Elaborando uma estratégia empresarial distribuída

Este artigo faz parte de nossa série Empresas Distribuídas

A abordagem distribuída do trabalho vem ganhando muito impulso nos últimos anos. Na verdade, as empresas distribuídas são agora uma tendência em alta que provavelmente não irá desaparecer. Portanto, é natural que mais e mais empresas estejam tentando aderir ao movimento. Infelizmente, muitos deles fazem isso sem traçar estratégias sobre isso, o que muitas vezes leva a uma integração fracassada.

Para evitar que isso aconteça com sua empresa, você precisa realmente entender tudo sobre empresas distribuídas. Já abordamos o que é uma empresa distribuída e por que você deveria se preocupar. Agora, abordaremos uma etapa igualmente importante em seu caminho para adotar a abordagem distribuída:aprendendo como planejar sua estratégia em torno disso.

Os desafios das empresas distribuídas

Acredito que a melhor maneira de começar a planejar uma estratégia para se tornar uma empresa distribuída é considerar os desafios que isso acarreta. É altamente provável que, se você está lendo sobre a abordagem distribuída, seja porque está familiarizado com seus benefícios ou porque leu sobre como ela pode prepará-lo melhor para o mundo pós-pandemia. Mas chegar lá leva tempo e um roteiro claro para evitar cair na armadilha das muitas armadilhas provocadas por tal mudança.

É por isso que acho melhor começar listando alguns dos problemas mais comuns da abordagem distribuída, para que você possa usá-los como guias para a elaboração de estratégias. Assim, os desafios mais comuns com abordagens distribuídas incluem:

• Problemas de comunicação. Mesmo quando uma empresa distribuída tem escritórios espalhados por diferentes cidades, países ou regiões, a comunicação e a colaboração em tempo real podem rapidamente tornar-se um problema. Sem um conjunto de princípios dominantes que incluam expectativas, políticas e ferramentas, qualquer abordagem distribuída está fadada ao fracasso.
• Ameaças à segurança cibernética. Dado que suas equipes distribuídas trabalharão em vários locais ao mesmo tempo, sua rede corporativa estará mais exposta a ameaças. Isso é especialmente verdadeiro se você pedir aos membros da sua equipe que usem seus dispositivos e conexões compartilhadas, o que aumenta sua superfície de ataque.
• Riscos operacionais. Qualquer pessoa que esteja mudando do trabalho interno tradicional para o trabalho distribuído deve saber que ajustes operacionais precisarão de ajustes que vão de menores a radicais. Isso porque uma empresa distribuída funciona de forma diferente de uma tradicional, sendo impossível utilizar as mesmas metodologias e processos.
• Cultura da empresa. Trabalhar com equipes distribuídas geralmente leva a uma força de trabalho altamente diversificada que reúne pessoas de diferentes estilos de vida. Esse é um ativo incrível de se ter, mas também pode afetar a cultura da sua empresa. Além disso, a falta de um espaço compartilhado pode levar a divergências crescentes e a uma desconexão geral da empresa como um todo.
• Barreiras culturais e linguísticas. Embora muitas empresas distribuídas muitas vezes recorram ao inglês para suas comunicações, você pode se deparar com problemas com a forma como cada membro da equipe usa esse inglês, algo intimamente relacionado à sua proficiência no idioma e aos maneirismos de sua cultura. Sem os devidos cuidados, você pode acabar com pessoas que aparentemente falam a mesma língua, mas têm problemas para transmitir seus pontos de vista, o que pode acabar gerando descontentamento ou até mesmo ofendendo alguém.

Montando uma estratégia

Embora os desafios acima não cubram todo o espectro de problemas que você pode encontrar ao distribuir, eles são os que apresentam maior potencial disruptivo. É por isso que proponho que você comece a elaborar sua estratégia determinando como poderá enfrentar esses desafios. A maneira como você fará isso dependerá principalmente de quem você é e do que faz, mas existem algumas considerações e dicas gerais que você pode seguir.

Aqui estão os mais importantes.

1. Construa sua infraestrutura

Uma das coisas mais importantes para enfrentar os desafios de uma empresa distribuída é ter a infraestrutura ideal. Isso significa algumas coisas. Primeiro, implica que você tenha a estrutura técnica para capacitar suas operações. Em outras palavras, você precisa do ativos para garantir que todos tenham o que precisam para realizar seu trabalhosejam dispositivos próprios (como notebooks e tablets), aplicativos ou redes.

E então, significa que você precisa considerar sua abordagem para essa infraestrutura. Tradicionalmente, as empresas queriam manter os seus dados e sistemas internamente, o que as levou a desenvolver a sua própria infra-estrutura de servidores numa rede fechada. Embora isso certamente possa ser uma opção, a computação em nuvem permite que você aproveite os mesmos benefícios de uma rede privada, mas sem as dificuldades de gerenciá-la.

Ao pensar na infraestrutura e em tudo que a acompanha, você estará abordando algumas das questões que mencionei acima. Os ativos certos devem ajudá-lo a aumentar a sua segurança cibernética, aumentar a sua eficiência operacional e colmatar as lacunas de comunicação. Embora não seja suficiente, a infraestrutura é a base para tudo o que você faz em um ambiente distribuído, então você precisa realmente pensar nisso.

