Quando todos entendem claramente como é o “trabalho finalizado”, todas as equipes e partes interessadas no projeto podem facilmente alinhar suas expectativas. Com regras e práticas padronizadas para qualificar o “trabalho realizado”, você evita atrasos e minimiza erros. Quando uma transferência é considerada bem-sucedida?
Onde no local os materiais recebidos serão entregues e quando serão considerados corretamente recebidos? São perguntas simples, mas essas ações aparentemente simples podem gerar atrasos e paralisações no canteiro de obras. Podem até causar reclamações comerciais que podem comprometer as margens do projeto. Conseqüentemente, os gerentes de projeto precisam fazer com que os subcontratados e outros participantes do projeto contribuam para a criação de uma visão única, central e ao vivo do planejamento do projeto no gerenciamento do projeto.
Vemos repetidamente pessoas andando pelos canteiros de obras com informações importantes armazenadas em suas cabeças e em formatos desconectados (cópias impressas/impressas, PDFs, planilhas). Eles são constantemente envolvidos em discussões de trabalho sem nenhum conhecimento do que estão fazendo, independentemente de ter valor real ou não.
Quando você sabe quando um trabalho deve ser considerado “concluído”; quando você tiver a capacidade de comunicar sua conclusão às partes corretas; e quando você consegue executar tarefas em um ambiente colaborativo, isso faz uma diferença notável. O acompanhamento do progresso torna-se fácil, transparente e prático. Entretanto, cronogramas e partes interessadas desconectados e práticas de trabalho não padronizadas levam a processos e sistemas isolados que distorcem toda a imagem de um projeto e do seu progresso. Tudo isso se resume a atrasos constantes, disputas frequentes e falta de tranquilidade para você – não é isso que você deseja para o seu projeto ou para você mesmo.
Aqui estão os principais motivos e principais benefícios de ter uma compreensão compartilhada do conceito de “pronto”:
1. Todos estão na mesma página
As pessoas muitas vezes têm ideias conflitantes sobre o que está concluído ou não. Decidir em equipe sobre um padrão do que é considerado “feito” é essencial. Isso alinha todos às necessidades do projeto e às próximas etapas necessárias. Como todos têm a mesma visão precisa do projeto e estão na mesma página, as pessoas sabem quando comunicar suas tarefas, comparecer ao local na hora e no dia corretos e atualizar quando terminam seus trabalhos. Além disso, isso ajuda todos no projeto a tomar decisões mais rápidas e bem informadas.
2. Reduza o tempo de inatividade
Comunicar claramente quando uma equipe ou um indivíduo concluiu uma tarefa menor ou um trabalho grande reduz bastante o tempo de espera entre atividades e trabalhos. Como vimos em milhares de projectos de construção, os subempreiteiros ou equipas muitas vezes chegam ao local em vão porque os trabalhos que precisam de ser feitos antes de poderem executar os seus estão atrasados ou os materiais necessários ainda não chegaram. Nesse caso, esperam desnecessariamente ou reagendam o trabalho para outro dia. Isto gera atrasos e custos adicionais que poderiam ter sido evitados com um cronograma de construção centralizado e dinâmico.
3. Limite o desperdício
Existem muitos elementos considerados desperdícios numa obra: materiais, tempo, mão-de-obra improdutiva, equipamentos inadequados. Em essência, tudo o que não agrega valor ao projeto ou diminui o valor do projeto é considerado desperdício. Ao compreender e padronizar os limites do sistema de uma tarefa, basicamente quando uma tarefa começa e quando termina, todos podem planear antecipadamente com maior eficiência, implementar ações para cenários previsíveis e evitar práticas desnecessárias.
4. Padronize tarefas, práticas e processos
Quando você define claramente cada tarefa e tem critérios compartilhados de quando elas começam e quando terminam, você está padronizando práticas e processos de tarefas que determinam seus limites fixos do sistema. Com isso como referência, você implementou um sistema que pode medir com eficácia o sucesso ou o fracasso de uma tarefa. Para projetos que incluem processos repetitivos, ter um padrão robusto permite analisar contínua e consistentemente a maneira como você constrói e progride e, em última análise, melhorar seu processo de trabalho e comunicação com e dentro de suas equipes.
5. Melhor gestão de materiais
Depois de dividir suas tarefas e compreender a estrutura hierárquica dos trabalhos interconectados necessários para realizar seu projeto com sucesso, você terá uma compreensão clara de cada atividade que precisa ser realizada e do escopo do trabalho necessário. Com esse entendimento, você também terá um conhecimento preciso de quais materiais são necessários e quando. Você não precisa mais gastar dinheiro na manutenção de um estoque enorme e nos custos que acompanham o excesso de estoque, como materiais danificados ou roubados.
6. Melhor gestão trabalhista
Saber quando as tarefas e atividades são concluídas e ser capaz de comunicar suas atualizações instantaneamente ajuda a desenvolver uma visão racional dos recursos de trabalho necessários para realizar a quantidade, o escopo e a natureza do trabalho exigidos. Ele fornece uma estrutura de quais habilidades e experiência e quantas pessoas você precisa mobilizar para diversas tarefas. Você não precisa mais adivinhar os participantes do projeto necessários para obter resultados padronizados do projeto.
Sem uma definição clara de “pronto”, suas equipes de projeto e subcontratados não saberão o escopo exato do trabalho e no que estão trabalhando. Para que seu projeto avance com sucesso, você precisa saber exatamente onde estão as coisas no processo de construção. Uma definição universal de pronto permite que sua equipe e subcontratados terminem o que estão fazendo e passem para o próximo trabalho. Sem uma ideia clara do que está “feito”, o trabalho inacabado se acumula, as tarefas desconectadas impedem o andamento do projeto e você acaba com atrasos e paralisações.
Padronize sua definição de “pronto”, evite atrasos
A definição do conceito de “pronto” para sua equipe de projeto e subcontratados começa com uma ferramenta de planejamento de projeto que permite dividir as tarefas do projeto e atribuí-las a equipes e subcontratados priorizados. Depois de organizar todos em uma plataforma central e ativa, onde eles possam comunicar e atualizar cada tarefa e entrega, ninguém precisará esperar entre as tarefas conectadas. No caso de atraso, suas equipes e subcontratados podem se concentrar novamente na execução de outras tarefas funcionais para evitar desperdício de tempo e reclamações.
