Como encerrar um projeto da maneira certa

Para a maioria dos líderes tecnológicos, os projetos são a peça central de como demonstramos e executamos o nosso valor. Os projetos geralmente representam a realização de nossa estratégia tecnológica ou talvez sirvam como facilitadores para um negócio mais amplo ou uma estratégia transformacional. Esses projetos também oferecem a oportunidade de interagir e implementar novas tecnologias interessantes ou conhecimentos externos na forma de consultores, conselheiros e especialistas técnicos.

O gerenciamento eficaz de projetos é um desafio para a maioria das organizações de tecnologia, mas poucos fazem um trabalho adequado ao encerrar bem seus projetos. Em muitas organizações, os projetos terminam como uma noitada em uma boate, onde a música para, as luzes da casa se acendem e os participantes vão direto para a saída sem olhar duas vezes.

Este fenómeno é especialmente agudo em projetos que não tiveram êxito ou foram desafiantes. Indivíduos-chave fogem do projecto como se a mera associação com ele pudesse prejudicar a sua reputação ou perspectivas de carreira.

Chegar ao final de um projeto deve ser abordado com a mesma diligência que iniciá-lo. O encerramento de um projeto não apenas permite efetivamente uma transição ordenada para a próxima atividade, mas também captura lições duramente conquistadas e torna a organização mais eficaz no longo prazo.

Muitas vezes esquecemos que os projetos produzem dois resultados significativos. A primeira é óbvia e é esse o objetivo declarado do projeto. O segundo resultado, mais sutil, são as habilidades, aprendizados e desenvolvimento que ocorrem durante o projeto. Nos casos em que o projeto não cumpre o objetivo declarado, ainda há um valor significativo a ser alcançado nesta área para as equipes que estão dispostas a capturá-lo.

Construindo sua lista de verificação de encerramento do projeto

Toda organização que realizou mais do que alguns projetos complexos provavelmente possui uma metodologia e um kit de ferramentas preferidos para executar seus projetos. Provavelmente existem dezenas de tarefas relacionadas ao início de um novo projeto, desde o desenvolvimento de estatutos até a realização de reuniões iniciais. No entanto, a lista de atividades de encerramento do projeto é comparativamente escassa, se é que existe.

Embora possa parecer contra-intuitivo, o melhor momento para começar a considerar como encerrar um projeto específico de forma eficaz é logo no início. Transforme uma de suas atividades iniciais em uma sessão para planejar como você concluirá o projeto. Faça perguntas à sua equipe como as seguintes:

O que esperamos aprender com este projeto e como podemos partilhá-lo com a organização em geral?

• Como reconheceremos o desempenho dos indivíduos no projeto e garantiremos que as informações sejam capturadas e compartilhadas com sua liderança?
• Como avaliaremos a metodologia de implementação utilizada no projeto e compartilharemos o que aprendemos?
• Quem será responsável pela transferência de conhecimento de parceiros de consultoria ou tecnologia?
• Perguntas como essas devem gerar discussões contínuas e, em última análise, resultar em um elemento do seu plano dedicado ao encerramento eficaz do projeto.

Aprendendo com Projetos

Talvez o benefício mais significativo de encerrar um projeto de forma eficaz seja capturar o que suas equipes aprenderam durante o projeto. A maioria dos projetos tem alguns elementos que estão fora do “business as usual”, sejam eles novas tecnologias, metodologias ou fornecedores externos. A interação com esses elementos pode ter produzido retornos extraordinários ou criado uma nova capacidade em suas equipes.

O desafio é que grande parte deste conhecimento existe nos cérebros daqueles que usaram as novas técnicas durante o projeto, e não em toda a organização. Haverá, sem dúvida, algum compartilhamento futuro de conhecimento à medida que esses indivíduos interagem com colegas em outros projetos, mas reservar um tempo para planejar como compartilhar esse conhecimento de forma mais explícita irá pagar dividendos no longo prazo.

Considere a rotação de novos membros da equipe à medida que o projeto termina. Isto fornecerá algumas “mãos novas” para ajudar nas atividades de encerramento do projeto e permitirá que funcionários experientes compartilhem o que aprenderam enquanto ainda aplicam essas novas técnicas. Isso transforma seu projeto quase concluído em uma ferramenta de ensino, permitindo que você compartilhe imediatamente novas habilidades de forma acelerada.

Planeje algum tempo para analisar formalmente o que deu certo e o que poderia ser melhorado. A maioria das forças armadas realiza um relatório pós-ação para determinar o que pode ser obtido de um esforço independentemente do seu sucesso ou fracasso. Aplique uma prática semelhante aos seus projetos para melhorar a organização no futuro, em vez de atribuir elogios ou culpas.

Encontrando o sucesso no fracasso

Talvez os projetos mais desafiadores para terminar bem sejam aqueles que não conseguem cumprir o objetivo declarado. Ninguém gosta de se envolver em um esforço fracassado, e a tendência é encerrar rápida e silenciosamente um projeto fracassado e nunca mais falar dele.

Essa tendência de fugir do fracasso cria uma perda dupla para a organização ao não conseguir capturar os aprendizados valiosos do projeto. Mesmo que o objetivo declarado do programa não tenha sido alcançado, sua organização provavelmente aprendeu novas ferramentas e técnicas, ou talvez até mesmo algumas lições valiosas e caras sobre a viabilidade de uma determinada tecnologia ou relacionamento com fornecedor.

Pode ser útil trazer pessoas de fora da equipe do projeto ou mesmo de fora da organização para analisar o projeto. Procure encontrar “momentos de ensino” que possam ser aplicados a projetos futuros, em vez de tentando alocar culpa ou refazer decisões anteriores que não pode ser revertido ou refeito. Este esforço não só produzirá informações valiosas que beneficiarão projetos futuros, mas também permitirá que a equipe do projeto e a organização em geral reconheçam que o projeto não ocorreu conforme o planejado e encerrem formalmente o esforço, em vez de deixá-lo à espreita.

Independentemente de seu projeto ter sido bem-sucedido ou não em cumprir seus objetivos, ele provavelmente proporcionou um ambiente rico para aprendizado, experimentação e experimentação de novas ferramentas e técnicas. Sua equipe, parceiros e processos provavelmente foram testados de maneiras desconhecidas, e provavelmente resultaram em novas abordagens e ferramentas.

Terminar um projeto da maneira certa permite que esforços futuros sejam construídos a partir dessa experiência e torna sua organização mais eficaz e capaz. Aprender a finalizar bem os projetos renderá dividendos muito além do que está na lista de resultados.