O que é um gráfico de Gantt?
Um gráfico de Gantt é um elemento essencial da maioria dos grandes projetos de construção atualmente. Nomeado em homenagem ao engenheiro americano Henry L. Gantt, que teve a ideia no início do século 20, em termos simples, é um gráfico de barras usado para exibir os detalhes de um trabalho de construção para ajudar a gerenciá-lo e entregá-lo. na hora.
Freqüentemente, o gráfico mostrará a tarefa a ser executada no eixo vertical e o intervalo de tempo no eixo horizontal.
Incluirá coisas como quando aspectos do esquema devem começar e ser concluídos – e o que cada um desses aspectos envolve.
Acredita-se que uma das primeiras aplicações significativas dos gráficos de Gantt foi pelos Estados Unidos durante a Primeira Guerra Mundial. Durante muitos anos, os gráficos de Gantt foram escritos em papel. Blocos magnéticos e peças de Lego tornaram-se populares como ferramenta de planejamento de Gantt antes que os computadores pessoais e software para Gantt se tornassem difundidos. O uso da tecnologia obviamente significou que os gráficos de Gantt se tornaram mais fáceis de manipular e usar.
O que é o software Gráfico de Gantt?
Com o advento das ferramentas digitais, os gráficos de Gantt conseguiram evoluir e fornecer muitos recursos e funcionalidades aos usuários. O software de gráfico de Gantt pode desempenhar um papel decisivo na conexão da sala de reuniões com o canteiro de obras e na melhoria da comunicação entre os diversos agentes do projeto.
Por exemplo, um usuário pode adicionar marcos, criar dependências de tarefas e agendar um conjunto de objetivos do projeto (ou seja, o caminho crítico de um projeto) com base nos dados mais recentes. Torna-se facilmente claro, então, que o uso de um software confiável de gráfico de Gantt pode ter um impacto significativo no processo de planejamento e gerenciamento de um projeto.
Muitas partes interessadas na construção costumavam confiar em sistemas de desktop locais (por exemplo, Microsoft Project) para agilizar os seus projetos, mas isso está agora a mudar. As pessoas entendem o valor de trabalhar em um gráfico de Gantt aberto e colaborativo, onde todos os participantes do projeto podem trocar informações e atualizações em tempo real.
O gerenciamento de construção em tempo real pode abrir caminho para uma colaboração rápida e eficaz com menos carga administrativa e mental. E o mais importante, pode dar a todos os agentes do projeto a certeza de que possuem todas as informações necessárias para concluir as suas tarefas dentro do prazo e do orçamento.
Gráficos de Gantt na construção: os maiores benefícios
A popularidade de longa data do gráfico de Gantt é compreensível. Há muitas vantagens em usá-lo. Ele foi experimentado e testado e é um método relativamente simples de garantir que um projeto corra bem e permaneça no caminho certo.
Uma grande parte da atração é a simplicidade de um gráfico de Gantt – é uma maneira muito fácil de visualizar se um projeto está progredindo como deveria. Além disso, os gráficos de Gantt apoiam a tomada de decisões baseada em dados e a comunicação direta entre as diferentes partes.
O gráfico pode ajudar a identificar possíveis problemas com o cronograma e onde os pontos de estrangulamento ocorrerão ou estão ocorrendo.
Isso também significa que normalmente você é capaz de impedir a ocorrência de sobrecarga de recursos. Dentro de um gráfico de Gantt, você pode delegar tarefas a diferentes indivíduos e alinhar os recursos da equipe sem bombardear as pessoas. Obviamente, se os recursos forem administrados corretamente, há mais chances de um projeto ser concluído no prazo.
A outra vantagem é que o método pode aliviar um pouco o estresse do projeto como um todo. Se você não está constantemente se preocupando com o cronograma do seu projeto, isso o libera para questões mais importantes de resolução de problemas e permite que você se concentre em fazer o trabalho ultrapassar o limite do orçamento e do prazo.
