Vivemos numa época em que estão a ser recolhidas quantidades de informação sem precedentes, mas muitos destes dados são frequentemente isolados e ignorados. Desenvolver uma estratégia coerente para padronizar e relatar com precisão informações novas ou variáveis é fundamental para qualquer empresa que queira melhorar a sua eficiência. Para as empresas de construção, também pode aumentar significativamente a rentabilidade e maximizar a conformidade legal.
Os 5 principais benefícios do software de inspeção
Há muitas razões para adotar software de relatórios de inspeção na luta contra informações obsoletas ou incompletas, especialmente considerando quanto tempo é normalmente investido em avaliações contínuas e acompanhamento de resultados. Listamos cinco vantagens principais abaixo e também adoraríamos ouvir sua opinião sobre outros benefícios.
Quantas vezes você amaldiçoou os sistemas de arquivamento da sua empresa enquanto procurava inutilmente diretórios on-line ou sistemas de arquivamento em papel em busca de um documento? O software de relatórios de inspeção fornece um local unificado para qualquer documentação relacionada à propriedade, combinando relatórios contemporâneos e históricos em um único local. Não há arquivamento incorreto de papelada, nem inconsistências à medida que os funcionários mudam de função, nem busca no escritório A por documentação armazenada no escritório B.
O software de relatórios de inspeção classifica e arquiva automaticamente qualquer documentação carregada. Sua natureza hospedada na nuvem também garante que os registros não serão apagados se um dispositivo travar ou apresentar mau funcionamento. Haverá sempre um backup, para que você possa cumprir a legislação pertinente (e evitar multas por descumprimento) mantendo arquivos apropriados. Isso é especialmente valioso considerando a sobreposição de legalidades regionais, nacionais e globais que qualquer empresa de construção tem de navegar.
2. A documentação está acessível em qualquer lugar, a qualquer hora
Novamente, quantas vezes você já esteve em um canteiro de obras com muito vento, procurando em um monte de papéis a única cópia impressa de um documento específico? Em comparação, o software de inspeção pode ser acessado em uma tela em qualquer lugar do mundo, desde que você tenha uma conexão com a Internet e as credenciais de login apropriadas. O compartilhamento com um clique significa que colegas juniores, subcontratados e até mesmo reguladores do setor podem ter acesso confiável quando necessário, sem violar as regulamentações de proteção de dados.
Se uma inspeção revelar um problema, ele poderá ser registrado e acionado instantaneamente. Os detalhes corretos são inseridos naquele momento, em vez de confiar nas notas manuscritas (ou lembranças) de alguém posteriormente. Isso é mais confiável e também mais rápido, o que significa que é mais econômico para coisas como problemas de modelos ou relatórios de falhas. Há enormes eficiências em inserir dados apenas uma vez – de forma correta e permanente.
3. Tudo é padronizado
Mesmo com formação consistente, um membro do pessoal pode interpretar um formulário de inspeção de forma muito diferente de outro. É fácil perder campos-chave, que podem não ser evidentes no momento, e um formulário genérico pode não cobrir questões que surjam posteriormente. As tarefas podem ser interrompidas se alguém fizer apenas um trabalho parcial ou se o trabalho não for transferido de pessoas que estão doentes/de licença/contratadas de outra forma.
Se você padronizar seu software de inspeção, poderá simplificar a vida dos colegas com recursos como menus suspensos e caixas de seleção. Se um campo não for preenchido, é fácil sinalizá-lo ou solicitar revisões. O agendamento é padronizado e concluído muito mais rapidamente do que seria possível manualmente.
4. Todas as formas de mídia podem ser armazenadas e visualizadas
Você não está restrito a registrar a papelada quando investe em software de relatórios de inspeção. Você pode fazer upload de ordens de serviço para problemas que precisam ser resolvidos com notas sobre como e quando certas coisas devem ser feitas. Você também pode fazer upload de imagens, criando registros visuais indiscutíveis de condições e status com datas indiscutíveis.
Os registros fotográficos apoiam o gerenciamento contínuo do portfólio, identificando alterações ou desgastes de forma muito mais abrangente do que qualquer relatório em papel jamais conseguiria. As fotos também não são subjetivas: embora um inspetor possa descrever e priorizar um problema conhecido de maneira muito diferente do outro, um banco de fotografias com data carimbada fornece evidências inequívocas. Isso coloca você em uma posição mais forte para negociar um resultado com boa relação custo-benefício.
5. Os relatórios podem ser gerados automaticamente
Ser capaz de apresentar um dossiê de informações é muitas vezes vital ao negociar preços com empresas de construção, renegociar o arrendamento de um inquilino ou organizar manutenção contínua de um subcontratado. O software de inspeção pode compilar relatórios com rapidez e precisão mostrando tudo, desde o desgaste até o padrão das reformas. Isso permite que você apresente o conhecimento adquirido em uma visão geral em estilo de painel, sem exigir horas de pesquisa meticulosa.
Fornecer a um cliente ou contratado um relatório detalhado ou uma lista de tarefas garante que seu próprio desempenho seja otimizado. Eles se beneficiarão de insights, conscientização e informações que, de outra forma, não teriam acesso a partir de relatórios em papel ou de opiniões pessoais subjetivas. Essas eficiências podem até ajudar a reduzir os custos ao longo do tempo.
