Como implementar com sucesso sua agenda tecnológica para 2024

Para as empresas que definem a sua estratégia tecnológica com base num calendário anual, os últimos dias de Janeiro e Fevereiro marcam uma transição do desenvolvimento da sua estratégia para a sua implementação. Este pode ser um momento emocionante, mas também um momento que pode testar a nossa resiliência e capacidades como líderes. Iniciativas que pareciam “acéfalas” quando partilhadas com colegas podem subitamente encontrar resistência significativa de partes inesperadas da organização, tal como iniciativas aparentemente simples podem esbarrar em desafios imprevistos quando chega a altura de serem implementadas.

Uma estratégia bem elaborada é essencial para o sucesso de uma organização de tecnologia, mas tem pouco valor sem uma implementação eficaz. Assim como um mapa de alta resolução e a mais recente tecnologia GPS são recursos consideráveis ​​na navegação, eles são de pouca utilidade se você não souber como usar os dados que eles fornecem ou como percorrer o caminho certo para chegar ao seu destino.

Ao começar a executar sua agenda tecnológica, considere estas ferramentas para ajudar a transformar sua estratégia em realidade.

Identifique marcos e medições

A tecnologia geralmente é uma disciplina que se orgulha de ter um domínio sólido da coleta de dados e da obtenção de insights a partir dos dados. Apesar disso, por vezes não conseguimos utilizar a miríade de dados disponíveis para acompanhar eficazmente o progresso da nossa agenda estratégica global. Normalmente, isso não se deve à falta de ferramentas ou dados conhecidos, mas à falta de definição de critérios de sucesso e de metas para atingir esses critérios.

Idealmente, este exercício deve ser concluído à medida que você desenvolve a agenda estratégica do seu ano. Por exemplo, uma publicação popular do CIO fornece uma lista de Oito principais prioridades para CIOs em 2023, com “construção de resiliência” no topo do gráfico. Este é um objetivo louvável, mas como saber se a sua organização tecnológica é mais resiliente? Que medidas indicam o seu nível atual de resiliência e que atividades irá realizar para melhorar essas medidas? Como você saberá quais medidas são mais eficazes?

Itens como “construir resiliência” são semelhantes a objetivos pessoais vagamente definidos, como “melhorar a forma física”. À primeira vista, são metas louváveis ​​e apropriadas, mas faltam detalhes sobre como você medirá o progresso e quais atividades realizará para alcançar um progresso constante. Sem métricas e marcos ponderados, as organizações com objectivos estratégicos vagos terão um desempenho muito semelhante ao dos indivíduos que pretendem “melhorar a sua aptidão” – talvez fazendo algumas alterações menores ou dramáticas durante um curto período e depois regressando aos comportamentos anteriores.

Compare isso com um indivíduo que traduz o objetivo amplo de “melhorar o condicionamento físico” com uma medida concreta – seu tempo para correr uma distância específica. Eles podem testar rápida e repetidamente seu desempenho em relação a essa referência e criar um plano com treinos definidos para ajudá-los a atingir esse objetivo. Se houver um cronograma específico em que eles desejam atingir essa meta, eles poderão ajustar seus treinos ou ajustar a meta se o progresso for mais rápido ou mais lento do que o esperado.

Uma abordagem semelhante pode ser aplicada a um objetivo organizacional, como a construção de resiliência. Primeiro, identifique casos específicos de como a resiliência se manifestará. Este pode ser o tempo necessário para se recuperar de uma interrupção na rede ou um teste repetível, como um hack simulado ou um exercício de recuperação de desastres. Essas atividades servem como medidas e avaliam seu progresso à medida que você implementa seus objetivos.

Você também deve definir marcos periódicos, essencialmente verificações de progresso, em relação aos seus objetivos. Ao desenvolver sua estratégia, estabeleça metas específicas para cada um desses marcos, em vez de deixá-los vagos. Deixar alguma margem de manobra pode ser tentador, mas no final das contas você está prestando um péssimo serviço a si mesmo. Ao definir medidas e marcos definidos à medida que desenvolve sua estratégia, você poderá avaliar o quão realistas são seus objetivos.

Se você perceber que sua equipe supera facilmente cada marco, talvez seus objetivos tenham sido muito conservadores e devam ser ajustados. Por outro lado, suponha que você esteja perdendo os primeiros marcos por uma ampla margem. Nesse caso, poderá ser necessário acelerar o investimento nesse objectivo estratégico ou fazer alguma “depuração estratégica” para compreender por que existe uma lacuna.

Definir guarda-corpos apropriados

Marcos e medições eficazes devem ser combinados com “guarda-corpos” indicando intervalos de resultados aceitáveis. Por exemplo, se você estiver medindo o tempo de resposta da sua equipe a uma interrupção simulada e definir uma meta de 24 horas, o que significa se a equipe concluir o objetivo em 6 horas? Que tal 36 horas? As proteções superiores e inferiores definem o intervalo aceitável para uma medição específica, e os resultados fora desse intervalo devem sinalizar que é necessária uma investigação mais aprofundada.