Um gráfico de Gantt também pode oferecer clareza para o restante da equipe, para que todos entendam o que devem fazer. Isso pode ter um grande efeito na redução das taxas de retrabalho e atrasos.
E uma vantagem final, muito atraente, é que um sistema como esse pode realmente ajudar você a reduzir custos. Se um gerente de projeto tiver supervisão total dos recursos e prazos, é muito mais provável que ele esteja em posição de obter eficiência.
Com o uso de software, os gráficos de Gantt também podem ser facilmente atualizados e isso pode ser feito em tempo real com o clique de um botão. Não é preciso muito para entender que, com o surgimento das soluções digitais, os gráficos de Gantt se tornaram muito mais poderosos e ágeis, permitindo que pessoas dentro e fora do local se conectem de maneira mais rápida e eficaz.
O melhor é que uma equipe pode compartilhar todos os seus pensamentos, tarefas e objetivos com todos os demais que trabalham no projeto. Significa também que as pessoas devem compreender os seus papéis e responsabilidades – existe um forte elemento de transparência. Um gráfico de Gatt também deve encorajar feedback, mais uma vez ajudando a manter tudo no caminho certo.
Os gráficos de Gantt são populares na construção, mas também são usados por muitos outros setores, para quem deseja planejar um projeto – seja de TI, marketing ou educação.
Construindo um gráfico de Gantt em construção: online vs desktop
Então, qual é a melhor maneira de construir um gráfico de Gantt? Antes de começar corretamente, você provavelmente desejará examinar as opções disponíveis em termos de software para elaborar um gráfico. O dilema básico é desktop versus software online. O software de desktop é mais adequado para um gerente, que pode não querer necessariamente compartilhar o projeto com outras pessoas. Normalmente envolve apenas uma licença por usuário, portanto pode acabar caro.
As vantagens do software online
Por outro lado, o software online é muito mais fácil de compartilhar e estabelece as bases para uma abordagem mais colaborativa. Algumas empresas de software online que operam nesta área oferecem opções úteis, como alertas por e-mail que sinalizam aos membros da equipe quando uma nova tarefa foi criada ou está vencida.
Os custos também costumam ser menores do que os do software de desktop – portanto, na maioria dos casos, faz mais sentido usar apenas software online.
Quando se trata de compilar um gráfico de Gantt, qualquer que seja o software que você esteja usando, o melhor lugar para começar é elaborando uma lista de todas as tarefas que você tem pela frente. Sinalize qual será o início mais cedo e o prazo aproximado para cada trabalho. Se as tarefas forem executadas em ordem, é melhor especificar de quais estágios elas dependem.
Em seguida, adicione gráficos com os dias ou semanas até o final do projeto. Neste ponto, você deve traçar seus objetivos e tarefas no gráfico. Escreva cada trabalho no gráfico indicando a data provável de início mais próxima e o tempo estimado de conclusão.
Agora você precisa preparar um cronograma para suas tarefas. A chave aqui é garantir que suas atividades dependentes não comecem antes que as tarefas das quais dependem sejam concluídas. Depois disso, você deve elaborar a versão final do gráfico que idealmente deverá mostrar quando o projeto começará e terminará.
As desvantagens de usar um gráfico de Gantt
Então, há alguma desvantagem em usar um gráfico de Gantt? Alguns levantaram preocupações sobre a utilização do método em projetos que tenham mais de 30 atividades. Um método do caminho crítico (CPM) poderia ser uma abordagem melhor neste caso. Além disso, vale a pena ter em mente que os gráficos de Gantt não ilustram necessariamente o quão complexo um projeto pode ser.
Outro elemento a ter em mente é o quão detalhado você cria seu gráfico de Gantt. Listar coisas como reuniões ou processos de revisão pode nem sempre ser a melhor coisa, pois pode adicionar uma camada de confusão.
