Desvios de custo e cronograma são alguns dos maiores desafios enfrentados pelos gerentes de projeto – eles decorrem de cronograma ineficiente, alterações de cronograma e altas taxas de desperdício.
A solução são processos de agendamento de construção enxuta, como o Last Planner® System (LPS) e Scrum. Vamos explorar essas duas metodologias.
O que é o sistema Last Planner®?
Muitos gerentes de projetos de construção estão familiarizados com o sistema Last Planner® – é uma forma de gerenciar projetos de construção de forma colaborativa, desde o projeto até a conclusão.
Como o próprio nome sugere, o LPS envolve os últimos planejadores de um projeto no processo de planejamento para identificar e resolver problemas, cumprir o prazo e o orçamento.
O sistema Last Planner® consiste em cinco componentes:
1. Agendamento mestre
O cronograma mestre cobre todos os detalhes de um projeto do início ao fim. Os últimos planejadores devem trabalhar juntos para criar esse cronograma no início de cada projeto e refiná-lo à medida que mais detalhes entram em foco.
É a base para todo o planejamento de um projeto que define marcos, durações de fases e atividades detalhadas de cada equipe.
2. Agendamento de fases
O próximo é um processo de planejamento colaborativo onde os últimos planejadores trabalham juntos para definir e sequenciar cada tarefa de um projeto conforme definido nas fases de trabalho do cronograma mestre.
Isso geralmente é feito usando técnicas de planejamento pull, trabalhando retroativamente a partir de cada marco para identificar suas tarefas relacionadas e condições de transferência.
3. Planejamento antecipado
O objetivo do planejamento antecipado é identificar e resolver restrições que possam impedir as equipes de construção de concluir suas tarefas conforme planejado. Isso garante que todos estejam prontos para iniciar e terminar suas tarefas de acordo com o cronograma mestre.
A chave é não apenas identificar possíveis restrições antes de iniciar o trabalho, mas também fazer um acompanhamento semanal para verificar o progresso de cada equipe em relação a essas restrições.
4. Planejamento de compromissos
Também chamado de planejamento de trabalho semanal, o planejamento de compromissos oferece às equipes uma maneira de discutir regularmente o que está acontecendo no projeto e acompanhar o cronograma mestre, garantindo que todos concluam seus marcos no prazo.
Toda semana, todas as equipes devem se reunir para discutir o que estão fazendo e seus compromissos durante aquela semana. Além disso, cada equipe deve entrar em contato diariamente para garantir que todos cumpram o cronograma.
5. Aprendizagem
Finalmente, o objetivo final do LPS – e da construção enxuta em geral – é a melhoria contínua. Imediatamente após completar o plano de uma semana, as equipes devem se reunir para discutir o que deu certo e o que não deu.
Esta é uma etapa crucial que ajuda as equipes a identificar as causas das restrições ao longo do projeto e a criar um plano para evitá-las no futuro ou planejá-las para o restante do projeto.
Qual é a estrutura Scrum?
Scrum é uma metodologia usada para organizar e gerenciar todas as partes móveis de um projeto. Embora tenha sido originalmente usado no desenvolvimento de software, muitos gerentes de projetos em todas as disciplinas – incluindo construção – usam a estrutura Scrum.
Essa metodologia funciona excepcionalmente bem para equipes pequenas que precisam fazer mudanças frequentes e não possuem entregas estáticas, tornando-a ideal para muitos profissionais da construção.
Vamos explorar as três etapas do processo Scrum:
1. Planejamento de sprint
No Scrum, um “sprint” é um período de tempo especificado – normalmente qualquer período entre uma semana e um mês. A primeira etapa é o planejamento do sprint, que é como criar um cronograma mestre peça por peça.
Durante esta fase, os gerentes de projeto e suas equipes devem responder a duas perguntas:
- O que precisamos entregar durante este sprint?
- Como alcançaremos esses resultados?
Também semelhante ao cronograma mestre, os últimos planejadores do projeto de construção refinam o plano periodicamente à medida que mais detalhes ficam disponíveis.
2. Reuniões Scrum
Seguir a metodologia Scrum significa realizar uma reunião diária com cada equipe para discutir o que eles alcançaram, quaisquer restrições que estejam enfrentando e que trabalho planejam concluir naquele dia.
Todos os envolvidos no projeto atualizarão outras partes interessadas sobre o que estão trabalhando atualmente e levantarão quaisquer dúvidas ou problemas.
Essas reuniões scrum diárias são curtas – as equipes devem gastar menos de 15 minutos todas as manhãs participando delas.
3. Revisão do sprint
A etapa final do Scrum é quando cada equipe se reúne após o sprint para revisar seu progresso e superar as restrições. Para melhorar o próximo sprint, todos coletam feedback e discutem quais mudanças podem fazer em seus processos.
A chave é revisar o que cada equipe alcançou em comparação com as metas definidas durante o planejamento do sprint.
À medida que esse feedback é coletado e revisado, o roteiro e os marcos do projeto podem mudar quando você passar para a próxima sessão de planejamento do sprint.
Qual metodologia é melhor para o seu projeto?
O Last Planner® System e o Scrum compartilham muitas semelhanças – ambas as metodologias adotam uma abordagem enxuta para dividir e refinar grandes partes do trabalho em tarefas mais gerenciáveis que as equipes podem concluir em um período de tempo razoável.
No entanto, os dois sistemas adotam abordagens diferentes e implementam estágios diferentes para atingir esse objetivo.
Determinar se LPS ou Scrum é melhor para o seu projeto não significa que um seja melhor que o outro. Ambos compartilham vários princípios Lean de colaboração para ajudar as equipes a agregar melhor valor aos seus clientes.
A implementação bem-sucedida de uma (ou de ambas) metodologias depende da escolha dos gerentes de projeto pela abordagem que se adapta ao contexto, aos desafios e às pessoas de um projeto.
