As empresas que avançam em direção a objetivos específicos devem apoiar a colaboração bem-sucedida e fornecer às equipes as ferramentas necessárias para transferir estratégias locais para ambientes remotos.
À medida que a pandemia da COVID-19 continua a diminuir, há muitos motivos para olhar para trás e pensar sobre o que este período nos ensinou. Como profissionais de negócios, aprendemos sobre agilidade, resiliência, trabalho em equipe e o poder da tecnologia para nos ajudar a continuar nosso trabalho em diversas circunstâncias.
Outra coisa que aprendemos é a colaboração, um conceito que comumente evoca imagens de 2 ou mais pessoas reunidas em torno de uma mesa ou de um computador. No entanto, a pandemia forçou-nos a mudar a forma como definimos e participamos na colaboração. Devido à necessidade de trabalho remoto, as equipes tiveram que encontrar maneiras de criar juntas sem estarem no mesmo local físico. Algumas equipes abraçaram esta nova realidade melhor do que outras.
Resolvendo problemas
Uma das primeiras coisas que as equipes remotas estão fazendo para serem mais eficazes na colaboração é resolver algumas das armadilhas que a acompanham. Alguns deles incluem:
- Comunicação ineficaz. A colaboração bem-sucedida começa com uma comunicação eficaz, mas a comunicação pode ser desafiadora fora de um espaço físico compartilhado. Vários fatores podem afetar a comunicação remota, incluindo fusos horários diferentes, problemas técnicos e falta de linguagem corporal em muitos métodos de comunicação online.
- Processos ineficazes. A colaboração muitas vezes requer processos eficazes, como etapas mutuamente compreendidas, reuniões de equipe produtivas e rodadas de análise e revisão. A falta de acordo sobre a forma como a colaboração ocorrerá pode impedir a sua implementação sem problemas.
- Cultura de local de trabalho diminuída. Quando as equipes colaboram, é importante que falem a mesma língua. Não apenas inglês, espanhol ou outros idiomas mundiais, mas também a terminologia do setor e um pano de fundo dos objetivos e da visão da empresa. Sem estes fatores, a confiança pode diminuir e a colaboração pode ser prejudicada.
- Compartilhamento de informações ineficaz. O que acontece quando todos em uma equipe não conseguem visualizar o mesmo documento porque não há um local centralizado para colocá-lo ou reuni-lo em uma teleconferência devido a problemas de tecnologia? A colaboração é prejudicada, os membros da equipe ficam frustrados e o fluxo de trabalho fica lento.
As seções abaixo descrevem soluções que podem ajudar a resolver esses problemas.
Usando a tecnologia certa
O software certo pode ajudar tremendamente com comunicação e colaboração remotas eficazes. Por exemplo, a videoconferência pode permitir que os membros da equipe falem como fariam em uma chamada telefônica, mas com o benefício adicional de poder ver as expressões faciais e a linguagem corporal uns dos outros. Este elemento por si só pode melhorar consideravelmente a colaboração e tornar a comunicação à distância mais imediata.
Imitar o ambiente do escritório de outras maneiras também é útil. Por exemplo, quadros brancos virtuais podem ajudar os membros da equipe a visualizar ideias e relacionamentos entre diferentes partes de um projeto. Software de compartilhamento de arquivos, armazenamento em nuvem, ferramentas de gerenciamento de projetos, ferramentas de automação e outros também são importantes para uma colaboração remota eficaz.
É importante lembrar que alguns membros da equipe podem precisar de treinamento em determinados aspectos da tecnologia. Alguns exemplos são a etiqueta adequada para videoconferências, como olhar para a câmera ao falar, tecnologia social que permite que cada participante responda a cada comentário e métodos de comunicação assíncronos que permitem que as equipes tenham reuniões virtuais sem precisar estar disponíveis ao mesmo tempo.
Melhorando a comunicação
Por mais poderosa que seja, a tecnologia não pode ajudá-lo a colaborar de forma mais eficaz se não for combinada com habilidades de comunicação eficazes. Os líderes de equipe devem dar o exemplo iniciando cada projeto com expectativas, metas e prazos bem definidos. Cada membro da equipe deve ter uma compreensão clara de seu papel no projeto e de como pode ajudar os outros membros da equipe a terem sucesso.
Durante o projeto, os líderes e membros da equipe devem fornecer atualizações regulares sobre o seu progresso, especialmente sobre quaisquer atrasos ou problemas. Uma parte significativa da colaboração é a resolução de problemas, mas os membros da equipe não conseguirão ajuda se não compartilharem seus desafios. As equipes devem concordar antecipadamente sobre como e quando fornecer essas atualizações, bem como a cadência das reuniões e resultados regulares.
Tornando as reuniões mais produtivas
Assim como em um espaço físico compartilhado, as reuniões remotas podem ser planejadas ou ocorrer de forma espontânea. Se for espontâneo, os membros da equipe devem ser treinados para trazer qualquer pessoa disponível que possa ter algo a contribuir ou a ganhar com a conversa. As reuniões planejadas podem ser melhoradas das seguintes maneiras:
- Tenha uma agenda e envie-o antes da reunião. Uma pessoa deve se encarregar desse esforço.
- Tenha um objetivo. O que você quer alcançar? Estabeleça a meta com antecedência para garantir que você a cumpra até o final da reunião.
- Faça anotações. Uma pessoa deve ser responsável por registrar as atas das reuniões e distribuí-las aos membros da equipe ou publicá-las em um local online compartilhado.
- Grave a reunião. Uma grande vantagem das reuniões virtuais é que elas podem ser gravadas para referência futura. Guarde a gravação com as anotações para acesso posterior.
O vídeo a seguir inclui dicas adicionais para conduzir reuniões remotas eficazes:
Criando Processos
Assim como você precisa de procedimentos operacionais padrão (POPs) ao trabalhar em conjunto em um escritório, também precisa deles para trabalhar remotamente. Por exemplo, se sua equipe cria relatórios sobre tendências do setor, qual ferramenta de nuvem os membros da equipe devem usar para identificar especialistas no assunto? Onde devem ser colocados os rascunhos do relatório? Como você acompanhará as atualizações do relatório? Qual plataforma você usará para lembrar marcos e prazos?
E, talvez o mais importante, qual canal você usará para qual tipo de comunicação? Se você usa uma função de chat ao vivo, você tem canais separados para cada projeto, equipe ou tópico? Você tem um separado para interação social? Em quais horários os membros da equipe devem estar disponíveis para participar de chats ou outros tipos de comunicação?
Depois de identificar esses processos, há mais um a considerar: como você treinará os funcionários novos e existentes sobre eles. Esta atividade será da responsabilidade dos recursos humanos? Do líder da equipe? De um membro da equipe? Quanto deve demorar? O que deve ser incluído no treinamento?
Melhor colaboração para maior sucesso
Colaboração significa que os membros da equipe podem ter um impacto maior juntos do que sozinhos. É por isso que as empresas que avançam em direção a objetivos específicos devem apoiar a colaboração bem-sucedida e fornecer às equipes as ferramentas necessárias para transferir estratégias locais para ambientes remotos.
