Acompanhar o que está acontecendo no local é um desafio se você não tiver as ferramentas certas para ajudá-lo. Especialmente quando se trata de processos complicados e de QHSE que, para muitos gerentes de projeto, encarregados de obra e gerentes de QHSE, são sinônimos de carga de trabalho administrativa excessiva e muito estresse e frustração. O resultado?
- Sobrecarga de informações e desalinhamento de marcos
- Aumento do tempo de espera entre tarefas
- Não conformidades são descobertas durante as entregas
- Disputas intermináveis que colocam suas margens em perigo
É por isso que é tão importante fornecer às equipes locais acesso aos documentos e desenhos necessários a qualquer momento, mesmo quando você não está no local.
Desde o Plano de Controle de Qualidade até à recolha das observações finais da entrega, incluindo observações de Saúde, Segurança e Ambiente, as equipas no terreno devem ser capazes de submeter os seus acompanhamentos e perguntas em tempo real para que os problemas possam ser escalados rapidamente.
Dessa forma, você pode evitar erros antes que eles se tornem uma ameaça ao seu projeto e lidar com os desafios em constante evolução de forma mais eficaz.
No entanto, para dar vida a essa abordagem dinâmica e administrativa, você precisa digitalizar seus processos de SSMA e de SSMA, implementando ferramentas feitas especificamente para equipes de construção.
WhatsApp, mensageiro, e-mails ou mesmo chamadas telefônicas podem permitir que você compartilhe informações com outras partes interessadas (tanto internas quanto externas), mas não fornecem a visão geral necessária para agir rapidamente e ver tudo no local em todos os momentos . Muito menos que todas as atualizações que você compartilha dessa forma não podem ser vinculadas às suas previsões de 3 a 6 semanas e ao seu cronograma mestre.
Como resultado, mesmo que você tenha compartilhado uma atualização com a pessoa certa no momento certo, você não será capaz de compreender completamente o seu impacto nas dependências existentes do projeto, tornando a tomada de decisão um processo lento e complicado.
Qual é a aparência do QHSE e do snagging em papel
Antes de nos aprofundarmos em como você pode digitalizar seus processos de QHSE e problemas, vamos examinar mais de perto os problemas que podem surgir se você optar por confiar em papel e caneta ou nas ferramentas digitais erradas para gerenciar a qualidade e a segurança em seus projetos.
Mais especificamente, aqui estão algumas das maiores dificuldades que muitos de nossos clientes enfrentavam antes de embarcarem em sua jornada de transformação digital:
Muitas ferramentas para lidar
Quanto mais ferramentas melhor, certo? Bem, você pode querer pensar novamente. A multiplicidade de ferramentas é um dos principais obstáculos para processos de QHSE e problemas eficientes e livres de administração. A razão para isso é que a maioria das ferramentas implementadas não estão conectadas entre si em tempo real.
Esta falta de conectividade significa que, dependendo da ferramenta que você usa, você tem acesso a uma versão diferente e muitas vezes distorcida da realidade. Dada também a grande quantidade de dados que são gerados todos os dias no local, a partir de um ponto e então torna-se impossível dizer qual é o estado real do seu projeto.
Assim, você pode rapidamente se perder em um mar de informações desconectadas, incapaz de rastrear e resolver restrições ou encontrar as informações necessárias para levantar ou responder a uma reclamação.
Processos administrativos pesados
Muitos gerentes de projeto nos dizem que usam até 40% de seus dias criando relatórios de projeto, pulando de uma reunião para outra e perseguindo pessoas no site em busca de atualizações. Para muitos deles, não demora muito para que:
- fique enterrado em detalhes e perca a imagem completa.
- não conseguem concentrar sua atenção em fazer o projeto andar.
- não tenho tempo para se concentrar em tarefas que realmente importam.
- ficar sobrecarregado pelo estresse.
E é assim que eles acabam desperdiçando tempo e energia em questões e solicitações que, em primeiro lugar, não deveriam existir.
Dificuldades no acompanhamento de não conformidades de QSMS
Ter uma maneira fácil de verificar o que não foi feito, mesmo que você não consiga ir ao local, é de suma importância para o sucesso do seu projeto. No entanto, muitos gerentes de projeto ainda lutam para obter de forma consistente uma imagem precisa do que está acontecendo no local.
A razão é novamente a ausência de uma conexão em tempo real entre as verificações no local e o cronograma do projeto. Esta visão limitada da realidade no terreno dá às partes interessadas internas e externas uma ideia errada dos progressos alcançados, alimentando o tempo de inatividade entre as atividades.
Por exemplo, os subcontratados podem aparecer no local em vão porque outra tarefa não foi concluída com sucesso ou as entregas podem ser atrasadas porque o gestor de QHSE descobriu uma não conformidade literalmente no final de todo o processo.
