Melhores práticas para captura de documentos

No ambiente de negócios atual, as empresas que ainda utilizam processos baseados em papel correm o risco de ficar para trás em relação à concorrência. Para obter o mais alto nível de eficiência, os custos mais baixos e a melhor chance de permanecer em conformidade com os diversos regulamentos, os documentos e as informações neles contidas devem ser acessíveis por meio de métodos digitais. Empresas experientes estão usando o gerenciamento de documentos para importar, processar, armazenar e acessar informações.

A primeira etapa do processo de gerenciamento de documentos é captura de documentos, que é a digitalização e upload de documentos em papel para um repositório digital. Esta prática também inclui o upload de documentos que já estejam em formato digital. A captura básica de documentos envolve simplesmente salvar o documento, enquanto a captura avançada de documentos envolve a extração dos dados contidos nele para adição à análise de dados ou pesquisas futuras.

Nas seções abaixo, exploramos o que é a captura de documentos, como ela funciona e os vários automação de captura de documentos e soluções de captura de documentos para as empresas explorarem.

O que é captura de documentos?

Conforme mencionado acima, a captura de documentos é a primeira etapa no gerenciamento de documentos e consiste simplesmente na conversão de um documento no formato de destino, como um documento em papel em formato eletrônico. O processo de gerenciamento de documentos continua da seguinte forma.

• Conversão – Processamento para tornar o documento mais legível, como melhorar a qualidade do texto e da imagem
• Verificando – Validação pela solução de gerenciamento de documentos para garantir que o documento atinja um padrão de qualidade especificado
• Classificação – Classificar documentos de acordo com o tipo, como fatura, recibo ou pedido de compra
• Extraindo – Extraindo dados e metadados relevantes do documento
• Indexação – O documento é etiquetado com identificadores relevantes, disponibilizando-o para ser encontrado em pesquisas
• Colocação – O documento é colocado em seu local final dentro de um repositório e fluxos de trabalho automatizados

Depois que essas etapas forem concluídas, os membros da equipe poderão localizar e trabalhar com mais facilidade os documentos conforme necessário. A conversão de documentos em papel para digitais permite que as empresas economizem espaço e dinheiro, pois os documentos não precisam mais ser armazenados em local físico. Os membros da equipe podem facilmente recuperar, compartilhar e colaborar em documentos. Além disso, as informações estão no estado apropriado para ajudar as empresas a atender aos padrões regulatórios que exigem rastreamento de documentos e determinados níveis de segurança.

Quem precisa capturar documentos?

Existem muitos tipos de empresas que podem se beneficiar das soluções de captura de documentos.

• Empresas que querem agilizar processos e atualizar o atendimento ao cliente. A simples consulta de um pedido, fatura ou pedido de compra torna-se muito mais fácil em um sistema automatizado de gerenciamento de documentos.
• Empresas que querem automatizar o processamento de formulários. Alguns documentos precisam ser revisados ​​ou aprovados por várias pessoas. Tais procedimentos tornam-se muito mais fáceis quando os documentos estão em formato eletrônico que podem ser compartilhados com várias partes ao mesmo tempo.
• Empresas que precisam proteger documentos para garantir a conformidade com vários regulamentos. Para garantir a privacidade dos clientes, clientes e pacientes, as organizações governamentais e outras exigem que as empresas garantam um alto nível de segurança que não pode ser alcançado com um sistema baseado em papel.
• Empresas que já operam digitalmente, mas desejam categorizar e indexar documentos de forma mais eficaz. Os documentos podem ser encontrados mais facilmente dentro de um sistema eletrônico organizado que utiliza agrupamentos lógicos e etiquetas precisas.
• Empresas que desejam usar efetivamente seus dados para tomar decisões de negócios mais informadas. Os dados que podem ser extraídos da digitalização de documentos em papel são essenciais para obter insights críticos que ajudam a impulsionar o sucesso dos negócios.
• Empresas que empregar uma força de trabalho distribuída. Um sistema de gerenciamento de documentos baseado em papel ou mesmo digital mal implementado é altamente impraticável para empresas com funcionários trabalhando em vários locais.
• Empresas que quer economizar dinheiro. O espaço de escritório e de armazenamento é caro e cada vez mais caro. As empresas que não precisam mais armazenar documentos físicos podem gastar o dinheiro economizado em coisas mais importantes, como benefícios aos funcionários ou na melhoria da qualidade de seus produtos ou serviços.
• Empresas que querem dedicar mais tempo a tarefas de maior valor. Um sistema de gerenciamento de documentos baseado em papel requer mais tempo para encontrar documentos e localizar as informações necessárias sobre eles. As empresas que conseguem reduzir esse tempo capacitam os funcionários a voltarem a sua atenção para atividades que podem impulsionar o progresso e o sucesso.

Como capturar documentos

Uma variedade de tecnologias são úteis para captura de documentos, incluindo as seguintes.

• Reconhecimento óptico de caracteres (OCR) – Lê texto digitado e o converte em texto digital legível por aplicativos de computador
• Reconhecimento inteligente de caracteres (ICR) – Lê texto manuscrito, como no caso de formulários preenchidos à mão por clientes ou clientes
• Reconhecimento óptico de marcas (OMR) – Lê marcas, como marcas de seleção ou formas ovais preenchidas, que são comumente usadas em documentos como exames e cédulas
• Reconhecimento óptico de código de barras (OBR) – Lê códigos de barras e extrai informações para ajudar na indexação e organização de arquivos
• Extração de forma livre – Converte imagens contendo texto em PDFs que podem ser editados

Os métodos de captura de documentos variam muito, dependendo do formato e do volume de documentos que os usuários precisam coletar. As pequenas empresas podem digitalizar documentos um por um usando um scanner e software encontrados na maioria dos computadores. Outros dispositivos, como tablets e telefones, também podem ser usados ​​para digitalizar, com suporte de aplicativos comuns como o Google Drive. Algumas empresas podem até optar por capturar dados de documentos manualmente.

Operações maiores podem precisar de hardware de digitalização mais sofisticado e software de captura avançado, como Adobe Acrobat DC ou Abbyy FineReader. Essas operações podem empregar digitalização em lote, que digitaliza um grande número de documentos de uma só vez. O vídeo a seguir mostra um processo de digitalização em lote.

Gestão de Documentos para o Sucesso Empresarial

Como vimos, a captura de documentos é apenas um passo num esforço maior para digitalizar as operações, criando uma riqueza de benefícios que incluem economia de tempo e dinheiro, melhor atendimento ao cliente, níveis mais elevados de eficiência, maior capacidade para atender aos padrões de conformidade, maior suporte para uma força de trabalho dispersa e a capacidade de tomar decisões de negócios mais informadas.

O gerenciamento de documentos, que começa com a captura de documentos, inclui funções críticas como controle de acesso, criptografia de dados e políticas de retenção. Esses benefícios e funções são essenciais para a saúde e o sucesso dos negócios.