A colaboração depende de uma comunicação sólida. Se suas equipes têm dificuldade para se comunicar, você pode achar que esses métodos são úteis.
De acordo com Brosix, 40% dos funcionários em todo o mundo sentem falta de comunicação e colaboração dentro da sua empresa. Ao mesmo tempo, 33% da força de trabalho global acredita que há falta de transparência nas comunicações internas.
A Relatório McKinsey afirma que equipes bem conectadas são 20-25% mais produtivas.
Finalmente, um Relatório gramatical sobre o estado das comunicações empresariais descobriu que a má comunicação custa às empresas dos EUA mais de 1,2 biliões de dólares por ano (ou 12.506 dólares por funcionário).
Deixe isso penetrar por um momento. Quando uma empresa não consegue capacitar seus funcionários para que se comuniquem e colaborem bem, ela pode perder lucros consideráveis. Nenhuma empresa poderia sobreviver a tal perda por um período prolongado. E, no entanto, as empresas não prestam a atenção que deveriam à colaboração e comunicação da sua equipe.
Em outras palavras, se suas equipes não estiverem se comunicando com sucesso, sua empresa estará perdendo produtividade e lucratividade.
Mas o que você pode fazer?
Em primeiro lugar, estamos falando de equipes remotas, que oferecem desafios especiais. Veja bem, aquelas equipes que trabalham internamente provavelmente já estão se comunicando bem. Eles também não precisam depender de ferramentas especiais que lhes permitam se comunicar. Os colegas de equipe podem simplesmente ir ao escritório um do outro e discutir. No entanto, as equipes remotas apresentam um conjunto diferente de desafios que você deve superar.
Vamos nos aprofundar e ver o que você pode fazer para melhorar a comunicação entre suas equipes remotas.
Os fusos horários podem ser problemáticos
Uma das primeiras coisas que você deve levar em consideração é que suas equipes remotas podem não estar todas no mesmo fuso horário. Como você gerencia equipes remotas em fusos horários? Só nos Estados Unidos, existem seis fusos horários diferentes. Na América do Sul, existem cinco fusos horários diferentes. Em todo o mundo, há um total de 24 fusos horários diferentes, então a probabilidade de suas equipes remotas não estarem no mesmo fuso horário que você é muito alta.
Você precisa ter isso em mente ao agendar reuniões e outros eventos. Pense desta forma: você pode ter um gerente em um fuso horário e três equipes remotas diferentes em outro. Se o seu gerente decidir convocar uma reunião e agendá-la em um horário que seja conveniente para eles, mas que possa fazer com que as equipes remotas tenham que se reunir tarde da noite, essas equipes não ficarão felizes.
Esta é uma situação em que as necessidades de muitos devem superar as necessidades de poucos. Quem deve ser incomodado é o técnico e não as equipes. Caso contrário, essas equipes ficarão descontentes (na melhor das hipóteses).
Não exija que equipes remotas participem de reuniões internas
Algumas empresas exigem que equipes remotas participem de reuniões internas. Claro, essas empresas podem arcar com as despesas de viagem, mas a verdade é que o incômodo de viajar até o escritório para uma reunião que poderia ter sido tratada por e-mail pode ser muito frustrante.
Quando você se deparar com a necessidade de realizar uma reunião interna, configure-a de forma que as equipes remotas possam participar remotamente. Afinal, é para isso que servem serviços como o Zoom. Mesmo que essa reunião seja anual e ofereça informações (e experiências de aprendizagem) muito importantes, forçar essas equipes remotas a comparecer pessoalmente pode ser uma dificuldade para alguns.
Falando nisso…
Se essa reunião puder ser um e-mail
Pergunte à sua equipe se eles preferem ler um e-mail longo a participar de uma reunião. Você descobrirá que a grande maioria de sua equipe dirá que prefere ler o e-mail.
Isso acontece com mais frequência do que você provavelmente está disposto a admitir. Em muitos casos, uma reunião de equipe não é uma oportunidade de colaboração, mas uma oportunidade para um gerente ou membro do alto escalão monologar sobre coisas de pouca relevância. Essas informações poderiam ter sido divulgadas por e-mail, em vez de manter os funcionários como reféns em uma sala de reuniões (ou no Zoom). Concentre-se na eficiência. Existem muitas práticas para gerenciar equipes de TI distribuídas, e a comunicação oportuna e concisa é fundamental para mantê-la simples e direta.
Ofereça um refrigerador de água virtual
O bate-papo no bebedouro existe há décadas e serve como uma forma de os profissionais conversarem sobre assuntos não relacionados ao trabalho. As pessoas podem querer falar sobre seu clube de futebol favorito, política, jogos, animais de estimação ou qualquer assunto aleatório.
Isso reúne os membros da sua equipe com uma camaradagem que eles não conseguem em reuniões padrão. O problema é que bate-papos mais frios não são exatamente possíveis para equipes remotas, a menos que você forneça a elas os recursos para recebê-los.
Você pode usar o Slack para comunicação em equipe. Em caso afirmativo, crie um canal Water Cooler aberto para que suas equipes remotas conversem sobre os tópicos que acharem adequados. Claro, talvez você precise monitorar esses bebedouros para ajudar a prevenir o bullying ou a discussão de tópicos que podem ser considerados delicados por alguns.
Defina regras básicas para esses canais virtuais do Water Cooler e certifique-se de aplicá-las. Mas saiba que este espaço contribuirá muito para fomentar o espírito de equipe e a colaboração.
Você pode até hospedar concursos regulares de curiosidades nesses canais e distribuir prêmios. Não há limite para o que um bebedouro virtual pode fazer pela camaradagem de sua equipe.
Invista nas ferramentas necessárias
Você pode achar que as equipes remotas não são um canal viável para gastar o precioso dinheiro do orçamento. No entanto, se quiser que essas equipes se comuniquem e colaborem com sucesso, você terá que gastar o dinheiro.
Isso significa investir em software e/ou hardware para melhorar a comunicação da equipe. Talvez você precise pagar pelo Slack ou por alguma outra ferramenta de comunicação/colaboração baseada em nuvem.
Se a sua empresa simplesmente não tem orçamento financeiro, você pode sempre optar por uma solução open source, como o Rocket.chat. Observe, entretanto, que com essas soluções, você terá que investir tempo de seus administradores ou departamento de TI não apenas para implantá-las, mas também para mantê-las funcionando perfeitamente.
Incentive conexões pessoais
Uma das melhores coisas que você pode fazer é incentivar suas equipes remotas a promover conexões pessoais com outros membros. Quando as amizades começarem a se desenvolver entre os membros da equipe, esses funcionários estarão muito mais dispostos a percorrer distâncias extras para se comunicarem e colaborarem entre si.
Isso também incentivará mais diversão durante as reuniões. O riso é uma ótima maneira de unir os funcionários. À medida que esses membros da equipe desenvolvem conexões pessoais, as reuniões se tornarão mais agradáveis para todos os envolvidos.
Conclusão
Melhorar a comunicação com suas equipes remotas não só beneficiará a colaboração, mas também contribuirá muito para beneficiar sua empresa como um todo. A boa notícia é que aumentar a comunicação entre equipes remotas não é tão desafiador quanto você provavelmente imagina. Melhor ainda, você provavelmente já possui todas as ferramentas necessárias para fazer isso. No final, será necessário apenas um pouco mais de tempo e esforço para tornar isso uma realidade.