A instalação de guarda-corpos é muitas vezes ignorada, pois parece uma tarefa atividade que será evidente durante a execução. No entanto, quando um resultado atípico ocorre sem as proteções pré-estabelecidas apropriadas, sua equipe não terá certeza se esse resultado deve ser preocupante ou dentro de intervalos aceitáveis.

Definir barreiras antes de iniciar a implementação de forma séria também força algumas discussões estratégicas críticas. Se você estiver tentando implementar algo novo onde suas equipes não têm experiência, amplas proteções podem ser apropriadas, e você pode até planejar um exercício de medição que recalibre marcos futuros. Se você estiver implementando um objetivo urgente, poderá precisar de proteções estreitas que identifiquem problemas antecipadamente.

Perder um marco em 3% poderia ser perfeitamente aceitável e louvável em um caso ou um sinal de perigo que requer atenção imediata em outro caso. Estabelecer barreiras de proteção antecipadamente evita o debate durante a implementação e reduz o desejo humano de aceitar um resultado como “suficientemente bom” e seguir em frente quando poderia ser um aviso prévio.

Ajuste sua “Máquina de Implementação”

Existem dezenas de brometos sobre a importância da execução da estratégia, e eles estão essencialmente corretos. A estratégia perfeita com medidas e marcos bem concebidos, combinadas com barreiras de proteção perfeitamente calibradas, é inútil sem uma execução e implementação eficazes.

Como tal, é fundamental avaliar e “ajustar” as suas capacidades de implementação no início do processo de implementação de sua agenda tecnológica. Assim como é improvável que um novo atleta tenha um desempenho de nível olímpico com alguns meses de treinamento, sua organização tecnológica não pode cumprir objetivos significativamente além de sua capacidade de implementação.

Faça uma avaliação honesta de suas capacidades atuais de implementação ao definir sua estratégia e começar a implementar sua agenda tecnológica. Pense nessas capacidades como uma “máquina de implementação”, que possui hoje um conjunto específico de parâmetros de desempenho e o potencial para atualizar vários componentes para aumentar essas capacidades.

Se encontrar uma lacuna entre os objetivos da sua agenda tecnológica e a sua capacidade de implementação para executar esses objetivos, você terá duas opções. Primeiro, você pode reduzir seu objetivo. Isso pode incluir a modificação das medidas, marcos e barreiras de proteção, até o abandono ou modificação significativa desse elemento da sua agenda. A segunda opção é aumentar as capacidades da sua máquina de implementação. Existem contratações estratégicas que podem melhorar o desempenho da sua equipe? Você pode usar uma organização parceira para fornecer recursos aprimorados imediatamente? Existe a opção de comprar novas tecnologias ou ferramentas que aprimorem sua máquina de implementação?

Reserve um tempo para compreender suas capacidades atuais; se forem insuficientes, considere adicionar à sua agenda alguma combinação de melhorias em sua máquina de implementação. Não se esqueça de considere o impacto da sua estratégia na sua máquina de implementação também do ponto de vista do portfólio. Você pode ter recursos apropriados para implementar cada item de sua agenda tecnológica por si só. Ainda assim, quando combinada, a sua agenda como um todo pode superar a capacidade da sua máquina de implementação.

Este exercício também pode criar uma proposta convincente para a contratação de pessoal adicional ou a utilização de recursos de parceiros. Suponha que você tenha um consenso sobre sua agenda tecnológica e possa demonstrar prontamente onde sua máquina de implementação precisa de mais potência. Nesse caso, você poderá abreviar os debates sobre a justificação de custos e recursos.

Comece com pequenas vitórias

Com sua agenda tecnológica definida, medidas e marcos estabelecidos e sua máquina de implementação em ordem de funcionamento, a difícil tarefa de execução começa. Se a sua estratégia for um pouco ambiciosa, pode parecer complicado apenas identificar por onde começar.

Em muitas organizações, você pode ficar tentado a embarcar em atividades de base aparentemente necessárias, que vão desde a construção de consenso entre várias equipes até o design do modelo operacional ideal ou a espera pela implementação de ferramentas digitais de suporte. Essas atividades podem rapidamente se transformar em miniprojetos que consomem uma quantidade excessiva de tempo enquanto sua estratégia fica esperando nos bastidores e decididamente sem progresso.

Embora essas atividades de base possam ser importantes, certifique-se de que elas sejam secundárias na identificação e execução de pequenas vitórias. Pequenas vitórias são quaisquer manifestação da sua estratégia que pode ser rapidamente alcançado e compartilhado com equipes e partes interessadas internas e externas.

Pequenas vitórias alcançam dois objetivos críticos. Primeiro, criam um impulso inicial e uma tendência para a ação. Realizações aparentemente simples podem mudar profundamente o ímpeto de suas equipes. Assim como metade da batalha para chegar à academia ou correr é amarrar os tênis, uma conquista aparentemente pequena também pode mudar o foco organizacional do planejamento para a execução.

