Um pedido de compra na construção é semelhante a um contrato, pois é uma solicitação de uma pessoa para outra sobre a compra de um item. Embora qualquer pedido de compra possa, e normalmente seja, visto como um contrato, nunca deve ser considerado um contrato verdadeiro.
A razão para isso é que o contrato é mais detalhado e inclui produtos, preços e termos e condições do projeto. Embora um pedido de compra possa incluir algumas dessas mesmas coisas, eles são sempre um contrato único que se concentra apenas no produto ao qual o pedido de compra se destina.
Pode ser bastante confuso para quem está fora do ramo da construção, ou para quem está começando, mas é necessário manter esses dois itens em ordem para evitar qualquer conflito com um projeto mais tarde!
Quem preenche ordens de compra na construção deve certificar-se de que incluem as descrições dos produtos, os aspectos técnicos que necessita de conhecer, as quantidades que pretende encomendar, os descontos que irá receber e, obviamente, os preços dos produtos. Também é uma boa ideia incluir as datas de envio, bem como as condições de pagamento previstas para que não haja confusão posteriormente.
Qualquer pedido de compra de construção preenchido detalhadamente será aprovado muito mais rápido do que aqueles que faltam informações pertinentes. Portanto, cada contratante deve certificar-se de que cada pedido de compra criado contém as informações necessárias. Caso contrário, a encomenda será devolvida com pedido(s) de informações adicionais.
Como funciona um pedido de compra?
Resumindo, o processo do pedido de compra é baseado nas seguintes etapas: (1) criação do pedido de compra, (2) aprovação do pedido de compra, (3) expedição, (4) entrega, (5) faturamento e (6) fecho. Entre esses seis pontos da jornada de compra estão as verificações de orçamento, gestão de contratos e verificações de qualidade.
O pedido de compra torna-se juridicamente vinculativo assim que o comprador o aceita. Ele detalha os materiais necessários, o preço acordado, as expectativas de entrega e as condições de pagamento. Em princípio, o pedido de compra fornece instruções definidas para o comprador, ao mesmo tempo que fornece um registro sólido em papel para o processo de aquisição.
Novamente, uma vez que a pessoa que redige o pedido de compra o envia para a outra pessoa aceitar, e ela faz exatamente isso, o pedido de compra torna-se um contrato legalmente vinculado. Ou seja, não há como nenhuma das partes quebrar o contrato, ou ordem de compra, sem o envolvimento de um advogado e a possibilidade de uma ação judicial iminente.
Qual é a finalidade de um pedido de compra?
Um pedido de compra é utilizado quando um comprador deseja comprar materiais, equipamentos ou serviços a crédito. O pedido de compra serve como um documento de proteção contra riscos quando um fornecedor entrega os itens adquiridos antes do pagamento. Além da proteção legal que o pedido de compra oferece, ele também pode ter um efeito significativo no gerenciamento de estoques e pagamentos.
Os fornecedores também usam pedidos de compra para rastrear quando os pagamentos foram feitos em determinados pedidos. Os compradores também usam cópias do pedido de compra para monitorar o recebimento pontual da entrega dos materiais solicitados.
Como os pedidos de compra são tão importantes na indústria da construção, é importante que todos acompanhem os pedidos de compra que enviaram e quais foram aceitos ou negados. Ter esses pedidos de compra à mão e fáceis de encontrar garante que quaisquer problemas possam ser resolvidos rapidamente e imediatamente.
Sempre que um pedido de compra desaparece, o trabalho no projeto em questão pode ser interrompido, pois ninguém vai querer continuar até saber exatamente o que ambas as partes querem e precisam, e tudo estará de volta aos trilhos. Esses atrasos podem fazer com que os projetos ultrapassem o orçamento e ultrapassem o prazo de conclusão, duas coisas que nenhuma das partes desejará.
Alguns empreiteiros podem achar que não é necessário preencher um pedido de compra para cada pequeno item que desejam ou precisam comprar, especialmente se já trabalham com outra pessoa há anos. Porém, basta um mal-entendido para que uma parceria dê errado, e os pedidos de compra são criados para evitar problemas como esse.
Como você cria um pedido de compra?
Um pedido de compra geralmente é preparado pelo comprador por meio do departamento de compras. A criação de pedidos de compra normalmente é feita com a ajuda de um sistema de software eletrônico (para melhor rastrear e enviar pedidos eletronicamente). Conforme mencionado acima, o pedido criado inclui um número de pedido de compra que corresponde às compras com a entrega usando (1) data de envio, (2) endereço de cobrança, (3) endereço de entrega, (4) itens solicitados, (5) quantidades, e (6) preço.
É claro que existem muitos problemas quando se trata de pedidos de compra na construção, mas os principais são como o empreiteiro deve armazená-los. Embora seja fácil dizer que eles estarão sãos e salvos em um arquivo pardo em um arquivo, isso não é bem verdade. Cada projeto pode ter centenas de pedidos de compra, o que significa que encontrar exatamente o que é necessário em um mar de papéis é quase impossível. Além disso, esses papéis nunca estão onde os empreiteiros precisam, especialmente se precisarem de um dos pedidos de compra quando estiverem no local de trabalho.
Felizmente, a tecnologia avançou bastante nos últimos anos e os pedidos de compra na construção agora podem ser salvos e armazenados online. Existem muitos tipos diferentes de software que oferecem essa opção aos empreiteiros e podem ser usados para mais do que apenas armazenamento.
O software de pedidos de compra agora pode ser usado para criar pedidos de compra em construção, rastreá-los para saber quando foram aprovados ou negados e até mesmo rastrear quando os pedidos de compra foram concluídos com os produtos entregues e o pedido de compra pago integralmente.
A diferença entre um pedido de compra e um contrato
Um pedido de compra é um documento criado pelo comprador e enviado ao fornecedor para solicitar ou solicitar produtos ou serviços a crédito. Inclui descrições de pedidos, quantidades, preços, condições de pagamento e datas de envio. Após a aceitação do comprador, o pedido de compra torna-se juridicamente vinculativo através da transação do produto acordada entre o comprador e o fornecedor.
Por outro lado, um contrato é um documento legal que detalha os produtos, preços acordados e termos e condições de pagamento com o valor e o número de pedidos de compra e faturas, por vezes anexados.
Lembre-se de que os pedidos de compra só se tornam documentos legais quando o comprador os aceita, enquanto um contrato é um documento legal no início. Os pedidos de compra têm valor zero, a menos que sejam aprovados pelo fornecedor, enquanto os contratos já têm valor legal.
Conclusão
Os pedidos de compra na construção nunca irão desaparecer e, na verdade, podem ficar um pouco mais complicados, pois poderão ser necessárias mais informações para cada um no futuro. No entanto, os empreiteiros podem sentir um pouco de alívio sabendo que o software pode ajudá-los a controlar tudo e até mesmo a preencher a maior parte de cada pedido de compra. Isso garante que eles não gastarão horas em pedidos de compra e que nada passará despercebido.
Ninguém adora pedidos de compra na construção, pois podem ser demorados e irritantes. No entanto, como podem salvar cenários do tipo “ele disse, eles disseram”, cada empreiteiro deve fazer a devida diligência e ter um para tudo o que compra.