Como conectar seu QHSE e processos de bloqueio
Tendo tudo isto em consideração, não é surpresa que cada vez mais intervenientes na construção procurem ativamente uma forma de criar uma ligação dinâmica e partilhável entre a sua gestão de qualidade e os seus processos de planeamento de projetos.
Dessa forma, eles serão capazes de se livrar do trabalho administrativo desnecessário e do estresse constante, fazendo com que todos trabalhem no mesmo comprimento de onda. Se você também busca os mesmos resultados, é assim que você pode fazer isso acontecer:
1. Use uma única fonte de verdade
Sua busca por processos de QSMS melhores e mais eficientes começa com a movimentação de todas as informações do projeto para uma ferramenta central na nuvem. Ao disponibilizar todos os dados registrados para todas as partes relevantes em um local compartilhado e ao vivo, você garante que todos os envolvidos no projeto tenham a mesma visão que você. Assim, a colaboração entre as equipas é consideravelmente melhorada à medida que todas as partes interessadas olham para a mesma direção e têm uma melhor compreensão de quais são os marcos e restrições que precisam de ser enfrentados a seguir.
Além disso, ao introduzir uma única fonte de verdade em seus projetos, você reduz sua carga de trabalho administrativo, pois não precisa mais procurar em um milhão de lugares para coletar os comentários mais recentes do site. Agora, tudo está disponível em um só lugar e você tem a visão geral necessária para reagir aos problemas assim que eles aparecerem.
E isso não é tudo! O facto de todas as informações estarem agora armazenadas na nuvem permite-lhe levantar ou responder a reclamações com muito mais rapidez. Você não precisará mais gastar dias ou mesmo semanas para encontrar aquela foto ou e-mail que prova que você não é responsável por um contratempo no cronograma do projeto. Com apenas uma pesquisa rápida por data ou por tarefa, você poderá obter acesso às informações necessárias para proteger seu projeto contra interrupções e custos adicionais.
2. Implementar ferramentas específicas para construção
Já mencionamos a importância de escolher uma ferramenta feita para equipes de construção. Só então você poderá ter certeza de que sua programação reflete a realidade em um determinado momento. Toda a comunicação ocorrerá em uma única fonte de dados, permitindo que você se conecte de forma eficaz com várias partes interessadas do projeto para que possa tomar as decisões certas com mais rapidez e planejar suas próximas etapas com confiança.
Por exemplo, uma ferramenta específica para construção permitiria:
- garanta transparência em seus projetos e ajude todos os funcionários a acompanhar em tempo real quaisquer alterações no site.
- adicione facilmente novos obstáculos usando fotos, comentários e anotações na versão mais recente do plano. Com uma visão exaustiva de todos os obstáculos atuais e futuros, melhore a visibilidade e a comunicação do seu site.
- tenha todos os seus relatórios de campo, formulários e listas de verificação em seu tablet.
- coletar informações precisas por meio de um processo automatizado de lista de verificação.
- padronize todos os seus formulários e defina um fluxo de trabalho claro e fácil para todos os seus projetos.
E o mais importante, o impacto de todas as informações que chegam do campo é instantaneamente visível nos diferentes cronogramas em que você está trabalhando. Assim, você mantém continuamente uma visão geral ao vivo de sua posição no projeto, sem precisar sair do escritório.
Ao mesmo tempo, seu pessoal no local pode documentar facilmente o progresso e enviar atualizações de importância crítica apenas usando seus dispositivos móveis.
Com todos mantidos em total sincronia, fica mais fácil evitar erros e entregar projetos de sucesso de maneira mais rápida e econômica.
3. Defina claramente quando uma tarefa será concluída
Você sabe quando uma tarefa do seu projeto está realmente “concluída”? Esperar que outros subcontratados ou membros da equipe concluam suas tarefas é um dos principais motivos dos atrasos e paralisações na construção. Como você poderia evitar isso? Tendo um conjunto claro e padronizado de regras e práticas sobre quando uma tarefa deve ser considerada encerrada.
Esta é a chave para alinhar as expectativas de todos os membros da equipe e evitar erros. Quando uma transferência deve ser considerada bem-sucedida? Quando é o momento certo para o próximo pedido de material chegar ao local? E onde?
Essas perguntas podem parecer simples, mas em um canteiro de obras podem ser o combustível para atrasos, interrupções ou até mesmo reclamações comerciais que colocam suas margens em sério risco. É por isso que os gerentes de projeto e todos os demais envolvidos em um projeto precisam de uma visão única, central e em tempo real do planejamento de curto prazo.
E é também por isso que você deseja conectar seus processos de gestão de qualidade ao seu cronograma mestre, para que você possa sempre se sentir confiante de que todo o trabalho realizado no local está de acordo com as especificações definidas antes do início do projeto.
Acompanhe mais. Gerencie melhor.
Se você também deseja recuperar o controle e conectar suas equipes em uma programação ao vivo em uma única fonte de verdade, é hora de dizer adeus às ferramentas que estão deixando você para trás, como WhatsApp, MS Project e Excel.