Em segundo lugar, pequenas vitórias provam às suas equipas que podem ter sucesso. Sua agenda tecnológica provavelmente tem vários objetivos ambiciosos, potencialmente se aprofundando em áreas onde suas equipes não têm experiência ou, em casos extremos, pedem que você alcançar algo que nunca foi feito antes. Concentrar-se nesses objetivos na sua totalidade pode levar à paralisia da análise, onde é mais confortável analisar e pontificar do que ter medo de falhar.

Estas pequenas vitórias também podem reduzir o ceticismo entre as partes interessadas. Não há nada como o sucesso para silenciar os que duvidam, e se você conseguir reunir uma série de pequenas vitórias, verá que os críticos se tornarão neutros ou até mesmo defensores de sua estratégia.

Como líder, tente identificar pequenas vitórias que façam parte de um objetivo maior e mais desafiador. Prepare suas equipes para o sucesso ao abordar esses objetivos, chegando ao ponto de fornecer mais recursos ou tempo do que você acha que é necessário. Compartilhe essas vitórias com a equipe e a organização em geral e destaque os comportamentos que criaram o sucesso, em vez do brilho da sua estratégia.

Pequenas vitórias dão às suas equipes e à sua agenda tecnológica um vento favorável metafórico que pode impulsioná-las a sucessos mais significativos.

Não tenha medo de ajustar (ou abandonar) elementos de sua estratégia

Embora o fracasso seja um anátema para muitos líderes, no caso de uma agenda tecnológica estratégica, se todos os seus itens forem facilmente concluídos conforme planejado originalmente, você provavelmente estará sendo muito conservador. No actual clima económico, há uma preocupação legítima em evitar confusão causada pela tecnologia, seja em tecnologias não experimentadas ou em ondas de contratações massivas, mas isso não significa que não deva ter alguns objectivos “extensivos” na sua agenda tecnológica.

Parte da inclusão destes objectivos alargados é compreender quando devem ser modificados ou abandonados por completo. Isto pode ocorrer por vários motivos, desde objetivos que eram simplesmente demasiado ambiciosos até mudanças nas condições de mercado que forçam um ajuste significativo na sua agenda tecnológica. Nesses casos, reserve um tempo para ajustar algum elemento do seu plano ou considere abandonar esse esforço e redirecionar recursos para outro lugar.

O melhor indicador de que é hora de ajustar um elemento da sua agenda tecnológica é definir medidas e marcos apropriados no início do processo de definição de sua estratégia, de preferência antes do início da implementação. Se você estiver bem fora de seus limites ao chegar a um marco, é essencial tentar alguma depuração do resultado atípico. O valor atípico indica que algum elemento de implementação é dramaticamente diferente do que você assumiu ao projetar sua estratégia.

Evite a tentação de considerar um resultado atípico “suficientemente próximo”. Seria melhor se você tivesse projetado suas medições, marcos e proteções com as melhores informações e compreensão que você teve ao definir suas prioridades estratégicas. Se os resultados reais estiverem fora dessas expectativas, avalie se suas expectativas foram falhas ou se há um desafio imprevisto enfrentado pelas equipes de execução.

Um valor discrepante positivo pode indicar que você superestimou significativamente a dificuldade de uma iniciativa específica. Neste caso, poderá querer ajustar essa iniciativa desviando recursos para outros lugares ou tornando o âmbito da iniciativa mais ambicioso.

Um valor atípico negativo pode indicar que você estimou inadequadamente o esforço necessário para entregar um elemento de sua agenda ou que há algo configurado incorretamente em sua máquina de implementação. Em qualquer dos casos, o valor atípico deve servir como um sinal de alerta que requer atenção imediata, para que não permita que um problema emergente cresça até prejudicar a sua iniciativa.

Essas ferramentas devem criar um ciclo de feedback bem-sucedido que alerta você rapidamente sobre quaisquer partes de sua agenda tecnológica que estejam em risco. Um processo de análise que começa com a verificação e validação das suposições que você fez ao projetar aquela iniciativa, juntamente com o desempenho de sua máquina de implementação, deve identificar se o problema está em sua estratégia, em suas capacidades de execução ou em alguma mudança externa que deve desencadear uma reavaliação de ambos.

Há relativamente pouca sobrecarga para instituir essas ferramentas antes de mergulhar de cabeça na execução de sua agenda tecnológica. Ao custo de alguns dias de discussões e da definição de medidas, marcos e proteções claras para cada uma de suas iniciativas estratégicas, você terá um ciclo de feedback de alto desempenho que permite monitorar o progresso de sua máquina de implementação. Semear o esforço com algumas pequenas vitórias iniciais manterá a máquina metafórica funcionando a todo vapor e maximizará as chances de implementar com sucesso até mesmo a agenda tecnológica mais ambiciosa.