No final das contas, o que realmente importa é encontrar o software de gráfico de Gantt que melhor atenda às suas necessidades. Isso depende de uma série de fatores, como o tipo do seu projeto, o número de pessoas envolvidas, o seu orçamento e o seu objetivo final.
Em qualquer caso, porém, um software de gráfico de Gantt confiável pode fazer uma grande diferença para o seu projeto, independentemente das poucas desvantagens que possam advir dele.
Gerenciamento de construção em tempo real
Nosso gráfico de Gantt permite que você colabore em tempo real e monitore sem esforço o andamento do seu projeto. É baseado na nuvem e permite que as partes interessadas acessem tarefas atuais e antigas em diferentes projetos.
Dessa forma, você pode ter a flexibilidade necessária ao gerenciar vários projetos.
Comunicação instantânea do local para o escritório e colaboração eficaz
Ter acesso ao seu gráfico de Gantt por meio de seu celular ou tablet pode preencher a lacuna entre o canteiro de obras e o escritório. A capacidade de relatar o progresso e as alterações de última hora com o clique de um botão pode ajudar substancialmente na redução de erros durante o processo de construção e na resposta muito mais rápida em situações de crise.
Menos e-mails e chamadas
Para muitos gerentes de projeto na construção, manter o controle da caixa de entrada e do correio de voz é um verdadeiro desafio. Um gráfico de Gantt confiável pode remover esse fardo pesado de seus ombros e ajudá-lo a se concentrar no que é mais importante.
Ao mesmo tempo, todos podem manter-se atualizados com os últimos progressos em suas tarefas e concluí-las sem que você seja obrigado a ligar ou enviar mensagens constantemente.
Maior eficiência operacional
- Receba datas de entrega precisas e atualizadas para seus materiais e qualquer tipo de recurso que você possa precisar.
- Planeje operações e atividades de maneira eficiente e rápida em vários projetos.
- Obtenha insights sobre diversas tarefas e projetos.
Menos administrador
- Dependências avançadas: O usuário pode fazer alterações complexas em tarefas com dependências de maneira fácil e rápida.
- Automação de processos manuais: As tarefas vinculadas são ajustadas automaticamente e todas as partes envolvidas são informadas em tempo real.
- Monitoramento de projetos ao vivo: acompanhe as alterações mais recentes em um projeto sempre que for melhor para você.
- Gestão eficaz: Acompanhe as últimas RFI's (solicitação de informações), AI's (instruções do arquiteto), variações e pedidos de alteração dentro das tarefas do cronograma do seu projeto.
Responsabilidade, transparência e uma trilha de auditoria completa
Graças à nossa trilha de auditoria integrada em tempo real, os gerentes de projeto podem aproveitar ainda mais seus gráficos de Gantt das seguintes maneiras:
- Mantenha registros em tempo real de atividades em todas as tarefas, automaticamente, durante a vida útil dos seus projetos.
- Armazene a documentação completa da trilha de auditoria do seu projeto e fique preparado para quaisquer conflitos legais a qualquer momento.
- Detecte facilmente alterações em seu projeto comparando as revisões com as linhas de base.
Recupere o controle dos seus projetos
Como você pode ver, há muitos aspectos positivos em saber como compilar e usar corretamente um gráfico de Gantt na construção. Com prazos e dinheiro sempre em primeiro lugar na mente de um gerente de projeto, vale a pena dar uma olhada neles – ou obter o software mais recente.
Com a solução digital e o gráfico de Gantt certos, você tem a oportunidade de retomar o controle de seus projetos e operar dentro do prazo e do orçamento. Assim, você poderá ver de forma clara e rápida se um projeto está se desenvolvendo como deveria.
No longo prazo, isso permitirá que você melhore sua entrega, tenha reuniões mais proativas e reduza o microgerenciamento que acompanha a papelada. Esta maior transparência e responsabilização poderia abrir caminho para um processo de construção mais eficiente, com menos excessos orçamentais e atrasos nos projectos.