2. Adapte suas operações

A infraestrutura pode fornecer a base, mas você não irá a lugar nenhum sem os processos adequados para orientar os membros da sua equipe. E, como eu disse acima, seus processos atuais podem não ser ideais para uma abordagem distribuída, principalmente porque você não possui a dinâmica de escritório que os suporta.

Assim, você precisa analisar seus processos atuais e definir quais deles precisam ser alterados, quais podem funcionar como estão e quais podem ter que ser substituídos por um processo totalmente diferente. Pense nos seus processos de comunicação, por exemplo. As equipes internas geralmente complementam sua comunicação digital com comunicação presencial. A abordagem distribuída não oferece essa chance, então você precisa estabelecer um processo para garantir que sua comunicação seja ideal.

A adaptação das operações não termina com as políticas de comunicação. Você também precisa estabelecer protocolos para segurança cibernética, relatórios, colaboração, gerenciamento e armazenamento de dados e execução, apenas para citar algumas das áreas que você precisará revisar. Verdade seja dita, é melhor analisar profundamente toda a sua organização para ver o que você precisa fazer de diferente enquanto trabalha de forma distribuída.

3. Redefina seu estilo de gestão

Eu poderia ter incluído isso na seção de operações, mas acho que exige algo próprio, basicamente porque você não será capaz de liderar suas equipes da mesma maneira como você fez enquanto trabalhava no escritório. Há muitas coisas a considerar aqui.

Primeiro, há a questão de estabelecer roteiros e metas claras para todos. Depois, há o problema de acompanhar o andamento de todas essas tarefas sem se deixar levar pelas práticas de microgerenciamento. Por fim, é preciso liderar de forma que as pessoas se sintam conectadas à empresa e compartilhem seus objetivos.

Fazer essa mudança não será fácil. Se você vem de uma empresa tradicional, precisará abandonar a ideia de medir quanto tempo cada membro da equipe trabalha para focar nos resultados. Você precisará garantir flexibilidade suficiente para que todos se sintam confortáveis ​​enquanto trabalham, mas sem dar muita margem de manobra. Poderá até ter de redefinir funções e responsabilidades, contratar novos gestores intermédios e instituir novas políticas e soluções de gestão.

4. Adote novas estratégias de recrutamento

A forma como você contrata pessoas também mudará em uma empresa distribuída. Como você abrirá suas vagas para mais pessoas, independentemente de onde elas morem, você precisará interagir com elas desde o início para mostrar quem você realmente é e o que a empresa representa. Isso terá você redefinindo suas ofertas de emprego, o plataformas você usa para interagir com candidatos, as perguntas que você tem em seu questionário, e até mesmo o processo de integração.

Você pode argumentar que pode usar o mesmo processo de recrutamento que já usa, especialmente se já estava aproveitando o recrutamento online com entrevistas remotas. Embora isso possa ser verdade até certo ponto, recomendo que você revise seu processo de contratação. Você certamente tem alguns pontos cegos que precisam estar alinhados com os desejos e necessidades atuais da força de trabalho.

Isto pode significar, por exemplo, que precisa de ajustar o seu público-alvo para atrair o talento certo noutras regiões. Também pode significar que você precisa procurar esse talento em regiões que nunca viu antes. Pode até significar que você precisa repensar as vantagens que oferece para tornar uma posição atraente para os candidatos, especialmente se essas vantagens dependem da ida ao cargo.

5. Não planeje a estratégia sozinho

Quando uma empresa toma uma decisão tão crucial, muitas vezes acontece que os executivos e os gestores de topo são os únicos envolvidos nela. Embora isso seja compreensível de um certo ponto de vista, a realidade é que o processo de adotar uma abordagem de trabalho tão diferente quanto a abordagem distribuída será melhor se você envolver todos.

Por “todos” quero dizer pessoas em toda a sua organização. Realize reuniões, peça feedback sobre suas ideias e abra a discussão sobre o futuro da empresa. Ao fazer isso, você facilitará a transição e preparará os membros da sua equipe para uma mudança tão drástica. Além disso, você pode se deparar com novas ideias e perspectivas que podem ajudá-lo na mudança.

Há uma etapa adicional que você pode realizar aqui. Se você ainda se sente um pouco perdido ou precisa de mais ajuda para planejar a transição, não hesite em procurar ajuda externa. Consultores de estratégia, desenvolvedores de software, especialistas em transformação digital, profissionais de RH e muitos outros podem realmente preparar o caminho para uma transição mais tranquila para o mundo distribuído.

O caminho a seguir

Você deve saber que as 5 sugestões acima são apenas parte do trabalho que você terá que fazer ao elaborar sua própria estratégia distribuída. Você terá que definir muito mais detalhes do que os listados aqui e certamente se deparará com alguns imprevistos ao longo do caminho. Mas não deixe nada disso desencorajá-lo.

Tornar-se uma empresa distribuída é desafiador, mas altamente recompensador, especialmente se você fizer isso da maneira certa. Então, se você está determinado a seguir esse caminho, aqui você tem um mapa dos passos iniciais que o levarão mais perto de seu objetivo.