Parabéns! Depois de um processo longo e exigente, você finalmente conseguiu um contrato de um cliente. Assim que receber a carta de adjudicação, confirmando sua seleção para um contrato específico, você precisará agir rapidamente e planejar com antecedência.
Em alguns casos, poderá ser necessário um “período de suspensão”. Esta lacuna entre a informação de todos os proponentes e o anúncio da celebração final de um contrato pode variar de projeto para projeto. A duração típica desta pausa é de pelo menos dez dias corridos e dá aos demais fornecedores a oportunidade de agir contra a decisão.
Com período de standstill ou não, você já deve começar a se preparar para a fase de adjudicação do contrato levando em consideração todos os parâmetros que devem ser satisfeitos desde a revisão do contrato e checklist de assinatura e passando para a reunião pré-contrato e checklist do processo de integração do cliente.
Resumindo, aqui está tudo o que você precisa ter em mente ao receber um contrato:
1. Lista de verificação de revisão e assinatura de contrato
Tudo começa a partir da revisão do contrato e checklist de assinatura. O seu principal objetivo é garantir que o que você vai assinar reflete o acordo que você já firmou com o cliente.
Mais concretamente, o contrato que vai ser assinado ou submetido à assinatura deverá seguir as condições comerciais, de entrega e financeiras da proposta que apresentou inicialmente. Caso tenham ocorrido quaisquer alterações ou acréscimos à proposta apresentada, essas modificações deverão também ser refletidas no contrato final.
O uso de uma lista de verificação detalhada de revisão e assinatura do contrato pode desempenhar um papel decisivo na detecção dessas alterações nos termos da licitação. Principalmente as alterações que foram introduzidas sem consentimento prévio do Diretor Geral.
Isto é essencial considerando que nenhum contrato poderá ser assinado se fugir dos termos acordados durante a Reunião de Finalização da Proposta. Infelizmente, isso acontece com mais frequência do que muitos imaginam.
Após a apresentação da sua proposta, terão início as negociações pós-concurso. No decorrer deste processo, ambas as partes terão muitas concessões e os termos do concurso inicial terão de ser modificados.
O problema é que, em muitos casos, essas revisões nunca chegam ao contrato final. Como resultado, desenhos desatualizados são apresentados para assinatura ou cláusulas contratuais vitais são ignoradas. Isso é extremamente perigoso para a sua empresa, visto que, uma vez assinado o contrato, você é obrigado a entregar com base nos termos nele incluídos.
Independentemente do que você possa ter discutido com um cliente anteriormente, a única coisa que importa é o que está escrito no contrato. No passado, esta tem sido a fonte de muitas disputas legais entre clientes e empreiteiros. Nesse sentido, garantir que as especificações e fichas técnicas corretas estejam incluídas no seu contrato é de suma importância.
A função de um gerente de lances
É aqui que o Bid Manager entra em cena. Os Bid Managers são responsáveis por proteger sua empresa contra erros ou omissões contratuais. Para conseguir isso, eles garantem que o contrato que você está prestes a assinar seja examinado minuciosamente e que não surjam mal-entendidos durante a reunião de finalização da proposta. Essa reunião pode fazer a diferença entre o sucesso e o fracasso do seu projeto.
Em suma, um Gestor de Licitações deve ser extremamente cuidadoso ao detectar qualquer cláusula ou termo contratual que possa prejudicar o bom desenvolvimento e conclusão do projeto. Feito isso, o Gerente de Licitações deverá notificar o Diretor Geral para resolver o problema antes que ele se torne uma ameaça à sua organização.
Por exemplo, se um Gestor de Propostas receber a versão final do contrato e parâmetros como a data de conclusão ou as especificações dos materiais forem diferentes do que já foi acordado, é seu dever informar o Diretor Geral sobre isso para que eles pode impedir a assinatura de um contrato que possa prejudicar tanto o projeto quanto o negócio.
Resumindo, aqui estão os cinco pilares de ação de todo Bid Manager no que diz respeito à documentação de licitações e contratos:
- Certifique-se de que a versão final do contrato esteja devidamente atualizada e que não haja pontos que devam ser alterados ou excluídos.
- Antes de assinar, verifique se todos os desenhos e especificações foram revisados corretamente.
- Certifique-se de que todos os termos incluídos no contrato seguem as políticas da empresa (por exemplo, em termos de seguro).
- Peça sempre mais esclarecimentos, se necessário.
- A assinatura do contrato deverá ser feita tanto em cópia eletrônica quanto impressa.
Modelo de lista de verificação de revisão e assinatura de contrato
Até agora, está claro que durante o processo de adjudicação do contrato você precisa manter um registro detalhado de cada alteração na sua proposta inicial. Assim, você sempre poderá verificar se o contrato apresentado pelo cliente reflete o que você já combinou com ele.
Se você ainda estiver em dúvida sobre como fazer isso, sinta-se à vontade para baixar o seguinte modelo de lista de verificação de revisão e assinatura de contrato e passar pelo processo de assinatura de contrato sem qualquer esforço
2. Reunião pré-contrato
Assim que o contrato for adjudicado à sua empresa, é hora do Diretor Geral encontrar o Gerente de Projeto (PM) certo para o trabalho. Uma das primeiras tarefas que o Gestor de Projeto recém-nomeado terá de realizar é a organização da reunião pré-contrato.
