Se você é gerente de projetos ou capataz, já conhece as dores de cabeça que ferramentas como WhatsApp, Excel e MS Project estão causando quando você tenta gerenciar projetos com muita repetição, como hospitais, prédios de apartamentos e obras rodoviárias.
Num dos nossos webinars recentes, Olivier Luxen, Gestor de Projeto Sénior num projeto residencial, comparou a forma como fazemos o planeamento na construção hoje com a forma como fazíamos numa viagem rodoviária há 40 anos.
Você planeja seu projeto no MS Project e o distribui, mas assim que surge um obstáculo, seu planejamento se torna obsoleto causando estresse e confusão porque as informações chegam atrasadas.
Assim, você pode rapidamente se encontrar enterrado em:
- inúmeras mensagens de texto e e-mails
- telefonemas desnecessários
- cronogramas isolados do MS Project
- Notificações do WhatsApp e planilhas do Excel
Muitos gerentes de projetos e locais nos dizem que precisam gastar até 50% do seu tempo semanalmente no planejamento. Isso pode ser coletar informações de diversas fontes e plataformas, participar de reuniões intermináveis e fazer ligações que poderiam ter sido evitadas em primeiro lugar.
Em uma série de entrevistas que realizamos com gerentes de projetos como você, que trabalham em muitos projetos repetitivos, identificamos alguns dos seus maiores desafios, sendo os seguintes:
- mantendo a agenda em dia (47%).
- ter insights e KPIs de dados reais (30%).
- constantemente se perguntando “O que está faltando?” (50+%).
Mas realmente não é sua culpa. Você foi convidado a travar esta batalha usando armas que não são adaptadas às suas necessidades. Por melhores que sejam, WhatsApp, Excel e MS Project não são adequados para equipes de construção e comunicação de projetos.
Você tem seu programa completo em um grande gráfico de papel, aprovações de documentos em diferentes tópicos de e-mail, planos detalhados no MS Project e notificações aleatórias aparecendo no WhatsApp. Muito menos todas as informações compartilhadas por telefone que podem ser facilmente esquecidas e nunca entregues.
Trabalhar nessas diversas aplicações é o que impossibilita que você acompanhe seu projeto e se comunique com sua equipe de maneira eficaz e oportuna. Ou seja, é isso que impede você de entregar mais rápido e, portanto, mais barato.
Como conectar com sucesso suas equipes de construção em torno do programa ao vivo
Até agora, está claro que a construção é um projeto em constante movimento, com mudanças constantes, que precisa ser relatado diariamente. Como um trem de carga que faz um desvio. Você pode pensar que está indo para um lado, mas na verdade está indo para outro.
Então tudo se resume a esta ideia: se você sabe o que está acontecendo no local você constrói melhor e mais rápido. E quanto mais rápido você construir, maiores serão suas chances de terminar dentro do orçamento. É por isso que você deve levar o programa ao vivo às mãos de suas equipes de construção.
Para conseguir isso, você precisa fazer o seguinte:
1. Mude sua programação para a nuvem e diga adeus aos silos.
Todas as coisas mencionadas acima, pelas quais suas equipes também sofrem, podem ser evitadas se você mover seu programa para a nuvem, como já deve ter feito com seus desenhos. Dessa forma, você poderá dar às equipes de campo acesso à mesma programação ao vivo e evitar ter que enviar e-mails tediosos e mensagens de WhatsApp para validar as alterações mais recentes.
Todos trabalharão nas mesmas informações e reagirão às solicitações em um local centralizado. Porém, para que isso aconteça, não é mais possível contar com ferramentas que não são feitas para construção.
2. Substitua o MS Project e o Excel por uma ferramenta específica para construção.
E se cada equipe pudesse compartilhar facilmente sua própria programação em tempo real para evitar a confusão de enviar atualizações desatualizadas e desconectadas por e-mail?
E se agora você pudesse conectar esses cronogramas à nuvem para se beneficiar de uma visão centralizada do progresso em tarefas em cascata, bloqueadores no local ou problemas de entrega de materiais – e ver imediatamente o impacto deles no seu programa mestre e na sua conclusão?
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Bem, é realmente possível. Mas você precisa deixar o WhatsApp e o Excel e estender seu MS Project para a nuvem.
Exatamente como fez Matt Ghinn, Diretor de Projetos da VolkerFitzpatrick. Matt estava achando difícil manter uma visão geral do projeto. Havia pressão sobre ele para entregar e ele precisava executar um plano de projeto hora a hora, sem ter uma visão completa do que estava acontecendo no local. Os relatórios formais eram feitos apenas a cada 4-12 horas e isso significava que os problemas de cronograma impactados nem sempre eram conhecidos até o final do turno de 12 horas, resultando em atrasos no projeto. Estes atrasos iriam inevitavelmente perturbar as actividades locais e, na maioria dos casos, causar atrasos no projecto.
“Não estamos telefonando, não estamos usando grupos de WhatsApp, não estamos enviando e-mails. O programa está no ar, está lá e todos os dados do site são capturados”, diz Matt Ghinn.
3. Priorize a adoção no local.
Depois de encontrar a ferramenta digital certa, é hora de começar a focar na adoção do site. Muitos gerentes de projeto e encarregados de obras relutam em implementar uma nova ferramenta porque temem que suas equipes não tenham conhecimento técnico suficiente para adotá-la.
Mas isso realmente não deveria ser um problema. A maioria das pessoas em campo já usa seus smartphones para acompanhar as últimas notícias de seu time esportivo favorito, verificar sua conta bancária ou simplesmente acessar o Facebook. Dito isto, não há absolutamente nenhuma razão para que eles não consigam descobrir como usar um aplicativo relacionado à construção que, no final das contas, tornará sua vida diária muito mais fácil e certamente menos estressante.
Neste ponto, porém, também é fundamental mencionar que a formação é fundamental. Em colaboração com o seu fornecedor de software, você deve organizar sessões detalhadas de integração e treinamento e oferecer a todos os membros da equipe a oportunidade de fazer perguntas e se familiarizarem com o novo aplicativo.
Comece a colher os mesmos benefícios que Matt!
Se você também deseja conectar suas equipes em uma programação ao vivo em uma única fonte de verdade, é hora de dizer adeus às ferramentas que estão deixando você para trás, como WhatsApp, MS Project e Excel. Baixe nosso e-book gratuito e comece a testemunhar os mesmos benefícios que Matt, do VolkerFitzpatrick!
