir uma imagem completa da posição financeira da empresa, a resposta deve ser sempre sim.)

Se as suas necessidades forem mais específicas, você pode optar por um sistema de gerenciamento de caixa personalizado. Por exemplo, pode ser necessário realizar cálculos de liquidez personalizados ou previsões de fluxo de caixa com base em parâmetros exclusivos. Além disso, sua empresa pode estar sujeita a regulamentações específicas que os aplicativos de gerenciamento de caixa COTS não atendem. Além disso, os aplicativos COTS podem não se integrar bem com outras tecnologias, como sistemas financeiros ou de contas a receber e a pagar, ou podem não ser dimensionados com rapidez suficiente para o seu negócio em crescimento.