O objetivo desta reunião é simples. As principais partes interessadas do projeto (ou seja, fornecedores, arquitetos, subcontratados, etc.) precisam se unir e coordenar os próximos passos. A reunião deve ter uma agenda bem definida com antecedência. Dessa forma, você poderá aproveitar ao máximo a reunião sem perder o tempo de ninguém.
Além disso, o Gestor de Projeto deve construir um formato padronizado relativamente à forma como a discussão se desenvolverá e à forma como os pontos principais serão documentados e partilhados com os participantes numa fase posterior.
Considerando o número de pessoas que estarão presentes nesta reunião, pode facilmente tornar-se compreensível que seja necessária uma estrutura de reunião coerente.
Ter um registro preciso de presença (também conhecido como registro) é uma parte crucial deste processo. É fundamental que todos os participantes assinem o registro de presença para que todos se responsabilizem pela versão final da ata da reunião.
- Compartilhe os principais pontos de cada reunião com os demais participantes:
- Gere relatórios de reuniões com o clique de um botão:
- Acompanhar o andamento das tarefas e assuntos discutidos em reuniões anteriores:
Pelo exposto, fica evidente que esta reunião deve funcionar como sua rede de segurança contra qualquer tipo de falha de comunicação ou disputa contratual. É por isso que você deve aproveitar esta reunião como uma oportunidade para explorar todos os aspectos do projeto e elaborar um plano bem articulado, não apenas para os próximos 2 a 3 meses, mas para um ano inteiro ou, se possível, até mais.
Ao pressionar ativamente por um cronograma de longo prazo, você pode planejar com antecedência para evitar quaisquer gargalos que possam surgir e enviar uma mensagem ao restante das partes interessadas de que está comprometido em iniciar esse processo com o pé direito.
Além do mais, a sua dedicação às metas e objetivos dos projetos pode proteger o seu negócio aos olhos do seu cliente, caso surja uma disputa posteriormente. Ao comunicar oficialmente e documentar atempadamente as suas preocupações ou divergências, pode sempre voltar atrás e defender as suas escolhas contra as do seu cliente.
3. Lista de verificação do processo de integração do cliente
Normalmente, existem duas áreas principais de responsabilidade para cada cliente, uma vez que eles celebram um acordo contratual com um empreiteiro. Em primeiro lugar, eles devem ser capazes de pagar em dia e, em segundo lugar, devem fornecer-lhe o local onde o projeto será realizado.
Pensando nisso, ter um checklist de integração cuidadosamente elaborado garantirá que seu cliente cumpra seus compromissos de acordo com o cronograma. Como empreiteiro, você precisa estudar atentamente a forma como seu novo cliente estruturou seus sistemas e processos internos.
Principalmente quando nos referimos a clientes de maior dimensão (por exemplo, o Estado) as coisas podem demorar muito no que diz respeito a pagamentos e qualquer tipo de tarefas administrativas.
Por esse motivo, seu gerente de projeto deve planejar com antecedência e iniciar esse processo demorado com antecedência. Mais especificamente, ele/ela deve certificar-se de que o material correto (por exemplo, seguro, plano de saúde e segurança, etc.) seja enviado a tempo e à pessoa certa. Esse é o administrador do contrato designado pelo cliente.
Seu PM deve acompanhar o administrador do contrato continuamente para garantir que tudo progrida como deveria. Afinal, o envio da documentação não termina até que o administrador do contrato confirme por escrito que o cliente recebeu todos os documentos necessários para efetivar o pagamento.
Ao mesmo tempo, o Gerente de Projeto também precisa fazer algumas pesquisas dentro de sua própria organização. O Gestor Financeiro deverá verificar tanto a documentação apresentada como os requisitos de pagamento para que tudo esteja em ordem e não haja nada que possa atrasar o pagamento.
Melhores práticas para gerentes de projeto
Depois de ler tudo isso, fica evidente que um PM precisa estar muito entusiasmado na hora de preparar a papelada para o pagamento. Em geral, aqui estão os cinco princípios básicos que eles devem sempre lembrar:
- Tome a iniciativa na comunicação com o cliente e conheça seus principais processos internos de pagamento o mais cedo possível.
- Não espere que o cliente dê o primeiro passo, pois você pode se perder em um labirinto de burocracia. Pergunte se eles possuem certas regras e requisitos que você deve levar em consideração antes de solicitar seu pagamento.
- Saiba se há alguma exigência de autorização do cliente para que ele possa efetuar o pagamento.
- Não se esqueça de envolver o seu gestor financeiro no processo para que eventuais erros sejam detectados a tempo.
- O cliente deve sempre ter escolhido um ponto de contacto específico (ou seja, administrador do contrato) para que a coordenação do pagamento seja feita de forma bem organizada.
O que incluir em sua lista de verificação
Montar uma lista de verificação do processo de integração do cliente não é brincadeira de criança. Em um esforço para ajudá-lo a navegar por esse processo da maneira mais inteligente possível, preparamos abaixo um modelo que você pode usar para garantir que será pago em dia:
Palavra final
Resumindo, acelerar o processo de adjudicação de contratos exige muito esforço e uma postura proativa. Tanto o seu gerente de propostas quanto o seu gerente de projeto desempenham funções vitais nesta fase do projeto e devem certificar-se de estabelecer um canal de comunicação sólido com as pessoas designadas para representar o cliente.
Além disso, tudo deve ser devidamente documentado e um registro detalhado das ações deve ser mantido. Assim, a empresa fica protegida e o projeto pode progredir conforme o planejado.
Não se esqueça de dar uma olhada nos modelos que apresentamos acima para que você possa iniciar esta fase crucial do projeto da maneira certa.
